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Gluegent Flow
サイオステクノロジー株式会社
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ワークフロー
Gluegent Flow（グルージェントフロー）は、紙の見た目そっくりに稟議や申請書を電子化でき、Microsoft 365やGoo...
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Gluegent Flowの良いポイントは、自動化が進んだワークフローでのタスク管理が容易になった点です。特に、タスクの進捗状況を可視化し、担当者や期限などの情報を一元管理できるため、業務の進行状況を把握しやすくなりました。また、フローの設計が直感的であるため、初心者でも簡単に使いこなせるという点も魅力的です。
改善してほしいポイントとしては、外部サービスとの連携がもう少し充実しているといいと思います。例えば、メールやチャットツールとの連携機能があると、より効率的なコミュニケーションが取れるようになります。また、フローの設計画面がもう少しカスタマイズできると、より細かな制御が可能になります。
業務プロセスの自動化によって、業務の効率化と品質向上に貢献しました。フローの進捗状況を可視化することで、業務の進行状況を把握しやすくなり、迅速な対応が可能になりました。導入効果としては、受注から納品までの日数を20%短縮し、エラー率を50%削減することができました。
最初から豊富なテンプレートが用意されている上にレイアウトのカスタマイズも容易で、関係者への通知や帳票の管理等についても必要十分な機能を備えていることもあり、導入前に想定していた通りの社内稟議システムを構築することができました。導入に際しては頻繁に機会を設けて丁寧に操作方法をレクチャーして頂き、このようなツールの構築・管理の経験が皆無だった身としては本当に助けられました。
導入をしてから6か月が経過しましたが、現時点で製品やサービスについて改善をして欲しい点などは特にありません。
これまで複数の拠点間においてメールや郵送で収受していた稟議書をWEB上で回付できるようになり、社内決裁を時間的にも費用的にも非常に効率的に進められるようになりました。
自由度が比較的高く、専門知識があまりなくてもプログラムを構築できるように設定されている点はさすがだと感じています。知識レベルに応じ、シンプルな構造でモデルを作ることもできますし、Javascript等の知識を駆使して、小技を盛り込んだ高度なモデルを作成することもできます。いずれでも、多段階承認を意図したようにフローとして実行することができますし、条件分岐等を設定しておけば、申請者や承認者があまり頭を煩わせずとも、ボタンを押して進めるように工夫できます。いろいろなことができるので、つい楽しくなって、より便利に改修を重ねてしまい、今現在、とてもGluegentFlowのモデル作成画面が重くなってしまっているのが唯一の難点です。
複数のフォームの一括削除、任意のフォームをコピーした時、作成されたコピーをコピー元の直下等に生成する機能が切実に欲しいです。内容が複雑でフォーム数が多くなると、結構な負担になります。ぜひご検討ください。
多大な貢献を頂いております。例えば、退職時に条件によっていろいろな情報が必要だったりしますが、それを退職者の条件（一身上の都合か、契約満了か、有期契約社員か等）を選択することで、入力や添付が必要な情報を表示したりしなかったりできるので、申請者が申請しなければいけない情報を、文字を読み込まずに伝えることができ、とても助かっています。また、備品貸し出しのフォームでは、貸出と同時にカレンダーに予約を入れてしまえるので、貸出中のものをだぶって申請しても貸し出しができないことがすぐわかりますし、返却時もカレンダーで確認できるので、うっかり返却忘れがへりました。従来弊社で使っていた経理システムの機能をグルージェント上で構築することで、承認を経た経費精算等の情報を、弊社で使っている管理システムにそのまま取り込める形で取得するように工夫し、業務改善に貢献しました。
承認経路が多段階で複雑だったり、承認漏れが発生しやすいような状況であれば、履歴も残り、確認が容易なので、導入をご検討される価値はあると思います。
