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 RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは、PCを使って行う定型的な作業(データ入力、転記、照合など)をソフトウェアロボットが代行し、業務の自動化を実現するシステムのことをいう。人間が行っていた作業を代行するため、「デジタルレイバー」と呼ばれることもある。

 作業手順をフロー図に起こしシナリオとして定義したり、画面上の操作をそのまま記録、あるいは登録したりすることで処理内容をロボットに覚えさせ、自動的に実行できるようにする。アプリケーションのマクロやシステムのバッチプログラムと異なる点は、ソフトウェアやクラウドサービスなどを複数横断して処理できることだ。また、ロボットが操作するため、人的ミスが発生しにくいという特徴がある。


RPAの定義

・定型的な業務フローを、レコード(録画)機能やプログラミング等により、シナリオとして作成できる
・作成したシナリオに基づき、ソフトウェアロボットが処理を自動実行する
・複数のアプリケーションを横断し、ソフトウェアロボットを実行できる


RPAの導入効果


業務のスピードアップによる機会損失の防止

 RPAは、人が繰り返し行っていた作業を非常に早いスピードで実行する。例えば、注文を受けた商品を在庫システムで検索し、出荷手配のシステムに該当個数などの情報を入力するような業務では、注文の集中時に人が対応できなければ、その分機会の損失につながる。このような業務にRPAを導入すると、人が作業するよりもはるかに早く実行し、機会損失を招くこともない。

人的な作業ミスが発生しない

 人による作業は、どれだけベテランであっても作業ミスや入力ミスをゼロにすることは難しいが、RPAは決まった作業を間違えることなく処理し続ける。そのため、ミスの派生によるリカバリー作業を行う負担も削減できる。また、人の判断が介在する仕事を任せることはできないが、それ以外の業務であれば、多少の変化があったとしても柔軟に対応する能力を持ち合わせている。

最適な人材配置の実現

 ルール化された定型的な作業(データ入力、転記、照合など)をRPAに置き換えることで、それまで定型作業を担当していた人材を、創造性が必要とされる業務や属人的なコミュニケーションが求められる業務など、人にしかできない生産性の高い仕事を任せられるようになり、最適な人材配置にもつなげられる。

外注費や人件費を削減

 人手がかかる業務の労働力不足を補うために、外部へアウトソーシングを行っている企業もあるだろう。これらにかかるコストは決して小さいとはいえず、またアウトソーシング先が変わるたびに再教育の負担などもかかる。これらの業務のうち、定型的な作業をRPAに任せれば、外注費や人件費を大幅に削減できる。


RPAの対象ユーザー


導入検討ユーザー
 ・業務プロセスの改善を推進する管理部門、情報システム部門

利用ユーザー
 ・情報システム部門、手順化された業務を実行する全ての従業員


RPAの機能一覧


RPAの処理設計

機能 解説
フロー図によるシナリオ作成 処理の流れをフロー図に表し、ロボットが自動実行するためのシナリオをプログラミングなしで作成できる
レコード機能 人がマウスを使って操作する画面の位置や操作を記録したり、キーボードを使って入力する文字列やコマンドを記録することでロボットの処理内容を登録する
プログラミング言語によるルール設計 Java、PHP、C#、Rubyなどの汎用プログラミング言語により、RPAが実行する処理やルールを設定できる
文字と図形や色の判別 画面上に表示された文字の内容や、図形、色を読み取り、その内容に応じて処理操作を変更したり、必要な文字情報を取り込んだりする


自動処理の設定

機能 解説
スケジューリング あらかじめ計画されたスケジュールに従い、該当する日時に自動的に処理を実行する
トリガー設定 「メールを受信した」「フォルダにファイルが追加された」などの事前に設定したアクションが起こった際に、ロボットが自動的に処理を開始する
ワークフロー 手順が決まったワークフローを実行する。前の処理が確実に終了してから次の処理を実行し、一連の処理が終了した時点で完了とするトランザクション処理にも対応する
エラー処理 エラーの発生など特定の条件が発生した際に分岐処理を行う。エラーの場合は管理者にアラートを出し、最初に戻ってもう一度トライするといった処理を設定できる
AI・機械学習の搭載 AIを搭載し、作業内容の機械学習を繰り返してより最適かつ高速な処理を見つける


