良いポイント
電子署名システムの特徴は何といっても、まずは時短が図られること。
いままでのような紙の書類に捺印という作業では、捺印者が３人別々の場所、たとえば東京・大阪・福岡にいた場合、その書類は、東京→大阪→福岡→東京と3回送付の必要があり、順調に回覧されても約4日くらいは必要だった。しかしながら、Docusignを導入すれば、3人に対し一気に電子で署名の要求が可能で、うまくいけば1時間もかからずに書類に署名が揃ってしまう。
さらに、Docusignは、パソコンでもスマートフォンでもどちらからでも署名をすることが可能である。そのため、例えば、署名者が海外出張に行っていた場合、紙への捺印だとその人が海外から帰国し出社するまで捺印できず、書類が停滞してしまい担当者が困ることがあったが、Docusignであれば、すぐに電子署名することが可能であり、タイムロスをすることが無いというのは非常に素晴らしい！
なによりもビジネスの高速化・迅速化に貢献することが実感できた。
改善してほしいポイント
・基本的な使用方法のマニュアルが紙ではなくYoutubeや公式サイトに見に行き自習することが基本なため、紙のマニュアルに慣れている世代には、その時点でハードルが高く感じられてしまうこと。
・署名を依頼するフローを作成する際に、エラーが出る組み合わせがあり、そのエラーが出る原因の説明(ヘルプ)がないため、何を直してよいのかがわからない。
・利用エンベロープ数単位の契約になるため、会社全体の年間使用量を予測しなければならないのが困難。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
〇Docusignの活用により、署名(捺印)をもらう時間の短縮化が図られ、ビジネスのスピードの高速化が図られた。
・日本とアメリカで間での議事録への署名作業が書類の送付から電子署名になったことで5営業日以上の短縮
・他社契約の場合の書類送付時間の短縮など
〇書類の電子化が進み、ペーパーレス文化の進展及び紙の使用量の削減を意識してもらえるようになった。
検討者へお勧めするポイント
費用対効果を値段で決めるのではなく、業務改善・生産性の向上という面(書類の送付時間の短縮など)を前面に押し出して導入を検討するのがおすすめです。
