良いポイント
kintoneは、アプリ設定により様々な業務管理に対応できることが一番の魅力です。
自身は、現職はもちろんのこと、前職でもkintoneを管理者として利用していました。現職と前職は別業種のため、業務プロセスや取扱うデータが全く異なるのですが、現職前職どちらにおいても業務に適したアプリが作成できました。これは、kintoneが自由なアプリ設定が可能だからこそ、幅広い業種や職種に対応できるのだと思います。
特に便利なのは「文字列フィールドの計算式機能」と「計算フィールド」です。
業種や職種や各社により「この条件の場合は〇〇と見做す」「この条件の場合は集計値に数字を加える／加えない」等、様々な管理基準があるかと思います。そんな時、kintoneならローコードでもかなり詳細に計算式の設定が可能です。
例えば、任意の条件を文字列フィールドの計算式に設定すれば、進捗を自動表示したり、処理の未／済を自動判定する等、独自の基準でプロセス管理ができます。また、条件により計算フィールド値を変えることも可能なので、数字データの管理も簡単になります。
アプリ作成時、計算式の自由度の高さに、いつも助けられています。
改善してほしいポイント
【ステータスの活用範囲を広げて欲しい】
現在、プロセス管理のステータスは、レコードのフィルタリング、当該レコード全体のアクセス権、自動通知の条件には利用できるものの、一般フィールドとは異なる機能になっています。
例えば「計算式の条件にステータスを設定できない」「ルックアップで参照元のステータスを文字列に反映できない」等の不便があります。もしこれらが可能になれば「ステータスが承認済の場合のみ計算値が〇〇になる」とか「ルックアップ参照元レコードのステータスが承認済の場合のみ、ルックアップ先のレコードで〇〇が可能」等、プロセス管理に役立ちそうなのですが。
当社では、ユーザ問わず「承認後のみ許可」にしたいフィールド操作が複数ありますため、ステータスを各フィールドの値や操作に反映できるような機能を追加いただけますと幸いです。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
【独自のワークフロー・デザインに貢献】
当社設立当時、業務管理システムの導入について複数社に相談した際、営業管理を中心とした製品を多く紹介いただきました。ですが、当社の業態にそぐわない不要な営業管理機能ばかり充実していたり、一方でバックオフィス管理機能が不足していたりと、当社需要と製品特性が合致しないことが多くありました。
そこでkintoneを導入し、まずはバックオフィス向けのアプリを複数作成しました。
すると、当社としてどんなデータやプロセスが必要なのか、どのメンバーがいつまでにそれを正しく処理すべきなのか、バックオフィス業務から逆算して、各部署や担当者に求められるワークフロー案を考えることができるようになりました。また、kintoneの自由度の高さから、会社やメンバーの成長に合わせ、kintone設定も成長させていくことができました。
今では、上記の経験を基に、当社独自のワークフロー・デザインを、既存に捉われることなく、各部署の実務や担当者のアビリティーに合わせ構築していく取り組みに繋がっています。
検討者へお勧めするポイント
【サポート対応の安心感】
運用中の業務管理システムについて、不明点や懸念点が発生したときのサポート品質はとても重要です。その点、kintoneのカスタマーサポートは、ご案内が迅速、丁寧、かつ正確です。
一番感激したのは、おそらく併用しているプラグインに起因すると思われる不具合でしたが、自身のkintone設定が誤っている可能性も否めず、kintoneカスタマーサポートにご相談した時です。そもそもkintone側には問題はなく、「こちらではわかりません」と言われてしまっても仕方がないような件でした。にも関わらず、担当者の方には非常に親身に相談に乗っていただき、「もしプラグイン製造元に確認しても、解決しない／kintone側の問題と言われた、等の場合には、いつでも遠慮なく再度お問い合わせください」と言っていただけたことです。結果として再問い合わせにはならなかったものの、運用中のアプリに関する不具合で気持ちが焦る中、その一言でとても安心できました。
「アプリ作成なんてしたことがない」「IT知識が足りなくて心配」等、ビギナー管理者の方にも安心の、サポート品質がお勧めポイントです。