Google Workspaceと連携できることが導入の大きな理由です。 ユーザー管理やスプレッドシートへの出力、添付ファイルのdrive保存などの自動処理で管理がとても楽になりました。ID、パスワード入力無しで利用できるので、ログインの煩雑さがありません。 申請フォームも特別な知識がなくても簡単に作成できます。もとから用意されているテンプレートも豊富です。 前に利用していたシステムでは申請の進行状況がわかりませんでしたが、進行状況の通知を受け取ることができ、担当者に催促することもでき、急いでいることをアイコンで表示できるので決済が早くなったように思います。
JavaScriptやCSSがサポート対象外になっており、自己責任での利用になります。 利用できるのにサポートがないことが不満です。 CSSを利用することでフォームレイアウトの幅も広がるし、JavaScriptを使いたくても手探りになるので、サポート体制を整えていただきたいです。 また、サポートの回答にかかる時間や内容が担当者によって差があります。こちらは担当者を指名できないので、平準化を図っていただきたいです。
今まで手動でやっていたことが自動化できました。 Google driveに自動で添付ファイルが保存できるのですが、その際にファイル名をリネームできることがとても便利です。申請番号を付加して保存することで、どの申請の添付ファイルかわかるようになり、自動でできるので管理が楽になりました。
Google Workspaceと連携したシステムを使いたい方におすすめします
優れている点・好きな機能 ①フォーム作成が簡単 ②社内に落とし込みやすいUI
その理由 フォーム作成 ・フォーム自体はワードと同じ感覚で作成できる。 ・経路設定、権限設定なども慣れれば難しいことはなく、誰でも設定が可能。
UI ・シンプルなため、作成方法など特に説明しなくとも感覚で操作できる
機能ではありませんが、追加発注などの際に押印が必要なところ。 プロダクト自体は現代で求められるDX化に寄与されていると思いますが、その前段階が現代的なフローではないと感じます。
ワークフロー自体が無い企業であったため、導入・運用することで内部統制の強化に繋がっています。 また、若い社員が多いですが、馴染みやすいUIのため、導入自体もスムーズに行えました。
優れている点・好きな機能 ・ユーザー側が求めている承認フローを、実現化しやすい ・過去に申請した内容もワードで検索ができるところ（コピー作成ができること） ・Slackと連携できるところ
その理由 ・弊社では、費用周りだけでなく人事労務でも利用しているため、モデルごとによって設定を変更できるのが便利に感じます。 ・過去に決裁された内容を再度申請したい場合、検索ができて便利ですし、それをコピーして一部内容を変更し、申請することが可能なので時短にもなっています。 ・Slackに通知が飛ばせることで、申請者と承認者が確認できるので、便利です。
欲しい機能・分かりづらい点 ・SlackのDMへ通知できると欲しい。 ・変更するとどこに反映（影響）されるか、変更時にアラートとしてもらえると嬉しいです。 ・グルージェントとGoogleworkspace設定の線引きが分かりづらいため、アラートやマニュアルで分かりやすくして欲しい。 その理由 ・基本的にオープンチャンネルで問題はないが、申請内容によっては個別に通知をしたいモデルがあるので、DMに通知ができたら助かります。 ・グルージェントとGoogleworkspaceの連携をしているが、どこまでがどっちのシステムで設定する必要があるか不明なため分かりやすくしてもらえると嬉しい。
解決できた課題・具体的な効果 ・個別に連絡がきていた労務申請をグルージェントにまとめることで、属人化を減らすことができた
課題に貢献した機能・ポイント ・モデルロールがあったおかげで、グルージェントは経理関連用に適していると考えていたが、他の所でも利用が可能であることが分かりました。 また、モデルロールを基に作成することで、変更が少なくみんなへ開示するまでスムーズにできました。
経理周りだけでなく、人事や労務等でも承認や確認するなど、幅広く利便性があります。
Microsoft365のユーザー/グループマスタと連携出来るため、マスタ管理が不要になり管理面で非常に楽になります。ユーザー側もID・パスワードの入力なしで利用できるため、ストレスフリーで利用できます。 申請フォームのデザインは、Excelで作成した内容を貼り付けることで設定可能なので、システム変更前に行っていた紙申請時のフォーマットをベースに作成することが出来ます。多少デザインは変わる部分もありましたが、紙フォーマットからの置き換えということもあり、利用者側も違和感なく利用することが出来ます。 内容にもよりますが、紙での申請を行っていた際、決済まで2週間かかったりしていた申請が、本サービスに切替を行ったことで申請から決済まで数時間、遅くても1日ぐらいと大幅に短縮されました。
