良いポイント
(1)オンライン上のGoogle Driveに保存することで、他のメンバーとも資料や情報の共有が出来、修正を加えても即座に反映させ共有することが出来ます。
(2)Googleの検索機能は優れており探している資料のタイトルだけではなくpdf、スライド、文書、EXCELの中身も検索してくれるので、自分が探している資料をGoogle検索でGoogle Drive内からタイムリーに取り出すことが出来ます。
(3)社内で共有する資料などは基本的にGoogle Drive内に格納し、共有するときも相手へURLをお知らせすることで相手も容易にアクセスできます。これにより容量の重い資料を何度もメール添付する必要は無くなり、メールの容量も軽くなりました。
(4)どの資料をどこまでアクセス/編集可能なのか、資料毎に個別にアクセス権の設定が可能なので、「閲覧だけ(編集されたくない)・相手に編集して欲しい」など目的にあった資料の共有の仕方が可能です。
改善してほしいポイント
(1)階層が深くなるとダウンロードしてもうまくダウンロードできないことがありました(20階層以上)。フォルダの階層はあまり深くしない方が良いです。
(2)Googleの検索機能が優れているので、自分が探している資料の名前と似たようなものが存在するとそれらも含めて検索され、検索結果が多すぎることがあります。検索でヒットしやすい名前を付ける工夫も必要です。
(3)Microsoft Word⇔ドキュメント、Microsoft EXCEL⇔スプレッドシート、Microsoft PPT⇔Googleスライド
と類似のアプリケーションで作成した資料をGoogleドライブに保管すると、色や文章の改行がズレたりと見た目が若干おかしくなるので、互換性をもっと良くしてほしい。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
当社では今までは社内で必要な資料は各自のPC本体に保管されており相手に都度メールで添付してもらい送付してもらってました。
ただこの方法ですと
・様々なメンバーが関わる会議/プロジェクトにおいてメンバー各自が資料を修正しても、最後に各自修正した資料を一つにまとめ上げる作業が必要になる。
・途中修正の資料の含めてどれが最新版なのか版の管理が大変
という問題がございました。
これをGoogle Driveを導入したところ、メンバー間でドライブ中にある資料を直接修正することで即座に修正が反映され、それがメンバー間でも即座に共有できるので、複数メンバーで行う会議/プロジェクトの資料の修正・共有に大変役に立ってくれました。
各自のPCに資料を保管するのではなく基本はGoogle Driveに格納し、オンライン上で各自が修正・共有するという仕事のやり方が社内で身につきました。
検討者へお勧めするポイント
社内でタイムリーに資料・情報を共有し、共同作業を進めるのにはMicrosoftよりもGoogleの方が操作性・他社との共有など優れているのでお勧めです。
