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内部統制とは？目的やメリット、成功事例を分かりやすく解説！

業務効率の改善

ワークフローシステムで支払依頼書を電子化するメリットのひとつとして、業務効率の改善を挙げることができます。

たとえば、支払依頼書が電子化されることによって、業務に以下のような変化が表れます。

取引先からの請求書が届いてから、支払までのフローが可視化される
フローが可視化されることで、業務手続きの停滞を防ぐことができる
支払処理が実際に行なわれたことの通知を、依頼者へ流せる
電話やメールなどが不要となり、依頼主都合による作業割込が減少する

内部統制の強化

支払依頼書の電子化は、内部統制の観点からも以下のようなメリットが期待できます。

誰がいつ承認を行い、支払処理をしたかの記録、証跡をシステムに残すことができる
過去の支払処理をスピーディーに検索・閲覧することができる
作業ステータスを可視化し、リアルタイムで関係者が確認できる

▼内部統制について詳しく知る

まとめ

今回は、支払依頼書の役割やフォーマット例、電子化するメリットについてご紹介しました。

ワークフローシステムを導入することで、支払依頼書にまつわる業務手続きを効率化することができ、内部統制の強化にもつなげることができます。

今回ご紹介した情報も参考に、支払依頼書をはじめとした社内文書の電子化に取り組んでみてはいかがでしょうか。

元記事：支払依頼書とは？書き方・フォーマット例やワークフロー導入効果を解説

投稿支払依頼書とは？書き方・フォーマット例やワークフロー導入効果を解説は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> https://www.itreview.jp/labo/archives/13183/feed 0 ※本記事はワークフロー総研からの転載記事ですワークフローシステム workflow 取引先から請求書が届き、経理部門に支払処理を依頼する際、支払依頼書を作成している企業は多いのではないでしょうか。しかし、「なぜ請求書と別に支払依頼書を用意する必要があるの？」「支払依頼書のフォーマットや書き方が分からな […] ]]> https://www.itreview.jp/labo/wp-content/uploads/2023/03/siharaiirai01-300x158.png YouTuberにおすすめの動画編集ソフト https://www.itreview.jp/labo/archives/13630 https://www.itreview.jp/labo/archives/13630#respond Mon, 06 Mar 2023 09:59:09 +0000 https://www.itreview.jp/labo/?p=13630 YouTubeは個人の動画共有サイトとして利用するだけでなく、近年はその収益性の高さが注目を集め、YouTubeでビジネスを立ち上げている人も少なくありません。いわゆるYouTuberとなってコンテンツ配信を始めるのは、 […]

投稿 YouTuberにおすすめの動画編集ソフトは ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> YouTubeは個人の動画共有サイトとして利用するだけでなく、近年はその収益性の高さが注目を集め、YouTubeでビジネスを立ち上げている人も少なくありません。いわゆるYouTuberとなってコンテンツ配信を始めるのは、スタートの難易度も低いことから、多くの人が参入している分野です。

本記事では、YouTuberとしてのキャリアをスタートさせるにあたり、活躍が期待できる動画編集ソフトをご紹介します。

YouTube動画に必要なもの

YouTube動画の撮影を始めるにあたって、必要なものはカメラとPC、動画編集ソフトの3つだけです。もちろん、プロ並みの撮影を行う場合はこれ以外にも必要なものがありますが、初めての動画撮影や編集の場合、その全てを使いこなすことは難しいものです。

PCは元々持っていると言う人は多いですし、カメラも趣味で一眼レフなどを持っている人であれば、プロ並みの映像をそれで撮影できます。また、最近はスマホカメラの画質も驚異的なレベルに達しているので、カメラはスマホでも何ら問題はありません。そのため、新たに購入が必要なものは、必然的に動画編集ソフトのみということになります。やたらと動画撮影に使うものを増やしてしまうと、かえって運用しづらいということにもなりかねないため、必要最低限のものが揃えば撮影や編集を始めてみることをおすすめします。

