オンライン商談のITreview Grid

 オンライン商談とは、インターネット経由でのビジュアルコミュニケーションや資料共有機能などにより、遠隔の相手に対する営業活動などを容易に実現するシステムだ。機能だけを見ると「商談・営業に特化したWeb会議」という見方もできるが、音声通話に関しては品質や簡便性の点から従来の電話を用いるサービスが多い。ごく簡単な手順で、相手のPCやモバイルデバイス上に自分の顔を映し出し、カタログや提案書などのファイルを送信したり、あるいはPCのデスクトップなどを画面共有したりできる。

 商談の開始には、電話でやりとりをしながら、相手にWebブラウザでサービスサイトのURLを開いてもらい、自分が伝えた接続コードなどを入力してもらうだけといった形態のものが多くを占めている。


オンライン商談の導入効果


 オンライン商談を活用すれば、対面でのやりとりに近い感覚で遠隔の顧客と商談を進められ、訪問先への移動時間やコストを削減できる。これにより、1日当たりの商談件数を増やしたり、情報収集や事前準備、フォローのための時間をより多く捻出できたりするようになる。また、商談相手の負担も訪問より少なくなるため、アポイントメントがとりやすくなる可能性も高い。

 マネジャーなどの観点では、営業活動の広域化やペーパーレス化、可視化といったメリットの他、営業担当者を地域ごとに振り分ける必要などもなくなるため、例えば得意分野や相性などを最優先した顧客割り当てを行うことで、営業効率向上や成約率アップが期待できる。また、忙しいマネジャーでも営業担当者の商談に立ち会える機会が増えるのも利点の1つだ。


オンライン商談の対象ユーザー


導入検討ユーザー
・より少ない人数で多くの成果をあげるために、営業活動を効率化したい
・自社の製品やサービスに興味を持ってくれた顧客が遠方で訪問営業できないといった機会損失を減らしたい
利用ユーザー
・主に訪問営業を行っており、訪問回数を減らしたい営業社員。インサイドセールスを専門に行っている営業社員


オンライン商談の機能一覧


コミュニケーション機能

機能 解説
ビジュアルコミュニケーション PCなどのカメラ映像をライブ配信することで、自分の顔を見せながら(場合によっては、商談相手の顔を見ながら)商談を行える。音声通話に関しては、別途、電話を利用する
接続コードによる商談ルーム招待 商談相手は任意の接続コードをWebブラウザに入力するだけで、商談を開始できる
資料共有 営業に用いるPDF、Word、Excel、PowerPointなどのファイルを発信元と発信相手の双方でアップロード/ダウンロードでき相手に見せることができる
画面共有 自分が操作中のデスクトップ画面をそのまま相手に見せられる。提案している商材がサービスやソフトウェアの場合、リアルタイムで操作などを説明しながらデモンストレーションを実施できる
メモ/チャット 双方で書き込みできるメモ、もしくはテキストでのやりとりが可能なチャットを提供。声に出せない内容の伝達、議事録としての活用といった使い方ができる


商談支援、管理機能

機能 解説
トークスクリプト 事前に準備した営業トークのスクリプトを自分側の画面にだけ表示させられる
商談の録音 発信者の映像や音声デスクトップ画面、音声を録音、記録できる
モバイルデバイス対応 モバイルデバイスからでも客先とオンライン商談ができる
ユーザーごとの機能制限 ユーザーごとに「資料アップデート/ダウンロード」や「画面共有」といった機能の利用制限を設ける
ユーザーの利用率確認 ユーザーごとの利用時間や利用率を確認できる




オンライン商談の選定ポイント


 オンライン商談という手法自体は、元来、さまざまなコミュニケーションツールの転用、あるいは組み合わせによって実現することも可能だが、最近ではオンライン商談システム専用サービスの利用が広がりつつある。

 サービス間で異なる点としては、料金体系が挙げられる。Web会議システムなどと同様に、アカウント(営業担当者の人数)、もしくはルームやチャネル(同時接続数)ベースの課金が主体となっている。ルーム/チャネル課金の場合は、利用する営業社員の数が増えれば増えるほど1人当たりのコストが下がるというメリットもあるが、同じ時間帯に多くの商談が重なって利用できないといった事態も生じうる。

