井坂 太一
株式会社前川製作所｜一般機械｜製品企画｜1000人以上｜ユーザー（利用者）
企業所属 確認済
smartDBハンズオン
ワークフローシステムで利用
良いポイント
SmartDB出張申請の業務時間の短縮ができるようになりました。
今までは、出張が決まるとパソコンから用紙をダウンロードして、手書きで記載しました。
手書きの紙は現場の班長に提出して、承認が得られた後に、さらに課長から部長に承認されることで出張許可が下りていました。しかし、紙の申請書だとどこかで止まってしまい、出張に行けないことが発生してしまっていました。また承認が下りないときに、なぜ下りないか不明な場合もありました。
SmartDBにすることで、申請時間の短縮をすることが出来るのと承認がどこで止まったのかが明確になり、許可が下りないときもコメントで理由が明らかになり、即座に修正ができるようになりました。
改善してほしいポイント
承認フローが複雑なところをもう少し分かりやすくしてほしい。承認フローがわからないので業務に応用できません。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
smartdbを用いることで、今まで紙で書いていた出張申請の用紙をデジタル化することが出来ました。今までは申請がどこかで止まってしまうことがありましたが、smartDBによりどこで滞っているか分かるようになり、無駄な作業が減りました。
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非公開ユーザー
一般機械｜経営・経営企画職｜1000人以上｜ユーザー（利用者）｜契約タイプ 分からない
企業所属 確認済
SmartDBによる業務効率化
ワークフローシステム,文書管理システム,ノーコードWebデータベース,ローコード開発ツールで利用
良いポイント
東京本社での保証が必要な取引について毎回メールでハンコをついたものをPDFにして海外現地法人に送り、海外現地法人でまた印刷してハンコを押してPDFにして送り返すという作業を行っていました。
しかし、この製品を使用することで、ハンコでの承認の必要がなくなりました。
社内での承認の履歴や、承認の際にどの点を指摘されたのかも、メモ機能により明確に残ります。海外現地法人とのやりとりも、SmartDBを使用したやりとりにより、メールと書類の印刷、押印の手間が省け、通常3営業日～５営業日かかっていた決裁承認作業が最短で1日で完結するようになりました。また、過去のデータも履歴から確認することができ、昨年や前回の事例を参考に書類を作成したりなど、書類の整理もできていいことづくしです。
改善してほしいポイント
自分自身の勉強不足のせいでもあるが、独特の単語やワークフローに不慣れなところもある。これから段々と慣れていきたい。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
海外関連会社との業務において、東京本社でのワークフローの承認が必要であり、その業務効率化に大いに役立った。
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非公開ユーザー
前川製作所｜一般機械｜経営・経営企画職｜1000人以上｜ユーザー（利用者）｜契約タイプ 分からない
企業所属 確認済
ITに疎くてもアプリ作成できる
ワークフローシステム,文書管理システム,ノーコードWebデータベース,ローコード開発ツールで利用
良いポイント
文系出身でDX関連に疎く、横文字のIT用語が出るだけで嫌気がさす私でも、ちょっと勉強すれば利用できるようになりました。感覚的に扱いやすいのと、いきなり完成まで持っていかなくても良いというのが良い点です。
改善してほしいポイント
改善して欲しい点があるほどまだ使い慣れていないので基本的にありませんが、ショートカットキーでCtrl+Zで1つ戻るというのは追加してもらうと良いかもしれません。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
excelで作成した申請書を用いてメールもしくは原本を印刷して行っていた業務をワークフロー機能を用いたものに変更した。所属間接部門である点、当該業務自体は恒常的に発生するため労務時間削減の恩恵は僅少ですが、個人宛のメールに気づかなかったり、出張が多く原本を確認できなかったりして対応が遅れてしまうというミスが減った。
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非公開ユーザー
化粧品｜経営・経営企画職｜300-1000人未満｜ユーザー（利用者）
企業所属 確認済
社内ワークフローが良化しました
ワークフローシステムで利用
良いポイント
優れている点・好きな機能
・スムーズにワークフローが回ること
その理由
・以前はメールで都度依頼していましたが、システムで承認依頼を流せるのでメール作成の手間も減りました。また、申請書の進行度合も確認できるため、いまどこで止まっているかもわかりやすく、業務効率化になりました。
改善してほしいポイント
欲しい機能・分かりづらい点
・代理承認機能
その理由
・同等の役職の方でも代理で承認できるようになるとさらに使い勝手がよくなると思います。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
解決できた課題・具体的な効果
・ワークフローの業務効率化
…今まで紙で回っていた申請書をワークフロー化することで業務効率化が進んだ
・無駄なメールの廃止
