Item: NotePM
Rating: 4.5
Author: 非公開ユーザー

良いポイント

セキュリティを維持しながらも外部とファイルを共有しやすい点が良いです。作成した操作手順を、メールにファイルを添付せずに外部と共有できる点が便利です。公開期限を設定できるため、期間限定の更新手順や作業案内も出しっぱなしになりません。資料を修正すると共有先にも新しい内容が反映されるため、古いPDFがお客様の手元に残り続ける問題も減らせ、情報の適切な管理に役立っています。

改善してほしいポイント

共有ページの管理ダッシュボードのようなものがあると良いです。現在公開中のページ、共有先、期限、最終更新日を顧客単位で一覧表示でき、期限が近いものを通知できる管理画面があれば、より安心して外部共有を使えると思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

会計システムのバージョンアップ時に、複数拠点のお客様に画面付きの操作案内を配布する必要がありました。以前はPDFをメールで送り、修正が出るたびに差し替え版を再送していました。今回はNotePMのページを外部共有し、公開期限も設定しました。途中で注意事項を追加した際も同じURLのまま更新でき、「どのファイルが最新版か」という問い合わせを減らせています。

検討者へお勧めするポイント

顧客に操作マニュアルや変更案内を頻繁に提供しているITサポート組織にはとてもフィットしやすい機能が揃っていると思います。

生成AI機能へのレビュー

個人的に過去にPowerPointで作成した操作説明資料をAIでNotePMのページに変換する機能が役立っています。文章や画像を一から貼り直さずに済み、古い研修資料を再利用しやすいです。

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