コラボフローの評判・口コミ 全150件

改善してほしいポイント

UIに関しては少し使いずらいし、デザインは古い感じがして直感的ではない。良くいえばレトロ感。
ヘルプのコンテンツも表現や作りがわかりずらく、理解するのに少し時間を要した。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

紙書類での業務承認フローの多くはこれによってデジタル化できている。
モノによっては５～６人の承認に２～３週間かかっていたものが、４～５日で承認が回るようになったため、現場では喜ばれている。

検討者へお勧めするポイント

アナログからデジタル化の初手としては非常に良い商品だと思います。

改善してほしいポイント

「高度な機能の設定簡略化」
現状の機能には満足していますが、今後活用を予定している「マルチ承認」などの高度な設定が、より直感的に、簡単に実装できるようになると嬉しいです。 また、他システムとの連携オプションが今後さらに増え、ノーコードで繋がる範囲が広がることにも期待しています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

「承認期間を1週間→1日以内に短縮。アナログ業務からの脱却」
導入前は紙やチャットが混在し、「誰が承認を止めているか分からない」状態でしたが、以下の改善がありました。
意思決定の高速化： スマホ承認により、1週間かかっていた決裁が「1日以内」に完了するようになりました。月間数百件の申請が滞りなく処理されています。
手作業の廃止： 資産管理ツールとの連携により、Excelへの転記作業を廃止。入力ミスがなくなり、リアルタイム管理が可能になりました。
タスクの可視化： 入退社手続きなど、部署をまたぐ業務も進行状況が見える化され、対応漏れがなくなりました。

検討者へお勧めするポイント

「『現場主導』で業務改善を進めたい企業に最適」 以下のような課題をお持ちの企業には特におすすめです。
情シスなど専任者がいない企業： 総務などの現場担当者だけで運用・保守が可能です。
複雑な承認ルートがある企業： 柔軟なカスタマイズ性があり、人事異動時のメンテナンスもグループ機能で簡単に行えます。
内部統制を強化したい企業： 承認プロセスが透明化され、監査対応もスムーズになります。

改善してほしいポイント

欲しい機能
・承認フロー内で、承認や決裁までの経緯が残せるようにチャット機能を実装して欲しい。
・申請書検索に最終決裁者の「人」ではなく「役職」で絞り込む機能を追加して欲しい。
その理由
・既存で「コメント」や「相談機能」があるが、スレッド形式でやり取りができ、それがやりとりの経緯として残る仕組みが欲しい。
・役職を兼務している者の絞り込みができない。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
・ガバナンス強化
・決裁までのスピードの向上
・社員での運用管理
課題に貢献した機能・ポイント
・権限や経路を細かい設定が可能
・SSO連携によるセキュリティの強化
・承認依頼時の通知機能
・簡単に設定ができるノーコードツール

検討者へお勧めするポイント

ワークフローシステムの導入にあたって選定に困っている時は、必ず候補の一つとして入れて間違いのない製品だと思います。
利用者だけでなく、管理運用も手軽にできますが、しっかりと権限や承認フローも細かく設定が可能な製品です。

改善してほしいポイント

IDPとの連携機能が弱く、IDPからのユーザー自動取り込みといった機能が標準でサポートされていない。ユーザー数が多い会社だとCSVでの管理には限界があるため、改善してほしい。
経路設定のロジック自体は簡単だが、アイテムのコピーや挿入位置の変更がといった機能がない。そのため、誤った挿入箇所にアイテムを挿入した場合、1から設定し直しとなってしまう。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

人事・経理系の申請、社内システムのID申請などに利用している。
もともと別のワークフローシステムを利用していたが、管理者の開発工数が多いことが課題だった。
コラボフロー移行に伴い開発画面がシンプルになったため、ワークフロー1本あたり10時間ほど削減できた。

検討者へお勧めするポイント

メーカーサポートが手厚いので、ITに詳しくない担当者には心強いと思います。
また、社内への展開方法含めて相談にのってもらえるので、初めてワークフローを導入する会社にはオススメです。

改善してほしいポイント

権限分けが部署を中心になっているので、役職での権限分けがもう少し色々できるとありがたい。
条件分岐が1段階しかできないので、2段階分岐できると、さらに柔軟なフローが組める。
通常フォームでも押印欄を自由にカスタマイズできるとありがたい。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

現時点で年間3000件の各種申請業務電子化することができた。
さらにデータで蓄積されなかった業務がデータ化され、更なる業務改善につなげることもできる。
オプションのコラボフォームで、既存システムに登録できなかった関係者の申請業務を電子化することができた。

検討者へお勧めするポイント

既存のワークフロー製品の中では、価格・機能がもっとも優れていると感じる。
継続的なアップデートにより、今後のサポートも期待できる。

改善してほしいポイント

1. 権限管理の細分化（申請書作成・削除権限の分離）
要望: 申請書の「作成」と「削除」の権限を分離したい、また役職を基準とした各種権限設定を行いたいというニーズがあります 。
得られるメリット: 誤操作による申請書の削除を防止しつつ、現場の職員に作成権限を委譲できるため、ガバナンスの維持と現場主導の業務改善の両立が可能になります 。