 また、その他に事前に確認しておくべき点としては、サービス品質(パフォーマンス)およびセキュリティが挙げられる。音声通話には電話を用いるので、会話が途切れるといった事態はサービスと無関係だが、ビジュアルコミュニケーションの品質、あるいは資料ダウンロードの速度などによっては相手にストレスを与え印象が悪くなってしまう可能性もあるだろう。ビジュアルコミュニケーションについては、映像伝送の品質だけではなく、輝度・明度の調整、あるいは、いわゆる美顔処理などによって好印象を与えられるサービスも存在する。また、セキュリティについては、通信全体のSSL化、ファイル・アップロード時の暗号化などによって安全性を確保しているものが多く、国際規格ISO27001(ISMS)認証取得などに取り組んでいるサービスも少なくない。


オンライン商談のシステム要件、他製品との連携方法


 前述の通り、現在の主要サービスの多くは、Web上でオンライン商談を行う形態になっているため、商談相手については、接続のための事前準備などは不要で、電話とWebブラウザを利用できる環境さえあれば即座に開始可能だ。しかも、多くの場合は、Windows OS、Mac OS、あるいはスマートフォン/タブレットなど、クライアントOS
やWebブラウザを問わずに利用してもらえる。

 ただし、商談を行う側の営業社員については、Web上でさまざまな管理を行う都合上、Windows PCと特定のWebブラウザの組み合わせが必要など、動作環境が限定されているケースもあり、注意が必要だ。また、Web会議とは異なり、商談や営業に特化し、音声通話には電話を利用するという性質上、複数の場所を同時につなぐという使い方には対応していないことが多い。

 また、オンライン商談の場合は、他のソリューションにもまして、ITとしての使い方の理解だけではなく、営業現場に定着させるための仕掛け、より大きな効果を引き出すための取り組みが重要となる。対面での営業や印刷資料の作成には慣れている営業社員でも、そのままのやり方で効果的なオンライン商談を実施できるとは限らない。どの機能をどのようなタイミングで利用するのが効果的か、オンライン商談に適した資料やトークスクリプトをいかに作成するかといったノウハウを習得する必要もあるだろう。

 そうしたノウハウの提供にも力を入れているベンダーも少なくない。操作方法のトレーニングにとどまらず、実際の営業を想定したロールプレイングの実施で効果的な活用方法をレクチャーしたり、導入効果の定量的な分析を行ったりするなど、さまざまなかたちでのサポートを提供しているケースもある。必要に応じて、有効的に活用すべきだ。

オンライン商談のメニュー

オンライン商談の基礎知識

 オンライン商談とは、インターネット経由でのビジュアルコミュニケーションや資料共有機能などにより、遠隔の相手に対する営業活動などを容易に実現するシステムだ。機能だけを見ると「商談・営業に特化したWeb会議」という見方もできるが、音声通話に関しては品質や簡便性の点から従来の電話を用いるサービスが多い。ごく簡単な手順で、相手のPCやモバイルデバイス上に自分の顔を映し出し、カタログや提案書などのファイルを送信したり、あるいはPCのデスクトップなどを画面共有したりできる。

 商談の開始には、電話でやりとりをしながら、相手にWebブラウザでサービスサイトのURLを開いてもらい、自分が伝えた接続コードなどを入力してもらうだけといった形態のものが多くを占めている。


オンライン商談の導入効果


 オンライン商談を活用すれば、対面でのやりとりに近い感覚で遠隔の顧客と商談を進められ、訪問先への移動時間やコストを削減できる。これにより、1日当たりの商談件数を増やしたり、情報収集や事前準備、フォローのための時間をより多く捻出できたりするようになる。また、商談相手の負担も訪問より少なくなるため、アポイントメントがとりやすくなる可能性も高い。

 マネジャーなどの観点では、営業活動の広域化やペーパーレス化、可視化といったメリットの他、営業担当者を地域ごとに振り分ける必要などもなくなるため、例えば得意分野や相性などを最優先した顧客割り当てを行うことで、営業効率向上や成約率アップが期待できる。また、忙しいマネジャーでも営業担当者の商談に立ち会える機会が増えるのも利点の1つだ。


オンライン商談の対象ユーザー


導入検討ユーザー
・より少ない人数で多くの成果をあげるために、営業活動を効率化したい
・自社の製品やサービスに興味を持ってくれた顧客が遠方で訪問営業できないといった機会損失を減らしたい
利用ユーザー
・主に訪問営業を行っており、訪問回数を減らしたい営業社員。インサイドセールスを専門に行っている営業社員


