良いポイント
Gmailは複数の機能があり、業務においてとても重宝しています。特に、Gmailの機能の中でも、会社のメールをPOP受信する機能は毎日利用していて、とても有用です。設定メニューから、簡単に、会社のメールを設定でき、パソコンやスマートフォンなどから容易に確認することができます。朝起きた時に、すぐに重要なメールがないかどうか確認する場合や、出張先で手軽にメールを閲覧することもでき、本当に便利です。また、会社のメールアドレスから送信することもできるため、単にメールを受信するだけでなく送信も含めてとても便利に活用できています。さらにGmailで送受信したメールは、Gmailのアカウントに残るため、インターネット環境さえあれば、様々な端末からアクセスして、メールを確認することができます。なお、Gmailは、Googleドライブとの連携もできるので、動画などの重たいファイルでも、Googleドライブと連携して容易に送信ができるのもとても便利で、有効活用できています。このため、Gmailの利用で、業務効率が大きくあがりました。
改善してほしいポイント
GmailをMicrosoft社製の製品であるOutlookなどに、設定して受信しようとすると、ものすごく受信に時間がかかる場合があります。これはGmailの仕様(imap受信)上、仕方ないかもしれません。しかしながら、会社のメールは、Outlookなどのメーラー（メールアプリ）に設定する場合が多く、Outlookのようなメールアプリに、会社のメールに加えて、Gmailを設定する場合もあります。GmailをOutlookなどのメールアプリに設定した場合、Gmailの受信が遅くならないような機能を付加いただくとメールの受信時間が短縮され、業務効率があがります。これはたとえば、Gmailの設定で、「他のメールアプリからGmailを受信する場合はこのオプションにチェックを入れる」といった形の導入が考えられます。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
Gmailの会社のメールをPOP受信する機能を利用することで、それまでは会社に到着し、さらに会社のパソコンを立ち上げないとメールの確認ができませんでした。しかしながら、Gmailの会社のメールをPOP受信する機能を利用したところ、上司から今すぐに対応してほしい案件があるので、メールを見てほしいと言われた際、手持ちのスマートフォンを使って、Gmailを経由して会社のメールをすぐに確認できました。そのため、迅速に対応することができ、結果としてスムーズな対応ができました。もし、会社に到着してから、PCを立ち上げて対応していたとしたら、とても効率が悪く、迅速な対応ができませんでした。Gmailのこの機能は、今後も業務効率を上げるためには必須の機能と言えます。
検討者へお勧めするポイント
会社のメールと連携する場合は、最高に使いやすく、導入効果も大きいです。
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