シンプルな環境で撮影に臨みたい場合は、スマホ単体で動画撮影から編集までを実行することも十分に可能です。スマホ向けの動画編集ソフトも多数登場しているため、利用するのも良いでしょう。

編集ソフト選びのポイント

動画編集ソフト選びをスムーズに進める上で、重要なのはソフトの使い勝手を確認することです。近年は多くの動画編集ソフトが無料版や無料トライアルを展開しており、有料版と遜色ないサービスを体験できます。

動画編集ソフトを触るのが初めての場合、何をどうすればわからないという人も少なくありません。できる限り第一印象が良く、使いやすさに優れている動画編集ソフトを選んで長く使い続けることが大切です。

無料版からスタートした場合、どこかのタイミングで有料版に切り替える必要も出てきます。有料版に切り替えるタイミングは、無料ソフトに物足りなさを感じた場合です。そのまま有料の編集ソフトにアップグレードするのも良いですし、別の編集ソフトに切り替えてみるのもおすすめです。

ただ、注意したいのはあれこれとソフトを切り替えすぎて、肝心の編集スキルが身につかない問題です。ある程度ソフトによって使いやすさの差はあるものの、大抵の基本機能はどのソフトでも同じ仕様で設定されています。

そのため、ちょっと使ってすぐに違うソフトへ切り替える、というのを繰り返していると、ソフトの使い方を覚えるので時間を使いすぎてしまい、動画の収録や編集が進まない事態に陥りかねません。多少使い方に苦労をしても、ある程度使いこなせるようになってみる努力も必要です。

YouTuberにおすすめの動画編集ソフト

次に、実際にYouTuberやそのほかの動画クリエイターが愛用している、おすすめの動画編集ソフトについてご紹介します。いずれも国内外で導入実績豊富なソフトばかりなため、初めて動画編集ソフトを使用する人にもおすすめできる製品です。

VideoStudio

VideoStudioは、とにかく誰にでも使いやすい動画編集ソフトを目指したサービスです。各編集ツールは直感的に使えるよう設計されており、初めての動画編集という人でも、感覚的に運用ができる仕組みです。

VideoStudioならではの機能が満載で、アニメーションARステッカーや顔のエフェクト、カメラの動きのトランジションなど、数百種類もの効果を自由自在に扱うことができます。動画編集に慣れていないと複雑な編集や効果などを演出することが難しく、シンプルな作りになってしまいがちです。VideoStudioなら、まるでプロのような演出を自在に作り込み、表現することが可能です。

また、30日間無料のトライアルが選べるのはもちろん、豊富な料金プランを用意しているので、必要に応じた製品をピックアップできる柔軟性も魅力だと言えます。とりあえず動画編集がどんなものかを試してみたい、という方におすすめできるサービスです。

Filmora

Filmoraは多くのYouTuberや動画クリエイターに採用されている、導入実績の豊富なサービスです。最大の特徴は、基本機能を無料で利用できる点です。無料トライアルではなく、無料版の製品を用意しているので、初めての動画編集という人でも気軽に利用を開始できます。

1億人のユーザーと150の国で使用されている実績を持つFilmoraということもあり、評価されているのは使いやすさと機能性です。編集時に役立つ画面分割や画面録画、モーショントラッキング、オートモンタージュなど、プロの世界でも通用する機能群がひと通り揃っているため、痒いところに手が届く感覚を実感できるでしょう。

Vlogやチュートリアル、ゲーム配信やECなど、あらゆるジャンルのYouTubeコンテンツに適した編集機能を備えているため、これからYouTuberを目指すという方にもおすすめのサービスです。

Premiere Pro

Premiere Proは、クリエイターツールでお馴染みのAdobeが提供する動画編集ソフトです。Adobe製品というだけあり、機能性はまさにハイエンドの一言です。収録した映像の魅力を1段階上のランクにグレードアップできる機能が揃っており、プロフェッショナルの現場でも頻繁に採用されています。