オンライン商談の機能一覧


コミュニケーション機能

機能 解説
ビジュアルコミュニケーション PCなどのカメラ映像をライブ配信することで、自分の顔を見せながら(場合によっては、商談相手の顔を見ながら)商談を行える。音声通話に関しては、別途、電話を利用する
接続コードによる商談ルーム招待 商談相手は任意の接続コードをWebブラウザに入力するだけで、商談を開始できる
資料共有 営業に用いるPDF、Word、Excel、PowerPointなどのファイルを発信元と発信相手の双方でアップロード/ダウンロードでき相手に見せることができる
画面共有 自分が操作中のデスクトップ画面をそのまま相手に見せられる。提案している商材がサービスやソフトウェアの場合、リアルタイムで操作などを説明しながらデモンストレーションを実施できる
メモ/チャット 双方で書き込みできるメモ、もしくはテキストでのやりとりが可能なチャットを提供。声に出せない内容の伝達、議事録としての活用といった使い方ができる


商談支援、管理機能

機能 解説
トークスクリプト 事前に準備した営業トークのスクリプトを自分側の画面にだけ表示させられる
商談の録音 発信者の映像や音声デスクトップ画面、音声を録音、記録できる
モバイルデバイス対応 モバイルデバイスからでも客先とオンライン商談ができる
ユーザーごとの機能制限 ユーザーごとに「資料アップデート/ダウンロード」や「画面共有」といった機能の利用制限を設ける
ユーザーの利用率確認 ユーザーごとの利用時間や利用率を確認できる




オンライン商談の選定ポイント


 オンライン商談という手法自体は、元来、さまざまなコミュニケーションツールの転用、あるいは組み合わせによって実現することも可能だが、最近ではオンライン商談システム専用サービスの利用が広がりつつある。

 サービス間で異なる点としては、料金体系が挙げられる。Web会議システムなどと同様に、アカウント(営業担当者の人数)、もしくはルームやチャネル(同時接続数)ベースの課金が主体となっている。ルーム/チャネル課金の場合は、利用する営業社員の数が増えれば増えるほど1人当たりのコストが下がるというメリットもあるが、同じ時間帯に多くの商談が重なって利用できないといった事態も生じうる。

 また、その他に事前に確認しておくべき点としては、サービス品質(パフォーマンス)およびセキュリティが挙げられる。音声通話には電話を用いるので、会話が途切れるといった事態はサービスと無関係だが、ビジュアルコミュニケーションの品質、あるいは資料ダウンロードの速度などによっては相手にストレスを与え印象が悪くなってしまう可能性もあるだろう。ビジュアルコミュニケーションについては、映像伝送の品質だけではなく、輝度・明度の調整、あるいは、いわゆる美顔処理などによって好印象を与えられるサービスも存在する。また、セキュリティについては、通信全体のSSL化、ファイル・アップロード時の暗号化などによって安全性を確保しているものが多く、国際規格ISO27001(ISMS)認証取得などに取り組んでいるサービスも少なくない。


オンライン商談のシステム要件、他製品との連携方法


 前述の通り、現在の主要サービスの多くは、Web上でオンライン商談を行う形態になっているため、商談相手については、接続のための事前準備などは不要で、電話とWebブラウザを利用できる環境さえあれば即座に開始可能だ。しかも、多くの場合は、Windows OS、Mac OS、あるいはスマートフォン/タブレットなど、クライアントOS
やWebブラウザを問わずに利用してもらえる。

 ただし、商談を行う側の営業社員については、Web上でさまざまな管理を行う都合上、Windows PCと特定のWebブラウザの組み合わせが必要など、動作環境が限定されているケースもあり、注意が必要だ。また、Web会議とは異なり、商談や営業に特化し、音声通話には電話を利用するという性質上、複数の場所を同時につなぐという使い方には対応していないことが多い。

 また、オンライン商談の場合は、他のソリューションにもまして、ITとしての使い方の理解だけではなく、営業現場に定着させるための仕掛け、より大きな効果を引き出すための取り組みが重要となる。対面での営業や印刷資料の作成には慣れている営業社員でも、そのままのやり方で効果的なオンライン商談を実施できるとは限らない。どの機能をどのようなタイミングで利用するのが効果的か、オンライン商談に適した資料やトークスクリプトをいかに作成するかといったノウハウを習得する必要もあるだろう。

 そうしたノウハウの提供にも力を入れているベンダーも少なくない。操作方法のトレーニングにとどまらず、実際の営業を想定したロールプレイングの実施で効果的な活用方法をレクチャーしたり、導入効果の定量的な分析を行ったりするなど、さまざまなかたちでのサポートを提供しているケースもある。必要に応じて、有効的に活用すべきだ。