池村 幸一
公益財団法人がん集学的治療研究財団｜組合・団体・協会｜社内情報システム（企画・計画・調達）｜20人未満｜IT管理者｜契約タイプ 有償利用
良いポイント
・Excelの良さとフォームの良さの両方を持っている
・Excelを共有するよりもシンプルにデータを管理できる
・Excelのようにファイルのコピーが量産されることがない
・入力データの種別を細かく設定できるのでデータの整合性がとりやすい
・エクセルファイルよりもスムーズにデータにアクセスできる
・アプリ・レコード・フィールド単位でアクセス権を部署毎・ユーザー毎に設定できる
・関連テーブルを使うと1対多のデータを１画面で見られるようになり便利
・GUIが目に優しい
改善してほしいポイント
かゆいところに手を届かせるにはサードパーティー製品の導入かプログラミングスキルが必要となる点です。
例えば、ルックアップ機能です。Excelであれば参照元の値を変更すると、その値を参照しているブックの値が自動更新されます。
一方、キントーンのデフォルト機能では自動更新はされないため、以下のいずれかの方法をとる必要があります。
・アプリのファイルを再読み込みする（書き出し → 読み込み）
・トヨクモなどのサードパーティー製品をプラグインとして導入する（有償）
・JavaScriptでプログラムを書く（スタンダードプラン以上が必要）
Excelと同じ感覚で操作していると思わぬところに落とし穴があります。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
殆んどのデータはExcel管理でしたが、例えば取引先データについて部署間で共通の項目があっても他の項目は見せられないということで同じようなファイルが数多く存在していました。これらのファイルはそれぞれの部署で更新をするため、同じ項目でも内容が微妙に異なっていたり更新タイミングも一緒ではないため新旧が入り混じる状態でした。
キントーンを使うことでこれらのファイルを一つのアプリにまとめ、部署毎にアクセス権を詳細に設定することでExcelでの管理をなくすことができ、他のExcelファイルにも応用することで全体の業務効率を上げることができました。
また、複数の部署で同じ更新をすることがなくなりアップデートにかかる工数についても大きく削減することができました。（更新可能な担当者も限定した）
検討者へお勧めするポイント
内容が重複するようなExcelファイルが多くある環境に非常にハマる製品だと思います。
情報が一元化され、関係者全員が同じアプリを参照するようになるのでチームワークの向上という点においても貢献してくれる製品だと感じております。