…人対人のメールからシステムからの自動メールとなることで無駄なコミュニケーションや気遣いなども不要となり事務的な依頼を必要な時に必要な人にだけ連絡できるようになった。つまり上司への承認の催促が不要になったため、人へ依頼するには少し気が重いような部分をシステムが介すことでストレスがかかりにくくなった。
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非公開ユーザー
建築・鉱物・金属｜社内情報システム（企画・計画・調達）｜1000人以上｜導入決定者｜契約タイプ 有償利用
企業所属 確認済
掲示板、ファイル共有、ワークフローなどで痒いところに手が届く
ワークフローシステム,文書管理システム,ノーコードWebデータベースで利用
良いポイント
notesからの移行で検討し、導入しました。
「いつでも、どこでも、自宅でも、スマートなコミュニケーション」をコンセプトとして、他社製品と比較し、実力十分、さらに担当者の信頼関係がすぐに作れた事が決め手となりました。
ノーツの複雑な仕組みをWEBで実現できたことは、非常に高評価になりました。
ワークフローはもちろん、アクセス権が複雑なファイル共有バインダーの作成も威力を発揮しています。
グループ会社との情報共有の器としても対応できています。
改善してほしいポイント
かつては色々と注文したいことがありましたが、バージョンアップにより、やりたいことをたくさん実現していってもらいました。今後は、他の仕組みとの連携が色々と広がるとさらにありがたいですね。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
ノーツからの移行には十分活躍してくれました。
さらに電帳法対応バインダーでの活用やクラウドサイン連携もできそうです。
検討者へお勧めするポイント
ノーツからの移行製品として、グループ内外との情報共有の場として活用できます。
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非公開ユーザー
百貨店・スーパー｜その他一般職｜100-300人未満｜導入決定者
企業所属 確認済
共創による情報連携の加速
文書管理システム,ノーコードWebデータベースで利用
良いポイント
ノーコードツールであるこのシステムは、これまでシステム部門に頼っていた「思った内容と違う」という不具合の解消という結果に繋がりました。
そして、データベースとして活用することで、社内の他部署との連携ができ、連携のできた部署からさらに連携の輪の広がりを見せています。
改善してほしいポイント
画像をインデックスで表示する機能。
また、取り入れた画像に対して、文字の補正とともにそのままデータ化スル機能が欲しい。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
これまでの作業については全体の8割減となり。
その空いた時間を業務改善として活用しています。
先ずは業務の進捗管理と受付から始めましたが、現在はデータベースとして導入部所を跨いで使用。
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非公開ユーザー
ソフトウェア・SI｜営業・販売・サービス職｜1000人以上｜ビジネスパートナー
企業所属 確認済
販売関係者
ユーザー企業にオススメ
ワークフローシステム,文書管理システム,ノーコードWebデータベース,ローコード開発ツールで利用
良いポイント
既存業務のデジタル化にはうってつけのソリューションです。
今後も多くの企業様への導入支援へ尽力させていただきます。
改善してほしいポイント
機能ではありませんが、ISO文書管理等、ドキュメント管理についてのマニュアルや事例など、リセールに関する業界・業務特有のポイント、成功体験等の情報提供があると役立ちます？
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
導入支援として、既存Notesからならマイグレーション先製品として、ユーザー様の意向に沿った機能提供が実現出来ました。
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非公開ユーザー
学校法人立命館｜大学｜その他専門職｜1000人以上｜ユーザー（利用者）
企業所属 確認済
出張などの申請が簡単
ワークフローシステムで利用
良いポイント
SmartDBの良い点の１つとして、交通費が自動で計算されることがある。自分で経路などを選択して、修正することもできる。交通費以外の項目としては、多くの場合選択肢を選ぶだけで良い点が便利である。また、申請処理の経路が示され、自分の申請がどの段階にあるのかも確認できる点が良い。難点としては、これはアドミンの設定によるのかもしれないが、PDFやJPEGなどのアップロードが１つの申請につき１つに限られているのが不便な時がある。総合的には、日本特有の時代遅れの「紙」書類より全然便利であり、時間の削減になる。
改善してほしいポイント
上記でも触れたが、PDFなどアップロードできる書類の数が１つに限られず、複数になればさらに便利になる。しかしながら、これはアドミンが設定できるものかもしれない。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
紙の申請ではないので、いつでもどこでも、自分の便利な時に出張や研究費などの申請を提出することができる。
検討者へお勧めするポイント
利用者にとっての簡便さ
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