YouTube向けの機能もさることながら、SNSに適した編集機能を備えているのも特徴です。一度の編集で、各SNSに適した形式で動画を保存・共有できるため、違和感のないコンテンツ発信を実現します。それぞれのSNSに形式を合わせるのは面倒な作業ですが、Premiere Proならその負担も解消可能です。

無料トライアルも用意しているので、今使っている動画編集ソフトでは物足りなくなってきたとき、使用を検討してみると良いでしょう。

使い勝手の良いソフトを選んでコンテンツを投稿しよう

動画編集ソフトにはさまざまな種類がありますが、まずは自分にとって使いやすい製品を選ぶことが大切です。無料トライアルや無料版をいろいろと使ってみた上で、最も合ったサービスを本格採用すると良いでしょう。

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]]> https://www.itreview.jp/labo/archives/13630/feed 0 動画編集ソフト video-editing YouTubeは個人の動画共有サイトとして利用するだけでなく、近年はその収益性の高さが注目を集め、YouTubeでビジネスを立ち上げている人も少なくありません。いわゆるYouTuberとなってコンテンツ配信を始めるのは、 […] ]]> https://www.itreview.jp/labo/wp-content/uploads/2023/03/252-min-300x158.jpg 初心者におすすめ動画編集ソフト5選｜選ぶ際のポイントを解説 https://www.itreview.jp/labo/archives/13638 https://www.itreview.jp/labo/archives/13638#respond Fri, 03 Mar 2023 09:54:38 +0000 https://www.itreview.jp/labo/?p=13638 YouTubeやニコニコ動画、その他SNSが登場したことで、動画コンテンツを発表する機会がここ数年で急激に増加しました。最近ではスマホでも簡単に撮影でき、品質が優れていることから、手軽に動画撮影や編集にチャレンジできるの […]

投稿初心者におすすめ動画編集ソフト5選｜選ぶ際のポイントを解説は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> YouTubeやニコニコ動画、その他SNSが登場したことで、動画コンテンツを発表する機会がここ数年で急激に増加しました。最近ではスマホでも簡単に撮影でき、品質が優れていることから、手軽に動画撮影や編集にチャレンジできるのも面白い点です。

しかし、スマホやPCの標準機能だけで動画を編集するのは限界があり、専用の動画編集ソフトを使ってクオリティの向上を目指す人も増えています。

そこで本記事では、初めて動画編集ソフトの導入を考えている初心者の方に向けて、おすすめの製品をご紹介します。初心者が注目すべき編集ソフト選びのポイントにも触れるので、正しいアプローチで自分に合ったソフトを選びましょう。

初心者におすすめの動画編集ソフト1：VideoStudio

VideoStudioは、初心者に人気が高い、使いやすさに優れている編集ソフトです。直感的に扱えるソフトに設計されており、動画編集が初めての人でも、どうすれば好みの編集が行えるのかを瞬時に判断できます。

基本機能の活用はさることながら、さまざまなエフェクトを自由に活用したり、音声を文字データに起こしたりなど、発展的な機能を使用することも可能です。

VideoStudioの参考レビュー

社内研修等の動画作成は販売するものではないので簡単に誰でも利用できる動画編集ソフトを探したらこのVideoStudioにたどり着きました。とにかく安いソフトで機能はそこそこあり簡単に使えます。
ビデオカメラからのMP4データの編集にiPhoneの動画のMOVファイルのMP4への変換など利用シーンは多いです。
４Kも扱えるので洗練された動画も作成可能。
VideoStudioへのレビュー「iMovieではできないところを補完して利用」より

「VideoStudio」のレビューを見る

初心者におすすめの動画編集ソフト2：iMovie

iMovieは、MacbookやiMacなどのApple製品に付属している動画編集ソフトです。標準搭載とはいえ編集機能に優れており、初めて動画編集する人におすすめの製品だと言えます。

