良いポイント
カレンダーツールは過去、グループウェアでも使っていましたが、
Googleカレンダーが登場してからはこれ以外考えられません。
特に良いと思った点は、Google系アプリとの連携がスムーズなことです。
Google Workspaceを導入している企業では、このメリットを最大化することができます。
連携できるアプリは具体的に
・Google Meet
・Google Docs
・Google Drive
・Gmail
等あります。
この中でも特にGoogle Meetとの連携は素晴らしく、毎日使っています。
カレンダーでMTGをセットすると、自動的にGoogle Meetアプリにも予定として反映されます。
従業員は、Google Meetアプリを開き、時間になったら会議に参加するだけですので、
会議コードを入力したり、URLをコピペする手間はありません。
この連携により、リモートワークの会議はリアル会議を超えたと私は考えています。
改善してほしいポイント
スマホアプリでの利便性は少し課題があります。
具体的には、他の従業員の予定を閲覧したい時、よく関わる人の予定はチェックボックスとして表示されるのですが、
関わりが薄い人の予定を見ようとしてもすぐに見ることができません。
もし見る場合、その人とのMTGをセットする操作をし、開いている時間を探す操作を行うことで、
初めてその人の予定を見ることができます。
これはぜひ改善して欲しい点です。
なぜならば、ビジネスにおいて、スマホでカレンダーを操作する時は主に緊急時であるためです。
緊急時は関わりの薄い人の予定を確認しなければならないシーンも多く、このニーズを現機能では満たしていません。
今後ぜひ改善して欲しいです。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
30名程度のプロジェクトで課題解決に効果を感じました。
貢献したシーンとして、大人数が参加する会議を定期的に開催するシーンがあります。
会議には、
・重要で参加必須なメンバ
・時間があれば参加して欲しいメンバ
の２種類の方々が存在していました。
30名全員が参加できるよう日程調整することは不可能です。
Googleカレンダーの機能には「任意参加」という機能があり、これを用いることとしました。
参加必須メンバの空き状況だけで日程調整し、任意参加メンバは来れる人だけ参加するスタイルです。
この機能があることで、会議の開催がスムーズになりました。
また、必要性の低い会議には不参加とする、生産性向上の意識も高まりました。
プロジェクト終了時、プロジェクトメンバの会議参加時間を集計したところ、任意参加スタイルにする前よりも、した後の方は、会議時間が40%まで削減されており、効果を実感しました。
検討者へお勧めするポイント
Google Workspaceとのシームレスな連携