ロボット管理

機能 解説
ダッシュボード 社内で運用するロボットが処理に成功したか、失敗しているかなどといった稼働状況が確認できる
複数ロボットの制御 一度に複数のロボットを制御できる
ログ管理 管理ツールの操作やアクセスログと、ロボットの実行ログを管理する




RPA選定のポイント


ツールごとの違い(製品思想、機能)

 RPAは、ターゲットとするシステム規模の違いから、大きく以下の製品・サービスに分けられる。

・サーバ型RPA
 サーバにインストールし、バックエンドで実行する。IaaSに導入可能なソフトウェアもある。人の作業を完全に置き換え、人が全く介在しない100%自動化が可能。複数の業務部門にまたがった作業や複数の担当者で行っている作業を自動化する場合に適している。

・デスクトップ型RPA(RDA)
 担当者のPCにインストールし、デスクトップの作業を自動化する。RDA(ロボティック デスクトップ オートメーション)ともいう。人の作業を完全に置き換えるよりも、作業負担を軽減する目的で導入することが多い。PC上で稼働するため、幅広い作業に適用できる。

価格形態・契約形態

 サーバ型のRPAは、運用管理担当者が一元的に制御でき、ガバナンスが効かせやすいという特徴があるが、導入コストは高い。デスクトップ型(RDA)は、一般的なデスクトップアプリと同じ感覚で比較的安価に導入でき、またロボット1台当たり、あるいは10台当たりといった台数単位で料金が決まっている場合が多い。

オプション

 RPAのオプションは製品・サービスによって異なる。機能面では、帳票の読み取りやデジタル変換(文字認識、OCR)、AI(人工知能)の推論に基づく自動判断・判別などを別途オプションとして提供している場合がある。


RPAのシステム要件・他システムとの連携方法


一般的な導入方法・導入環境

 RPAを導入する際、期待する効果をあらかじめ明確にした後に、業務プロセスの洗い出しを行い、入力・確認など適用可能な事務処理作業を抽出する。その際、これまでの業務プロセスに無駄な部分がなかったかを見直すことも重要だ。また、RPAの導入効果を最大化するには、個人の作業効率化だけでなく部門間・システム間の連携や他部門への影響なども考慮しながら導入候補のツールを比較検討する。ツールを選定する際には実際の業務に適用する形でテスト導入し、効果が得られるかどうかを分析するとともにコストなどの条件も加味して決定する。

導入時に必要なもの

 RPAの導入時にまず必要になるのは、自動化する作業プロセスを明確にルール化すること。実行時に発生する可能性がある例外処理、エラー、トラブルなども事前に洗い出し、その対処方法も決めておく。また導入に当たっては、豊富な事例とノウハウを持つベンダーに導入コンサルティングを依頼し、アドバイスを受けながらロボットを作っていくことが成功の近道になる。

導入後の運用方法・サポートの有無

 導入後の運用は、情報システム部門で行うことが一般的。業務の変更に伴うロボットの設定変更は、業務に精通した業務部門で行うこともある。ただし、特にデスクトップ型(RDA)では“野良ロボット”が作られないように、ガバナンスを効かせる体制を確立させておくことが重要になる。また、RPAのトラブル発生時や使い方が分からない場合に備え、RPAを利用する業務部門の担当者自身がベンダーに直接問い合わせるようにすると良い。

他製品との連携方法

 RPAは基本的に、人が使うアプリケーション製品・サービスの操作を代行・自動化するものであり、基幹業務システム(ERP、人事給与、財務会計、販売管理、生産管理、在庫管理、原価計算など)、Webアプリケーション(CRM/SFA、BI、グループウェア、社外EDIシステムなど)、あるいはデスクトップアプリ(Excel、Accessなど)と連携して利用することが大前提となるが、基本的にシステム/アプリケーション側では変更する点はない。