誰でも簡単に使える高機能なエフェクトを多数用意しており、質の高い動画コンテンツに仕上げることができます。iPadやiPhoneで使える無料のiOS版もあるので、スマホだけで撮影から編集を完結したいときにもおすすめです。

iMovieの参考レビュー

新しい試みとして、文字やスクリーンショットだけのマニュアルではなく、動画も作成して公開しようということになり、それまで誰も動画作成をしたことがないメンバーが作業することになりました。
各々アプリを触ってみたところ、ゼロから始めてもそれぞれ一応完成はでき、見たまま操作するだけで全員動画作成ができるという点でわかりやすいのかなと思いました。
iMovieへのレビュー「初心者でも使える」より

「iMovie」のレビューを見る

初心者におすすめの動画編集ソフト3：Filmora

Filmoraは、世界150ヶ国で導入実績を誇るグローバルな動画編集ソフトです。1億人のユーザーが愛用しており、日本語にも完全対応しているので、日本人でも安心して利用できます。

有料版の使いやすさはもちろんのこと、基本機能だけを備えた無料版も用意しているため、気軽に導入を進められるのが特徴です。無料版の利用に時間的な制限はないので、基本機能だけでは物足りなくなったときに有料版に切り替えると良いでしょう。

Filmoraの参考レビュー

まず、基本的な機能がすべて無料体験版の状態で試すことができる。出力するには購入が必要だが、購入するかどうかの判断をしやすい。
上級ソフトにも引けを取らないような機能が一通りそろっており、YouTube動画の編集などで足りなくて困る機能はあまりなさそうです。
困ったときもYouTube上に解説動画をアップしている方が多く、参考にできるドキュメントも多いので、動画編集が初めての人でもとっつきやすいと思います。
また、無料の素材やエフェクトなども充実しており、本当にこのソフト”1本”でだいたいのことはこなせそうです。
Filmoraへのレビュー「初心者でも使いやすい」より

「Filmora」のレビューを見る

初心者におすすめの動画編集ソフト4：LetroStudio

LetroStudioは単に動画を制作するだけでなく、動画コンテンツをビジネスとして積極活用する上で役立つサービスです。他の動画編集ソフトとは異なり、動画の設計企画から制作、運用の振り替えまでをワンストップで対応できるマーケティング向きの製品だと言えます。

豊富なテンプレートを使って動画コンテンツをサクサクと編集できるのはもちろん、経験豊富な担当者がサポートしてくれるので、短期間で成果を得られるでしょう。

LetroStudioの参考レビュー

優れている点・好きな機能とその理由
・テンプレートが豊富！特に化粧品や健康関連の通販向けのテンプレートが多く、他社ツールに比べて業種特化している。だから、構成を細かく考えなくても動画が形になる。

・テンプレートなしでいちから動画制作することも可能だし、テンプレートをアレンジする自由度もあるので、自分の考えを反映させやすい。

・カスタマーサクセスの方がきめ細かいサポートをしてくださるのが非常に助かります。新しく使い始めたメンバーへのレクチャーもしていただけました。私が新たな機能が実装されないかよく確認してしまうタイプなのですが、毎度実装に向けて検討いただけることがとてもありがたく思っています。

・複雑なUIになっていないので、他動画ツールで挫折した人でも、マニュアルがなくても、すぐ使いこなせるようになります。

・コスパが最高です！動画一本を外注する金額感で1ヶ月何本でも制作できます。外部パートナーさんへのオリエンや戻しの手間を考えると、金銭的にも時間的にも精神的にもコスパ良しと考えています。
LetroStudioへのレビュー「コスパ最強！スピード・コスト・業務の進めやすさ全てが〇！」より

「LetroStudio」のレビューを見る

初心者におすすめの動画編集ソフト5：Premiere Pro

Premiere Proは、クリエイターツールでお馴染みのAdobeが提供する、ハイエンドな動画編集ツールです。ハイエンドツールとして知られているだけあり、動画編集に必要な全ての機能が揃っており編集作業で困ることはありません。プロの現場における運用実績が豊富で、他のAdobe製品との互換性にも優れているのが特徴です。