2. 帳票・印刷機能の強化（一括印刷・カスタマイズ）
要望: 申請書の一括印刷機能や、帳票出力のさらなるカスタマイズを求めています 。
得られるメリット: 現状では紙での伝票エビデンスが必要な場面があるため、一括印刷ができることで、電子と紙を併用する過渡期の運用コストが大幅に削減されます 。

3. 文書間の柔軟な関連付け
要望: 稟議番号を入力すると自動で紐づく機能や、後から文書同士を関連付けられる機能を希望しています 。
得られるメリット: 関連する申請を簡単に追えるようになるため、過去の経緯を確認する際の検索性がさらに向上し、法務相談や決裁業務の精度とスピードが上がります 。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

法務相談業務: 従来は年間約400件の相談が紙やコピーで管理され、進捗が見えず、過去の経緯を探すのも困難でした 。導入後は、承認ステップの可視化により催促が減り、検索性の向上で過去の知見を即座に活用できるようになりました 。

3キャンパス間のタイムラグ解消: 書類を物理的に持ち運ぶプロセスが消滅し、キャンパスを跨ぐ手続きが劇的にスピードアップしました 。

管理コストの削減: 紙の削減による保管スペースの省力化や、データ化による業務プロセスの見直し（見える化）が実現しました 。

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点
・一般利用者が行える添付ファイルの一括ダウンロードや一括アップロード機能
その理由
・現状、添付ファイルの一括ダウンロードはシステム管理者のみ行えるが、一般利用者で閲覧権限のある申請書の添付ファイルを自由に一括ダウンロードできるようになって欲しい、また、申請書に一括で添付ファイルをアップロードできるようになって欲しい、という要望が利用者から多く上がっているため。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
・これまで紙やノートで回していた承認作業を電子化することができ、業務効率が向上した。
課題に貢献した機能・ポイント
・承認者が行える差し戻し機能や申請の下書き保存、承認操作の一時保存など細かな機能

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点
・新規文書のグルーピングにもう少し柔軟性が欲しい。
・検索時の絞り込みが解除されてしまう。
その理由
・[新規文書]画面でカテゴリーごとにグルーピングされるが、１階層しかグルーピングできない。複数階層でグルーピングできるようにしてほしい。
・経路設定やフォーム設定画面で[カテゴリー]で絞り込んだあと、ある経路やフォームを設定して絞り込み画面に戻ると、絞り込みが解除されてしまう。同一カテゴリーの経路やフォームを続けて作業したい時に絞り込みし直す必要があるため、煩わしい。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
・紙ベースの運用からの解放
・決裁書類の保存場所の削減
課題に貢献した機能・ポイント
・電子決裁導入により紙の文書を回す必要がなくなり、起案から決裁完了までのリードタイムが圧倒的に向上した。また、決裁状況が可視化されて現在の状況や決裁完了までのめどがわかりやすくなった、
・電子化されたことにより、保存文書の保管場所（倉庫の空きスペース）を心配する必要がなくなった。

検討者へお勧めするポイント

・新規フォーム作成の作業効率が非常に高い。ユーザーから新規フォーム作成の要望があった場合、Excelベースでイメージを作成してもらえばそこから短時間でフォーム作成ができる。
・ユーザー会も頻繁に開催されており、ユーザー間の情報交換や交流も会社を上げて積極的にサポートしてくれる。

改善してほしいポイント

[欲しい機能・分かりづらい点]
部門別等で集計したい場合等は一旦、csvへ出力したうえで、Excelの関数を駆使して対応する必要がある。
システム内でクロス集計できればなお良いと感じます。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

社内における業務プロセスの明確化ならびに進捗状況のリアルタイム把握ができる。
※ペーパーレス化に貢献している。
承認ルートを設定しておけば、申請内容に合わせて適した承認者のもとへ自動でリレーされてくので、提出の手間がなくシステム上ですべて完結できる。

検討者へお勧めするポイント

ワークフローシステムを選定した際に標準機能の充実度やサポートの良し悪しに重きを置きました。コラボフローにおいては、双方の条件を満たしており、利用部門の混乱もなく本番運用できると思います。

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点
①図や表の作成パーツ

その理由
・文章を入力する際、Wordのように表や図を差し込みたいときがあるが、テキストパーツには、あくまでテキストしか打ち込めないため、図や表は別のファイルで作成し、添付書類パーツや画像パーツに載せる方法になると思われる。テキストパーツとは別パーツでもよいが、入力者がコラボフローの申請フォーム内で、図表を作成できるようになるとさらに便利になると思われる。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
①稟議書の電子化、意思決定の迅速化
②申請データのデータベース化
課題に貢献した機能・ポイント
①拠点間の紙のやり取りがなくなり、決裁までの平均所要時間が数日短縮された。
②申請データはコラボフロー内に蓄積され、いつでも検索して閲覧できるようになった。検索の条件も細かく指定できるため、ただPDFにして保存するよりも検索性が高い。また、過去の申請データを再利用して作成することもできるのが便利。