コラボフローの評判・口コミ 全162件

改善してほしいポイント

選択項目で他のデータ（kintone）を参照できる点は非常に便利で、検索できる点も良いのですが、欲を言えば絞り込みができるとさらに使い勝手が良くなると思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

これまでは紙での処理が基本となっていました。しかし、担当者が不在で書類が停滞することがありました。さらには、書類の所在が分からなくなり探す手間が増え、何より探す過程で閲覧権限のない者の目に触れることが大きな課題でした。本ツールの導入により、そういった課題を解決することができました。

改善してほしいポイント

申請経路などの設定はブラウザ上でパズルのようにフローを組み立てるが、コピーアンドペーストのような作業ができないことが多く、分岐などを設定する際は同じ作業を繰り返すことが多い。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

社内文書のWEB処理化。コロナ禍で在宅ワークを行う際、文書の処理フローをかなりWEB化することができた。
承認速度の迅速化。紙ベースで数日かかっていた承認が数時間単位で行われるようになった。

検討者へお勧めするポイント

スモールスタートも可能で、ランニングコストも費用対効果を考えると非常に安く感じられる。
IT技術に関するハードルも低いため、IT人材が不足しがちな中小事業者にとっては、システム化のハードルをかなり下げてくれる。

改善してほしいポイント

申請シート一覧において、タイトルごとのソート機能は備わっておりますが、利用シーンに応じた並び替え条件を複数のパターンで設定し、それぞれを個別に保存できる機能の追加をご検討いただけないでしょうか。
利用者の立場や業務内容によって確認したい情報が異なるため、あらかじめ並び順を保存できることで確認漏れの防止につながると考えております。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
１ 申請から承認までのリードタイムが短縮され、書類の遅延による実務とのズレが解消された
２ 以前は情報が個人の記憶に依存して忘れてしまうことがあったが、それがなくなった
課題に貢献した機能・ポイント
１ 情報共有の手段が増えたことで、各種申請情報の集約や撮影した画像や動画の共有がすぐにできるようになった
２ やり取りをすべて申請書内に記録しておけるので、次に類似の申請が来たときは過去の申請内容を参考にできる

改善してほしいポイント

承認前の申請シートについては、現行の申請日時順で問題ありませんが、承認後の申請シートについては、申請日時順ではなく、最終承認日時順に表示してもらえると使用しやすくなると思います。
過去の申請シートでも、差し戻し機能により承認後も継続して確認が必要なため、現行の申請日時順の表示では対象の申請シートを探しにくく、対応の遅れや放置につながるケースがありました。
承認日時順であれば、継続している案件の管理がもっと向上すると思われます。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

コラボフローと在庫管理システムを併用することで、どこに何がどのくらいあるのかが分かるうえ、過剰発注や不用品の発注がなくなり、コストダウンにもつながっていると思います。
また、これまで発生していた記入ミスや転記ミスが減少したことにより、無駄な時間がなくなり、他の作業に取り組むことができるようになりました。

検討者へお勧めするポイント

申請から決裁までの時間が大幅に短縮されたことで、発注処理までの流れが円滑になり、事務作業の負担が軽減されました。また、申請書に画像や動画を添付する機能により、現場のトラブルをリアルタイムで把握でき、迅速に対応できるようになりました。

改善してほしいポイント

現状では特に困った点はありませんが、UIでユーザーが自由にできる幅を広げてほしいと思います。例えば、管理者による変更ではなく、各利用者が自由に設定できる機能があれば、なお使いやすいと思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

従来は、船舶との書類承認を電話・FAX・書面で行っており、船の入港後に書類が届いてから承認する必要があったため、承認完了までに半日〜1日程度、点検工事などで船が寄港しない場合最大で3週間を要していました。また、書類の行き違いや確認漏れによる手戻りも発生していました。
コラボフロー導入後は、申請・承認の電子化により場所に依存せずリアルタイムで処理が可能となり、承認時間は最短で即時〜数時間程度まで短縮されました。さらに進捗状況が可視化されたことで、確認漏れや差し戻しも減少し、業務全体の効率化とミス削減に大きく貢献しています。