Javascriptを利用して比較や経路分岐などを行うケースが出てくるため、多少知識がないと開発が難しい部分が出てくる。 HTML形式の申請の場合、スマホアプリでの承認が難しい。申請内容が画面に収まるようになってくれれば、承認もしやすくなり、より決裁スピードが上がると思います。
申請から決裁までの時間が大幅に短縮されたのが一番です。特に重要な稟議申請などの決裁が早くなったことで、スピード経営につながっていると思います。
Microsoft365利用中の方でワークフローご検討の方は、ユーザー・グループマスタ連携が出来て管理側・利用ユーザー側も楽に利用できます。
・弊社はGoogle Workspaceを導入してますので、連携して利用できるのがとても便利です。業務効率UP！ ・月額料金が安く、少人数でも利用可能なので経費削減ができました。 ・画面がシンプルで見やすいです。
API連携について自分で対応するとちょっと難しいと感じました。 サポートセミナーや遠隔サポート等があれば助かります。
・稟議に添付されたファイルの管理課題が解決できました。 ・外出中でも稟議を申請したり、承認したりすることができて、決裁が早くなりました。 ・経費削減ができました。
フォームのレイアウトやワークフローを知識がなくても簡単にレイアウトしてくれる機能や、エクセルで作成したフォームを取り込む機能もあるため、プログラミング経験がない人でも容易に作成することが出来ます。制限はありますが、HTMLを利用したフォームの作成やjavaで入力項目のチェック処理も出来ますので、幅広いニーズに対応していると思います。 また、ユーザー管理についてもGoogleやMicrosoft365と連携することも出来ますので、ユーザーの管理が楽になったり、ログインする際のアカウントについても「Microsoft365と同じです」と案内できますので、かなり運用の手間を省くことができます。
HTMLにてフォームを編集する際、一応CSSも利用できるのですが、自己責任というものになっております。 classを指定するclass名がリネームされてしまい、反映されないことがあります。idは問題なく利用できました。フォームのレイアウトの都合で利用したいことがあるのですが、自己責任ということもあり、このような動作をすることがヘルプにも掲載されておりません。基本的に手探りでの作業になるため、もう少し情報を公開して欲しいと思います。 また、javaも一部利用できるのですが、こちらも同様で手探りでの作業になります。
もともとMicrosoft365のPowerautomateを利用してワークフローを実装しておりましたが、Microsoft365側の仕様の変更で正常に動作しなくなったり、差し戻しなどの処理を行う等とするとPowerautomate側が複雑になったりするため、メンテナンスに時間がかかっていました。 導入することで、差し戻しや特定の条件でスキップなどのフローをコーディングせずに実装出来るようになりました。 アカウント情報などはMicrosoft365と連携し、GluegentFlowのロール機能を利用することで、ログインするユーザー毎にフローの経路を自動で設定することも出来るようになり、所属の変更時や兼任部署でのフローの選択なども容易に実装出来ました。 また、外部プログラムの実行でMicrosoft365側にJSONを送ることも出来るため、フローの結果をSharepointに蓄積するなど、自由度が高いものになります。 カジュアルに利用される方にも、作り込みたい方にも向くと思います。
導入当初は物を購入する際の稟議書として利用していましたが、徐々に用途を増やし今では採用や営業に関する承認が必要な手続きにも利用しています。用途に合わせて自由にモデルを作成できるところが柔軟性があり幅広く対応できる良いところだと思います。
自由にモデルを作成できる反面、すべて自分で設定しなければならず初期設定に時間がかかります。今あるのかわかりませんがテンプレートなどで簡単に設定できるとよいと思います。
これまで紙で管理していた社内書類（稟議書、見積書、伺い書…他）をこの製品一つで処理できるようになりました。場所を選ばずオンラインで承認を進められるので、上司が出張で滞るなんてことがなくなりスピーディーに処理ができるようになりました。