ただし、高機能なだけに初心者には使いづらいと感じるシーンもあります。「adobe製品に慣れている」「動画編集は一通りやったことがある」という方であれば、選択肢に入れると良いでしょう。

Premiere Proの参考レビュー

なんといっても機能の分かりやすさだと思います。
最近ではチュートリアルなども出回っているので、一般的なyoutube配信用の動画でしたら1日勉強すれば作成可能です。
私も初心者でしたが、その他のadobe 製品を使用していたのであまり時間をかけずにマスターすることができました。
Premiere Proへのレビュー「初心者でもわかりやすい操作性が魅力的！」より

「Premiere Pro」のレビューを見る

初心者の編集ソフト選びのポイント

初心者が動画編集ソフトを初めて導入する場合、以下に注目することが選び方のポイントです。

無料版やトライアル期間のあるソフトを選ぶ
シンプルな使用感のソフトを優先する
SNS共有や書き出し機能に優れたソフトを選ぶ

無料版やトライアル期間のあるソフトを選ぶ

初めて動画編集ソフトを導入する場合、いきなり有料版を購入するのは控えたほうが良いでしょう。動画編集ソフトにはさまざまな種類がありますが、製品によって使用感や機能要件は大きく異なります。

高額なソフトを導入しても、必要な機能を搭載していなかったり、使いづらく感じたりすると有効活用できません。まずは、無料版や無料期間を最大限活用して使用感を確かめてみましょう。

無料版は必要最低限の機能に絞られているため、初心者にとって使いやすいと感じられるでしょう。無料版をしばらく使ってみて、少し物足りなく感じてきた頃に、有料版への切り替えを検討してみるのがおすすめです。

シンプルな使用感のソフトを優先する

初めて動画編集ソフトを導入する場合、シンプルな使用感の製品を選ぶのがベターです。多機能な動画編集ソフトは確かに魅力的ですし、動画編集に慣れてくるとさまざまなエフェクトや編集を加えたくなることもあります。しかし、初めての動画編集ならそこまで高機能である必要はありません。

むしろ、いきなり多くの機能に囲まれてしまうと、どれを使えば良いのかがわからず混乱してしまい、モチベーションの低下につながることもあります。基本的な機能を確実に使いこなせるよう、スムーズに編集作業が進められるストレスフリーなソフトを選びましょう。

SNS共有や書き出し機能に優れたソフトを選ぶ

あると地味に便利なのが、ワンクリックでSNSへの共有をしたり、さまざまなファイル形式に書き出したりできる機能です。

動画編集ソフトを使う多くの人は、ただ編集するだけにとどまらず、そのまま共有サイトやSNSで公開する工程に対処しなければなりません。そのため、動画編集ソフトからそのままSNSへアップロードできる機能があれば、動画を保存してから共有するという手間のかかる作業を回避できるので便利です。

動画編集には多くの時間を要するため、少しでも無駄な時間を小さくできるソフトなら、動画編集の面倒を解消できます。

まずは無料版から使いやすいものを探してみよう

動画編集ソフトにはさまざまな種類がありますが、自分のスキルに合わせて選定を進めることが大切です。そのためにはいろいろとソフトを使ってみることが必要ですが、だからと言ってすぐに使用ソフトを変えてしまうのは控えたほうが良いでしょう。

動画編集ソフトによって差分こそあるものの、基本的な機能はどの製品でも同じです。あまりソフト選びに集中しすぎてしまうと、それぞれのソフトの使い方を学ぶのに時間を使いすぎてしまい、動画を収録したり、編集したりする体力や時間を確保できなくなってしまいます。ソフト選びはほどほどに、コンテンツ作りにしっかりと集中することが大切です。まずは無料版から利用を開始して、自分に合ったものを選ぶことをおすすめします。