RPAの基礎知識

 RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは、PCを使って行う定型的な作業(データ入力、転記、照合など)をソフトウェアロボットが代行し、業務の自動化を実現するシステムのことをいう。人間が行っていた作業を代行するため、「デジタルレイバー」と呼ばれることもある。

 作業手順をフロー図に起こしシナリオとして定義したり、画面上の操作をそのまま記録、あるいは登録したりすることで処理内容をロボットに覚えさせ、自動的に実行できるようにする。アプリケーションのマクロやシステムのバッチプログラムと異なる点は、ソフトウェアやクラウドサービスなどを複数横断して処理できることだ。また、ロボットが操作するため、人的ミスが発生しにくいという特徴がある。


RPAの定義

・定型的な業務フローを、レコード(録画)機能やプログラミング等により、シナリオとして作成できる
・作成したシナリオに基づき、ソフトウェアロボットが処理を自動実行する
・複数のアプリケーションを横断し、ソフトウェアロボットを実行できる


RPAの導入効果


業務のスピードアップによる機会損失の防止

 RPAは、人が繰り返し行っていた作業を非常に早いスピードで実行する。例えば、注文を受けた商品を在庫システムで検索し、出荷手配のシステムに該当個数などの情報を入力するような業務では、注文の集中時に人が対応できなければ、その分機会の損失につながる。このような業務にRPAを導入すると、人が作業するよりもはるかに早く実行し、機会損失を招くこともない。

人的な作業ミスが発生しない

 人による作業は、どれだけベテランであっても作業ミスや入力ミスをゼロにすることは難しいが、RPAは決まった作業を間違えることなく処理し続ける。そのため、ミスの派生によるリカバリー作業を行う負担も削減できる。また、人の判断が介在する仕事を任せることはできないが、それ以外の業務であれば、多少の変化があったとしても柔軟に対応する能力を持ち合わせている。

最適な人材配置の実現

 ルール化された定型的な作業(データ入力、転記、照合など)をRPAに置き換えることで、それまで定型作業を担当していた人材を、創造性が必要とされる業務や属人的なコミュニケーションが求められる業務など、人にしかできない生産性の高い仕事を任せられるようになり、最適な人材配置にもつなげられる。

外注費や人件費を削減

 人手がかかる業務の労働力不足を補うために、外部へアウトソーシングを行っている企業もあるだろう。これらにかかるコストは決して小さいとはいえず、またアウトソーシング先が変わるたびに再教育の負担などもかかる。これらの業務のうち、定型的な作業をRPAに任せれば、外注費や人件費を大幅に削減できる。


RPAの対象ユーザー


導入検討ユーザー
 ・業務プロセスの改善を推進する管理部門、情報システム部門

利用ユーザー
 ・情報システム部門、手順化された業務を実行する全ての従業員


RPAの機能一覧


RPAの処理設計

機能 解説
フロー図によるシナリオ作成 処理の流れをフロー図に表し、ロボットが自動実行するためのシナリオをプログラミングなしで作成できる
レコード機能 人がマウスを使って操作する画面の位置や操作を記録したり、キーボードを使って入力する文字列やコマンドを記録することでロボットの処理内容を登録する
プログラミング言語によるルール設計 Java、PHP、C#、Rubyなどの汎用プログラミング言語により、RPAが実行する処理やルールを設定できる
文字と図形や色の判別 画面上に表示された文字の内容や、図形、色を読み取り、その内容に応じて処理操作を変更したり、必要な文字情報を取り込んだりする


自動処理の設定

機能 解説
スケジューリング あらかじめ計画されたスケジュールに従い、該当する日時に自動的に処理を実行する
トリガー設定 「メールを受信した」「フォルダにファイルが追加された」などの事前に設定したアクションが起こった際に、ロボットが自動的に処理を開始する
ワークフロー 手順が決まったワークフローを実行する。前の処理が確実に終了してから次の処理を実行し、一連の処理が終了した時点で完了とするトランザクション処理にも対応する
エラー処理 エラーの発生など特定の条件が発生した際に分岐処理を行う。エラーの場合は管理者にアラートを出し、最初に戻ってもう一度トライするといった処理を設定できる
AI・機械学習の搭載 AIを搭載し、作業内容の機械学習を繰り返してより最適かつ高速な処理を見つける