検討者へお勧めするポイント

コラボフローは、紙やメール中心の承認業務に課題を感じている企業に特におすすめできるワークフローシステムです。操作がシンプルで直感的に使えるため、現場への導入もスムーズに進めることができました。
特に、場所や時間に縛られず承認が行える点は大きなメリットで、弊社のように船舶とのやり取りが多い業務においても、承認の遅延を大幅に改善することができました。また、申請・承認の履歴が可視化されることで、進捗管理や内部統制の強化にもつながります。
紙運用からの移行を検討している企業にとっては、業務効率化とミス削減を同時に実現できる有効な選択肢だと感じています。

改善してほしいポイント

ルート構築の条件分岐において入れ子の処理ができるようになるとありがたいです。今後は組織変更対応など管理面の機能追加がされるようになると維持・管理面で助かります。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

紙ベースの承認書類管理から電子管理へ変更したことで、書類の紛失が減り、承認状況の確認が容易になり、またシステム化に伴うルートの整備で無駄な承認回覧が減り、最終決済までのスピードが改善された

検討者へお勧めするポイント

エクセルのひな型ファイルを使って紙ベースで運用しているところは移行が断然しやすい

改善してほしいポイント

承認経路の設定で分岐が２段階までしか設定できず、入れ子にすることもできない点がある。３つ以上の分岐条件がある場合（例えば、〇円以下なら課長、〇～△円は部長、△円以上は本部長承認のような分岐）は工夫すれば対応できるが、経路設定画面が見にくくなってしまうので、３分岐以上が設定しやすくなるとよいと感じました

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

・コロナ禍で実際に捺印を行おうとすると時間がかかってしまう場面では、コラボフローを利用することによりタイムロスを軽減できる
・オプション連携が用意されている製品とつなげば、事前承認と連携先製品で二重入力することなく申請できる
・標準機能でできることがちょうどいい塩梅なので、コラボフローでできないような承認経路や要望はいっそ実運用を見直すきっかけにもなりました

検討者へお勧めするポイント

市民開発を推奨する場合、市民開発者によるツールのインストール等が不要なため、手軽に始められます。
管理者が一元管理して開発する場合でも、開発にかかる工数を最小限に抑えられるツールだと感じています。

改善してほしいポイント

検索機能をより強化していただけるとありがたいです。また、フロー記録を定期的に自動出力する機能があれば、ほかのシステムとの情報連携がしやすくなるので期待しています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

日本型の承認業務に対して非常にカスタマイズ性が高く、柔軟なフローを作成できました。今まではなかなか作成が難しかったフローも、コラボフローで実現でき、より電子化が進んだと感じています。

改善してほしいポイント

・自分が確認した後に最終回覧者がコメントを記載した場合、気づくことができません。
メールで内容（最低限コメントが記載されたこと）が分かるようにしていただけると助かります。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

・利用していたグループウェアを解約し、Microsoft 365に移行することとなった。
「ワークフローはPower Automateなどのツールでも実現可能だがハードルが高い」というベンダーが多く、ワークフロー専用サービスの導入を検討し、コラボフローを採用することとなった。
・テレワークを行っている社員もいる中で、出社していないと止まりがちなフローも進められるようになっている（受付やフォローメールが飛んでくるため、申請が届いていることや自分で止めていることに気づきやすい）

検討者へお勧めするポイント

・ワークフロー専用システムのため、細かな設定が可能（フロー条件の分岐など）
・どこまで承認が進んでいるか確認しやすい

改善してほしいポイント

複数の「OR承認」を並列で承認できるようになってほしいと思っています。
法務担当は2名おり、そのうちどちらかが判定すれば法務チェックはOK、経理担当も2名おり、どちらかが判定すれば経理チェックはOK、という流れが同時進行で法務と経理に回るようになると自由度が上がると思っています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

さらに、自宅勤務や出張中の社員でも場所を選ばずスムーズに承認作業が行えるようになったことで、滞留が発生しにくくなり、業務全体のリードタイム短縮に大きく寄与しています。これにより、担当者が不在の場合でも承認プロセスが止まらず、組織として迅速な意思決定が可能になりました。

検討者へお勧めするポイント

Excelのテンプレートをそのまま活用し、従来のフォーマットを変えることなくデジタル化できる点は、長年その形式で業務を行ってこられた方々にとって非常に大きな利点だと感じています。使い慣れたレイアウトのまま移行できるため、新しい操作に戸惑うことが少なく、教育コストや現場の負担を最小限に抑えながらスムーズにデジタル運用へ移行できる点は大きなおすすめポイントです。