「動画編集・制作」ソフトを探しに行く

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]]> https://www.itreview.jp/labo/archives/13638/feed 0 動画編集ソフト video-editing YouTubeやニコニコ動画、その他SNSが登場したことで、動画コンテンツを発表する機会がここ数年で急激に増加しました。最近ではスマホでも簡単に撮影でき、品質が優れていることから、手軽に動画撮影や編集にチャレンジできるの […] ]]> https://www.itreview.jp/labo/wp-content/uploads/2023/03/249-min-300x158.jpg 映像作品をつくるプロにおすすめの動画編集ソフトの紹介 https://www.itreview.jp/labo/archives/13652 https://www.itreview.jp/labo/archives/13652#respond Thu, 02 Mar 2023 09:54:14 +0000 https://www.itreview.jp/labo/?p=13652 映像作品をつくるプロとして、動画編集ソフトを探している方もいるでしょう。しかし、ソフトの種類が多く、どれを選ぶべきか困っている方もいるはずです。そこで本記事では、プロクリエイターにおすすめの動画編集ソフトを5つご紹介し […]

投稿映像作品をつくるプロにおすすめの動画編集ソフトの紹介は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> 映像作品をつくるプロとして、動画編集ソフトを探している方もいるでしょう。しかし、ソフトの種類が多く、どれを選ぶべきか困っている方もいるはずです。

そこで本記事では、プロクリエイターにおすすめの動画編集ソフトを5つご紹介します。映像作品制作に欠かせない機能や、一般家庭用ソフト・プロ向けソフトの違いも解説しますので、ソフト選びの参考にしてください。

プロクリエイターにおすすめの動画編集ソフト5選

プロクリエイターとして映像作品を生み出すためには、一般的な編集機能のほかに、高性能な編集機能を操ることが大切です。まずは、プロ向けのおすすめ動画編集ソフトを5つご紹介します。映像制作会社でも利用されている有名なソフトですので、気になる製品をチェックしてみてください。

Filmora

Filmoraは、クリエイティブソフトを開発しているWondershareが提供する動画編集ソフトです。一般的な動画編集機能はもちろん、高度な映像編集に欠かせないクロマキー合成やプリセット機能が充実しています。また、豊富な動画素材が提供されていることから、幅を持たせた映像作品を生み出せるのが魅力です。

サブスクリプション形式での購入のほか、一括購入にも対応していることから、予算に応じた使い分けができる便利な動画編集ソフトだといえます。

Filmoraの特徴

対応デバイス	PC、スマホ、タブレット
料金	・マルチプラット1年間プラン：7,980円/年（税込）・1年間プラン：6,980円/年（税込）・永続ライセンス：8,980円（税込）

「Filmora」のレビューを見る

Adobe After Effects

Adobe After Effectsは、編集ソフト関連の最大手企業であるAdobe株式会社が提供する動画編集ソフトです。多彩な映像表現に対応した高性能編集機能が魅力のソフトであり、図形や画像のアニメーション化、プリセットを利用したハイスピードな編集が行えます。また、AI機能によって、映像内の不要な要素を取り除けるなど、高度な編集を行えるのが魅力です。

単体利用はもちろん、Adobeが提供するソフト全般をまとめて利用できるコンプリートプランも提供しており、目的に応じて必要なソフトを利用できます。

Adobe After Effectsの特徴

対応デバイス	PC
料金	・コンプリートプラン：6,480円/月（税込）・単体プラン：2,728円/月（税込）

「After Effects」のレビューを見る

DaVinci Resolve

DaVinci Resolveは、ビデオテクノロジー開発を行うBlackmagic Designが提供する動画編集ソフトです。基本的に無料でありながら、プロが利用する高度な機能を利用できます。なかでも、複数のユーザーで同時に動画編集を実施できる「マルチユーザー・コラボレーション機能」は、時間のかかる動画編集作業を効率化できるのが魅力です。

Blackmagic Designが提供している編集機器を併用すれば、さらなる効率化を期待できます。無料で始められる魅力的なソフトのため、初心者からプロまで幅広く愛されています。

