岡本 雄二
株式会社システムアイ｜ソフトウェア・SI｜開発｜300-1000人未満｜ユーザー（利用者）｜契約タイプ 有償利用
ビジネスチャット,Web会議システム,コラボレーションツールで利用
良いポイント
実際に使っていて最も感動するのは、Officeファイルでのリアルタイム共同編集の自然さです。ExcelやWordを開きながらTeams会議をしていると、「今この部分を修正しています」と話している間に、まさにその箇所が画面上で編集されている様子がリアルタイムで見えます。他の人がどのセルを触っているかまで表示されるため、同じ資料を見ながら議論する一体感が素晴らしいです。
Outlookとの連携も秀逸で、カレンダーの会議予定から「参加」ボタンを押すだけでTeams会議に入れる流れが本当にスムーズです。会議前の準備時間がほぼゼロになりました。
また、多くの企業で使われているという安心感も大きなメリットです。転職や部署異動があっても同じツールを使い続けられるため、新しい操作を覚える必要がありません。
ファイル管理の統一感も便利で、OneDriveやSharePointと連携しているため、「あのファイルどこに保存したっけ？」と迷うことが減りました。チャット内で共有したファイルも自動的に整理されるため、過去の資料を探すストレスがありません。
改善してほしいポイント
最も切実な要望は複数のテナント間の切り替え機能の向上です。現在は異なる組織のTeamsアカウントを使い分ける際、アカウント切り替えのクリックが必要で手間がかかります。一つの画面で複数テナントの内容を同時表示できるタブ機能があれば、外部との協業がスムーズになり、アカウント切り替えによる作業中断を防げるはずです。
ファイル保存場所の統一化も重要な課題です。OneDrive、Teams内ファイル、SharePointと保存先が分散しており、「あのファイルどこに保存したっけ？」と迷うことが頻繁にあります。統一的なファイル管理画面や、横断検索機能の強化により、情報探索時間を大幅に短縮できるでしょう。
また、会議時の不具合対策も急務です。新しいTeamsになってからカメラマークが表示されない、会議に入れないといった問題が増加しており、重要な商談で困ることがあります。安定性の向上により、ビジネス機会の損失を防げます。
文字起こし機能の精度向上にも期待します。現状では日本語の認識が曖昧で議事録として活用しにくいため、AI技術の進歩を生かしてより実用的な精度になれば、会議後の資料作成工数が削減できそうです。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
最大の成果は資料作成における協業効率の劇的改善です。以前は重要なプレゼン資料をExcelで作成する際、メールでファイルを送り合い「最新版が分からない」「同時編集ができない」という問題が頻発していました。Teamsの共同編集機能により、5人のチームメンバーが同じExcelファイルを同時に編集できるようになり、資料完成までの時間を大幅に短縮できました。
会議の準備時間削減も大きな効果です。従来はリモート会議前に必要な資料をUSBに保存したり印刷したりと、毎回数時間程度の準備時間が必要でしたが、Teams上のSharePointにファイルを保管することで準備時間がほぼゼロになりました。
引き継ぎ業務の効率化では特に顕著な改善が見られました。
さらに、メールでの確認待ちによる業務停滞も解消され、チャットでの即座な返答により、意思決定スピードが大幅に向上しました。これらの効果により、プロジェクト全体の進行速度が大幅に改善されています。
検討者へお勧めするポイント
既にMicrosoft 365を使っている企業には圧倒的にお勧めです。追加料金なしで利用でき、ExcelやWordでのリアルタイム共同編集は他のツールでは体験できない滑らかさがあります。特に資料作成が多い部署では、作業効率の向上を即座に実感できるでしょう。
導入ハードルの低さも大きな魅力です。多くのビジネスパーソンがOffice製品に慣れ親しんでいるため、新しい操作を覚える負担が最小限で済みます。転職や人事異動があっても同じツールを使い続けられる安心感は、長期的な運用を考える上で重要なポイントです。
セキュリティ要件が厳しい企業にも安心して導入できます。Microsoft社の企業向けセキュリティ基準は非常に高く、金融機関や官公庁でも採用実績があります。
ただし、複数の外部組織との連携が頻繁な場合は、テナント切り替えの手間を事前に検証することをお勧めします。また、ファイル管理ルールを事前に整備しておくと、導入後の混乱を防げます。まずは小規模チームでの試行から始めて、効果を確認してから全社展開するのが成功への近道です。
今後導入予定のあるITツール
チャットツールの導入
ファイル共有ツールの導入
ペーパレスを実現するためのツールの導入
電子署名ツールの導入
マルウェア・フィッシング対策
条件付きアクセスの導入（いつ、どこで、だれが、どのPCで会社のデータ、アプリにアクセスできるか制御）
BIツールの導入（さまざまなデータを分析・見える化）
PBXのクラウド化（会社の固定電話の着発信、内線通話をPC、スマートフォンなどで行えるようにする）
分からない
