良いポイント
２００９年に導入し１６年経過しました。この間、法人の事業も３事業から５事業＋５と、拠点も１カ所から５カ所となりました。従業員は約１５０人ですが、事業区分、拠点の広がりと共に、法人としての軸の重要性は高まり、ブレない事業展開が望まれます。そういう意味で、事業内容の共有・連携は基本で、J-MOTTOグループウエアーは、強力なパートナーとして今日に至ります。とりわけ「スケジュール」「設備予約」は、拠点が離れていても、事前に個々の予定、会議室等の予約状況が把握でき、運営管理もスムーズです。「電子会議室」も同様で、いつ、いかなる場所からもアクセスでき便利です。組織のガバナンスの強化、コンプライアンスの重要性が問われる現在、事業体としての定款、諸規定などの整備は必須です。この点、「文書管理」は、こうしたカテゴリーをルートホルダーに保存でき、見たいときに閲覧でき、欲しいときにダウンロードもできます。事業が膨らめば膨らむほど、情報量も膨れ上がり全体像をつかみにくくなるものですが、J-MOTTOグループウエアーは共通のツールとして、あらゆる業務を整理整頓し、わかりやすく共有できる欠かせない相棒です。
改善してほしいポイント
導入時の「基本設定編（管理者用）」「グループウエアー操作編（一般ユーザー用）」のマニュアルを通して、J-MOTTOグループウエアーに慣れ親しんできましたが、正直、上記の「スケジュール」「設備予約」などの使用が中心で、まだまだ使用しきれていません。いろいろ〝こんな機能ないかなあ…〟とか、〝こんなことができたらいいのに…〟と思いが浮かんだ時、使っていない機能へのチャレンジを通して、新たな発見をしているような感じです。そして、私共の事業にあうよう活用し、理解を深めてきました。コロナ禍以降、在宅ワークに伴う「オンライン会議」が当たり前になってきましたが、そうしたことへの対応ができるのかもわかりません。もし、できるのであれば便利だなと思います。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
当法人は、福祉事業を展開しているため、従業員の働き方が変則で、全員一堂に会することが難しいのが現状です。そういう意味で、何か新しい取り組みをする際の意見の集約が困難です。電子会議室では、担当者発でタイトルを決め、「このことについてご意見ください…」というようなメッセージを発することで、決められた時間、決められた場所に全員が集まるということが回避できました。以前の全体会議（各事業所毎）では、勤務で参加できるものもいれば、勤務だが現場に入らなくてはならず会議にでれないもの、また、休日なんだがその時間だけ時間外として参加する従業員もいたのも事実です。数値としては明快なものはありませんが、「働き方改革」が叫ばれる以前に、こうした悩みに応えるべく「J-MOTTOグループウエアー」を有効に活用したのも今となっては先んじた取り組みだったと振り返ります。
検討者へお勧めするポイント
情報の整理整頓が非常にやりやすく、わかりやすく全員で共有できます。組織が大きくなれば大きくなるほどこうした管理は難しいですが、事業の理念、方針を支える「軸」つくりの一環としても、重要なツールになることは間違いありません。それぞれの事業内容にあった形でアレンジすれば、オリジナリティも生まれ、愛着もわいてきます。ちなみにわが法人も１６年愛用してきました。現在進行形です。
