良いポイント
あらゆる形式の資料から写真、動画など、なんでも保存できるから、PCやスマホの容量を気にしなくて済む。
また、場所や時間を選ばずにいつでもどこでも仕事ができる。
その上セキュリティ面も非常に高く、最高です。
使い方もすごく簡単で、ファイルをドラッグ＆ドロップするだけなので誰でもすぐに使いこなせると思います。
WordやExcel、PowerPointなどのファイルも、わざわざソフトをインストールしなくても、WEB上でそのまま編集できるのもすごいです。
共同編集機能も便利で、社内外問わず資料を一緒に編集していく時なんかに大活躍します。
URL を送るだけで共有できて、ストレージも圧迫しない。
リアルタイムで編集内容が反映されるから、やりとりがすごくスムーズになります。
これ知っているのと知っていないのとで、仕事の業務効率が全然違います。
時代に必須と言っても過言ではないくらいではないでしょうか。
改善してほしいポイント
Google特有のインターフェイスは、人によっては好き嫌いがあるかもしれません。
※特に年配の方でよく聞きます
カラーリングなどのカスタマイズは既にできますが、将来的にはもっと自由なインターフェイスのカスタマイズができれば、より万人受けするかもしれません。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
・大容量のファイルの共有がスムーズになった
添付データが大きすぎてメールに添付できなかったり、送るのにすごく時間がかかって困ることがよくありました。
Google ドライブなら、共有リンクを送るだけで、相手はすぐに閲覧したりダウンロードしたりできるから、手間も時間もかからずすごく便利。外部の大容量データ転送サイトを利用しなくて良いのも、セキュリティ面でGOODです。
・データのバックアップとアクセス
以前は、仕事で使う資料を会社の PC に保存し、自宅でも作業したいときは USB メモリに入れて持ち帰ったりしていました。Google ドライブを使うようになってからは、データはすべてクラウドに自動で保存されるから、PC が壊れても安心ですし、どの端末からでもアクセスできます。出張先で急に資料が必要になったときも、スマホでサッと確認できるからすごく助かっています。
・ チームでの作業効率が格段にアップ
例えばPJの企画書をチームメンバーと作るとき、各自が修正したファイルをメールで送り合っていたから、どれが最新版かわからなくなったり、同じ箇所を二重で編集したりして、無駄な作業が多かったです。そういうことがなくなります。
検討者へお勧めするポイント
①ファイル管理が驚くほど簡単に
PC や外付け HDD に散らばっていたファイルがGoogle ドライブに集約できるので、「あの資料、どこに保存したっけ？」と探す時間がなくなります。様々な種類のデータを一つの場所でまとめて管理できるのは本当に便利。スマホやタブレット、どの端末からでも同じファイルにアクセスできるから、場所を選ばずに作業や確認ができるようになります。
②チームでの共同作業がスムーズに
ExcelやWord のようなファイルも、ウェブ上でそのまま編集できるのが大きな利点。特に、チームで何かを共同で作成する際には、お互いがリアルタイムで編集内容を確認できるから、「最新版はどれ？」という混乱がなくなることは大きな進化になります。メールでファイルを送り合う手間がなくなるだけでも、仕事のスピードがぐっと上がるのを実感するはず。
③データの安全性が高い
万が一PC やスマホが故障したり紛失したりしても、Google ドライブに保存したデータは消えないから安心。大切な仕事の資料などを失うリスクが小さくなることも、何物にも代えがたいメリット。
