良いポイント
料金体系とそれに紐付くチーム用窓口機能が優れていると考え導入を決めました。
まず、料金体系は複数人のスケジュールで共同調整できる「チーム用窓口」を作成できる数によって金額が決まるシステムになっており、利用する人数によっては金額に変化はありません。また個人単位の窓口はいくつ作成しても料金は変わりません。他社サービスにも同様の機能がありますが、他社サービスだと人数によって金額が増えていく料金体系になっており、導入する組織の規模が大きくなればなるほど大きな金額になっていきます。
チーム用窓口機能については、例えば「初回商談」「クロージング商談」「サポート」のように用途設定をしたうえで関連するメンバーを紐付けすることで簡単に作成することができます。作成したチーム用窓口は紐付けられたメンバーの空き時間を見て、自動でカレンダーに最適な空き時間を提示してくれます。MAやお客様の流入ページによって窓口URLを使い分けることによって、ゲストの方と一切のコミュニケーションなく勝手にアポが設定され、自分のスケジュールに登録され、そのスケジュールに対応していく、という流れを組織全体で作っていくことができます。
改善してほしいポイント
基本的なアポイント調整に関する機能はとても秀逸に作られており、URLさえ相手に伝えることができれば今までアポ調整にかかっていた煩雑なやりとりを一掃することができます。
その前提のうえで希望を申し上げるとすれば、「アポの再調整やキャンセル」に関する機能の拡充です。
多数のアポ調整を行う中で、お相手の都合で急遽リスケやキャンセルを行う必要がある場合があります。調整アポではゲストがホストのスケジュールを「押さえる」ことができても、変更修正することは2021年4月時点ではできません。従って、ゲストがリスケやキャンセルを行いたい場合は、連絡を入れる必要があります。特に新規のお客様の場合、当社の窓口担当がわかっていない状態のため、今入っているアポをキャンセルやリスケするときに誰に連絡して良いのかわからないという困惑が入ることもあり、逆に事前にコミュニケーションを省いている分、手間がかかったりします。このあたりの機能の拡充を期待しております。
ただし、調整アポの皆様は顧客の声を良くお聞きになっており、すごいスピードで改善開発をされているので上記のお話も解決される日は近いと思っております。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
今までアポイントが発生する度に、お相手とメールやメッセンジャー等でやりとりを取る必要があり、さらにお相手と当社の共通の予定がわからないことからお互いに候補となる仮日程を提示しあいながら調整を行う必要がありました。
そしてコロナ禍に突入してから「①オンラインMTGが当たり前化する中MTGが短時間高頻度に変化したこと」、「②当社がSaaSサービスを展開していることから不特定のお客様との商談やサポートのMTG調整を行う必要があり、サービスが成長すればするほどアポイント数が増えること」、の点でアポイント調整の頻度が増えることが見込まれたため、ソリューションを探しておりました。
導入の結果、アポ調整にかかる時間は劇的に減りました。具体的には従来1件のアポで日程調整を確定するまで1on1の場合は2〜3回。複数人で調整する場合は3〜4回のやりとりが発生していたものが、現在では相手にURLを送るだけで何もコミュニケーションを取らずとも、必要なアポイントをお相手が勝手に登録するためアポ前のコミュニケーションは0〜1回になりました。この削減効果がアポ数分生まれるため、トータルの削減効果は大きいと感じています。