ロボット管理

機能 解説
ダッシュボード 社内で運用するロボットが処理に成功したか、失敗しているかなどといった稼働状況が確認できる
複数ロボットの制御 一度に複数のロボットを制御できる
ログ管理 管理ツールの操作やアクセスログと、ロボットの実行ログを管理する




RPA選定のポイント


ツールごとの違い(製品思想、機能)

 RPAは、ターゲットとするシステム規模の違いから、大きく以下の製品・サービスに分けられる。

・サーバ型RPA
 サーバにインストールし、バックエンドで実行する。IaaSに導入可能なソフトウェアもある。人の作業を完全に置き換え、人が全く介在しない100%自動化が可能。複数の業務部門にまたがった作業や複数の担当者で行っている作業を自動化する場合に適している。

・デスクトップ型RPA(RDA)
 担当者のPCにインストールし、デスクトップの作業を自動化する。RDA(ロボティック デスクトップ オートメーション)ともいう。人の作業を完全に置き換えるよりも、作業負担を軽減する目的で導入することが多い。PC上で稼働するため、幅広い作業に適用できる。

価格形態・契約形態

 サーバ型のRPAは、運用管理担当者が一元的に制御でき、ガバナンスが効かせやすいという特徴があるが、導入コストは高い。デスクトップ型(RDA)は、一般的なデスクトップアプリと同じ感覚で比較的安価に導入でき、またロボット1台当たり、あるいは10台当たりといった台数単位で料金が決まっている場合が多い。

オプション

 RPAのオプションは製品・サービスによって異なる。機能面では、帳票の読み取りやデジタル変換(文字認識、OCR)、AI(人工知能)の推論に基づく自動判断・判別などを別途オプションとして提供している場合がある。


RPAのシステム要件・他システムとの連携方法


一般的な導入方法・導入環境

 RPAを導入する際、期待する効果をあらかじめ明確にした後に、業務プロセスの洗い出しを行い、入力・確認など適用可能な事務処理作業を抽出する。その際、これまでの業務プロセスに無駄な部分がなかったかを見直すことも重要だ。また、RPAの導入効果を最大化するには、個人の作業効率化だけでなく部門間・システム間の連携や他部門への影響なども考慮しながら導入候補のツールを比較検討する。ツールを選定する際には実際の業務に適用する形でテスト導入し、効果が得られるかどうかを分析するとともにコストなどの条件も加味して決定する。

導入時に必要なもの

 RPAの導入時にまず必要になるのは、自動化する作業プロセスを明確にルール化すること。実行時に発生する可能性がある例外処理、エラー、トラブルなども事前に洗い出し、その対処方法も決めておく。また導入に当たっては、豊富な事例とノウハウを持つベンダーに導入コンサルティングを依頼し、アドバイスを受けながらロボットを作っていくことが成功の近道になる。

導入後の運用方法・サポートの有無

 導入後の運用は、情報システム部門で行うことが一般的。業務の変更に伴うロボットの設定変更は、業務に精通した業務部門で行うこともある。ただし、特にデスクトップ型(RDA)では“野良ロボット”が作られないように、ガバナンスを効かせる体制を確立させておくことが重要になる。また、RPAのトラブル発生時や使い方が分からない場合に備え、RPAを利用する業務部門の担当者自身がベンダーに直接問い合わせるようにすると良い。

他製品との連携方法

 RPAは基本的に、人が使うアプリケーション製品・サービスの操作を代行・自動化するものであり、基幹業務システム(ERP、人事給与、財務会計、販売管理、生産管理、在庫管理、原価計算など)、Webアプリケーション(CRM/SFA、BI、グループウェア、社外EDIシステムなど)、あるいはデスクトップアプリ(Excel、Accessなど)と連携して利用することが大前提となるが、基本的にシステム/アプリケーション側では変更する点はない。