DaVinci Resolveの特徴

対応デバイス	PC
料金	・基本プラン：無料・有料プラン：47,980円（税込）

「DaVinci Resolve」のレビューを見る

Final Cut Pro

Final Cut Proは、スマートフォン・PCなど数多くのデバイスを開発するAppleが提供する動画編集ソフトです。プロ向けの動画編集ソフトとして開発されており、映像内の動きを自動で検出する「オブジェクトトラッカー機能」によって、映像内の表現調整を自在に操作できます。また、動画編集の映像管理に役立つ「重複検出機能」を利用できるため、ズレのない映像作品を生み出せるのが魅力です。

一括購入タイプの製品ですが、90日間のフリートライアルを用意していることから、じっくり動作を確認しつつ購入を検討できます。

Final Cut Proの特徴

対応デバイス	PC・スマホ・タブレット
料金	・有料プラン：48,800円（税込）

「Final Cut Pro」のレビューを見る

FlexClip

FlexClipは、オンラインビデオ制作ソフトを開発するPearlMountainが提供する動画編集ソフトです。クラウドを通じてオンラインで動画編集を行えるほか、400万以上の無料素材を用意しているため、映像作品に多彩な表現を組み込めます。

無料で利用しても高品質な動画編集を行えますが、動画の出力品質を高めたい場合や追加機能を利用したい場合には、有料プランの利用がおすすめです。

FlexClipの特徴

対応デバイス	PC
料金	・無料プラン：＄0.00/月（税込）・ベーシックプラン：＄5.99/月（税込）・プラスプラン：＄9.99/月（税込）・ビジネスプラン：＄19.99/月（税込）

「FlexClip」のレビューを見る

プロ必見！映像作品の作成に欠かせない機能

プロとして映像作品をつくりたいのなら、切り貼りした簡単な動画編集から脱却し、高品質な動画をつくり出す必要があります。続いて、プロ向けの映像制作に欠かせない3つの機能をご紹介します。

キーフレーム編集機能

キーフレーム編集機能とは、映像が流れる際のコマを自由に指定し、編集できる機能のことです。動画を切り貼りできることはもちろん、指定範囲ごとに次のような編集を実施できます。

アニメーションの追加
ズームイン・アウト
オーバーレイの追加
スケールの変更

無駄のない動画をつくり出すためには、キーフレームの編集が欠かせません。要らない部分のカットやコマの調整を行うために、キーフレーム編集機能を搭載しているソフトを選びましょう。

カラーコントロール機能

カラーコントロール機能とは、映像の色味を細かく調整できる機能のことです。別名「カラー補正」とも言い、次のような調整を実施できます。

基本補正（彩度・明度の変更）
オーバーレイの追加
カーブカラーによる補正
カラーマッチチェック
エフェクト

映像作品は、色味にこだわらなければチープな作品となってしまいます。カラーコントロールを行うことにより、撮影されたものの魅力を数倍に高めることができるでしょう。

AI検出機能

AI検出機能とは、近年導入され始めた最新機能です。例えば、次のような機能を利用できます。

不要な被写体を自動削除
人力チェック不要のカラー調整
出力内容にあわせたオートリフレーム

今まで人力で実施していた手間のかかる作業をAIに任せられます。大幅に作業時間を短縮できることから、効率を求める方必見の機能でしょう。

一般家庭向けソフトとプロ向けソフトの違い

動画編集ソフトは、一般向けとプロ向けの2タイプが提供されています。なかには、2つの違いが分からないとお悩みの方もいるでしょう。そこで、最後に一般向けとプロ向けの違いをご紹介します。

一般向けソフトは「ざっくり」と編集できる

一般向けのソフトは、基本的に無料で利用でき、機能が少なく初心者でも使用しやすいのが特徴です。細かい調整ができないため「ざっくり」とした編集ができます。

ただし、おしゃれなオーバーレイやエフェクトが用意されていることから、ある程度品質を高めた動画編集が可能です。映像表現のテンプレートも準備されているので、悩むことなく映像作品をつくり出せます。

