良いポイント
今回、入社書類の回収のためにオフィスステーションを導入しました。
個人情報や、通勤経路情報、口座情報…などあらかじめ必要な入社情報を入力してもらうテンプレートがあり、こちらで一から申請頂く内容を作成しなくていいため楽でした。（昨年使用したシステムでは一から自社で入社者に入力してもらう内容の構築が必要だったため余計にそう感じました）
テンプレート内には通帳のコピーやその他書類のスクリーンショットや写真を添付できる箇所があって、画像として管理側で確認したい情報が回収できるのも助かります。また、「通勤経路」の出発地には「個人情報」で入力した住所が反映されたりと、申請者にも分かりやすいテンプレートだと思います。
一度入社書類タスクをし終えたあとでも「差し戻し」て再度やり取り出来たり、「身上変更」から最新の情報を提出してもらえることも便利です。これらの情報はCSVとして出力できますし、どこかを申請者に訂正をしてもらったり、こちらで修正をした際には都度そのデータが反映されるので、最新情報がすぐ出力できるのも良かったです
導入コストが非常にお手頃だったのも決め手でした。
改善してほしいポイント
良いポイントに記載した最初から個人情報などについてのテンプレートがある点ですが、一方で一部改善してもらいたい箇所でもあります。例えば、弊社は最終学歴や所有している資格についての情報も、入社時に集めていたのですが、オフィスステーションの入社時個人情報テンプレートにはこういった情報を入力する箇所がありません。
同居家族についての情報も回収したかったですが、同様に入力箇所がありませんでした。（今回は扶養しない家族も全員扶養家族情報の箇所に情報を入力してもらうことで対応しました）
「追加質問」として自社必要な情報をカスタマイズして、入社者に質問できる箇所はありますが、10項目までしか追加できないため、もう少し様々な情報に対応したテンプレートを増やしてもらい、それを必要に応じてカスタマイズして使用できるともっと便利だと思います。
それから、社内回覧に使用する為、入力してもらった個人情報等の一覧をCSVだけでなくPDFなどで出力できるといいと思いました。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
今までは紙での入社書類回収だったため、入社前に書類のやりとりをしようとすると郵送費や時間がかかっていました。
また、不備のある箇所には訂正印をもらって修正頂いてたため、そこでも時間がとられていました。
一方、オフィスステーションではそういった代金や時間がとられず、申請してもらったらすぐに入社書類の内容が確認できます。
また、不備がある箇所についても確認後、管理側で修正することも出来ますし、申請者に入社書類タスクを「差し戻し」して訂正してもらうことも可能なので、ここでも時間が削減できました。
紙の時だと訂正を依頼していても、あとから再確認してみると訂正漏れがあった…なんてことも時々あったので、そういったミスもオフィスステーションであれば再度また訂正してもらうのも簡単で、業務時間の削減にもなりました。
検討者へお勧めするポイント
入社書類回収から雇用保険・社会保険の取得などまで行うことを検討している会社様はオフィスステーションで入社手続きが完結していいと思います。