RPA導入時のROI・費用対効果の算出方法

1.RPA導入で人件費および長時間労働の課題を解決する場合

 ROI・費用対効果の算出は、人間の業務量がどれだけ削減できるかに注目するのが一般的。下記の内容をもって算出を行う。

RPAの費用対効果



 まずRPAが適用できる業務がどれだけあるか、適用した場合にどれだけの業務時間が削減できるかを算定する。それらとRPAのランニングコストとを比較し、費用対効果を算出する。

削減できる人件費

(1)業務の棚卸しとRPA適用対象業務の作業時間および人件費

  RPA化する業務を特定し、それぞれの作業時間、作業件数とコストを測定する。
  
 (調査項目)
   ・対象業務の年間作業時間(ピーク時、オフピーク時の両方の作業時間を必ず含める)
   ・対象業務の年間処理件数
   ・対象業務の担当者の職位(賃金水準)別コスト
  
  ●計算の例
    年間作業時間:毎週平均10時間 … 約520時間 (内訳は確認作業5200件)
    担当者は一般正社員:人件費コスト = 3000 [円] × 520 [時間] = 1,560,000 [円]
※ 上記は1つの業務の例、実際には数十~100以上の業務が対象となる想定される

(2)RPA化後の業務時間および人件費

 RPA導入後の作業時間とコストを推定する。
 
●作業時間削減効果計算の例
   ・年間作業時間:自動化により1件あたり1秒に時短可能だが、週1回30分(1800秒)の人間による
    チェックが必要な場合
    … 5200 [件] × 1 [秒]  + 52 [週] × 1800 [秒] = 98,800 [秒] ≒ 27 [時間]
    作業時間短縮効果としては、520 [時間] ー 27 [時間] = 493 [時間] の削減ができたことになります。
    ※ 稼働状況を見守る手間なども考慮する必要があります。

(3)RPA導入・運用コストの算出

 RPAの導入コストには次の費用が含まれる。
 
■RPAツール購入(契約)・運用管理コスト
・RPAツールライセンスコスト
・RPA稼働サーバー、PCのシステムコスト

■RPA導入初期費用・教育コスト

■RPAランニングコスト
・ロボット開発コスト(業務に合わせたロボットの処理フロー設計)
・業務部門からの問い合わせ・トラブル対応コスト

(4)RPA導入の費用対効果とROI

 削減できる人件費からRPA導入・運用コストを引くと、費用対効果が算出できる。また、人件費削減額を利益と考えると、次のようにROIが計算できる。

 注意ポイント:RPA導入企業では数十〜数百の業務を対象にすることが多く、ロボット台数は1カ月に数台〜数十台のペースで増えていくことも多いよう。初年度は導入コスト、教育関連コストが多くなりがちであるためROIはそれほど高くならない。導入初年度だけでなく、数年の運用を見越した費用対効果、ROI算出をお勧めする。

2.RPA導入による「働き方改革」への貢献

 人件費の面からの費用対効果、ROIの算出に加え、長時間労働削減のための「働き方改革」への貢献もポイントだ。貢献度合いは、やはり作業時間がどれだけ削減できるかである。下記のように算出できる。

残業時間削減効果

3.RPA導入による他の定量的、定性的効果の算入

 
 RPA導入には、定量的に測れる効果と、数値的に表すのが難しい定性的効果もある。こうした効果についても、たとえ数値化が難しくとも、稟議書には記入しておくことをお勧めする。

【定性的効果の例】
・オペレーションミスの抑制:ヒューマンエラーの可能性が少なくなります。従来のエラー発生率とRPA導入後のエラー発生率を比較することで、効果が算出できる。
・従業員の精神的負担からの解放:作業ミスの発生が少なくなり、集中力を要求される業務を行う負担が軽減されます。
・セキュリティ、コンプライアンスの強化:業務の自動化により人間の関与を限定的にできるため、情報漏えいや改ざんなどの不正行動を防ぐことができる。

 ROI・費用対効果を算出する際には、ぜひこれらのケースを参考にしていただきたい。また、ITreviewでは稟議起案時にROI・費用対効果の算出など参考情報としてそのまま添付できるサポートコンテンツを無料配布中です。下記にてダウンロード後、稟議の起案にお役立ていただきたい

数字の入力だけで、RPAの費用対効果や稟議項目が埋まります