プロ向けソフトは「思うがままに」編集できる

プロ向けのソフトは、基本有料で利用でき、豊富な機能を利用できるのが特徴です。映像を自由に調整できることから「思うがまま」に好みの作品をつくり出せます。

ただし、機能を使いこなすためには、事前知識や練習が欠かせません。公式サイトなどに掲載されている動画マニュアルなどを参考に、編集能力を高めてから利用しましょう。

機能性に優れる動画編集ソフトを利用しよう

映画やテレビで放送されるような高品質な映像作品をつくりたいと考えているなら、プロ向けの動画編集ソフトが欠かせません。機能性に優れている編集ソフトがあれば、映像表現を自由自在に調整でき、クオリティの高い作品を生み出せるでしょう。

プロ向けの動画編集ソフトは豊富な種類が提供されているので、本記事の情報を参考にして、気になる製品を見つけてみてください。

「動画編集」ソフトを探す

投稿映像作品をつくるプロにおすすめの動画編集ソフトの紹介は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> https://www.itreview.jp/labo/archives/13652/feed 0 動画編集ソフト video-editing 映像作品をつくるプロとして、動画編集ソフトを探している方もいるでしょう。しかし、ソフトの種類が多く、どれを選ぶべきか困っている方もいるはずです。そこで本記事では、プロクリエイターにおすすめの動画編集ソフトを5つご紹介し […] ]]> https://www.itreview.jp/labo/wp-content/uploads/2023/03/251-min-300x158.jpg Macユーザーにおすすめの動画編集ソフト https://www.itreview.jp/labo/archives/13648 https://www.itreview.jp/labo/archives/13648#respond Tue, 28 Feb 2023 11:05:41 +0000 https://www.itreview.jp/labo/?p=13648 動画を作成するために、動画編集ソフトを探している方も少なくないでしょう。もしMacのPCを利用して動画編集を行う予定なら、本記事で紹介する6つの動画編集ソフトの導入を検討してみてください。本記事では、MacとWindo […]

投稿 Macユーザーにおすすめの動画編集ソフトは ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> 動画を作成するために、動画編集ソフトを探している方も少なくないでしょう。もしMacのPCを利用して動画編集を行う予定なら、本記事で紹介する6つの動画編集ソフトの導入を検討してみてください。

本記事では、MacとWindowsにおける動画編集ソフトの違いや、ソフトの選び方も解説します。初めて動画編集ソフトを探している方にも理解しやすいように解説しますので、動画編集に興味のあるMacユーザーは参考にしてください。

動画編集ソフト｜MacとWindowsの違いとは

前提として、動画編集ソフトはPCのOS（Mac、Windows）によって利用の可否が変わります。Macユーザーだと利用できないソフトもあるので、事前に対応OSを確認しましょう。またMacとWindowsは、対応ソフトに対して次のような違いを持っています。

Mac：クリエイティブな操作に特化している
Windows：仕事やプライベートの作業など汎用性に優れている

Macは、ディスプレイが高画質であるため、高品質な動画作成に対応できるのがメリットです。細かい調整やディテールにこだわった動画編集を行いたい方は、Macを利用するのがおすすめだと言えるでしょう。

※Windowsユーザーも動画編集は可能です。

Macユーザーにおすすめの動画編集ソフト6選

Macユーザーにおすすめの動画編集ソフトは、あわせて6つあります。クリエイティブな動画編集にぴったりのソフトばかりです。特徴や費用感も含めて整理しているので、気になる動画編集ソフトを利用してみてください。

1．Filmora

Filmoraは、クリエイティブソフト開発を行っているWondershareが提供する動画編集ソフトです。自由に使える素材を5,000万種類も提供しており、テンプレートに合わせて動画を整理するだけで、簡単におしゃれな動画を作り出せます。

データをクラウドで管理するため、PCでの編集はもちろん、スマホやタブレットでも気軽に編集できるのも魅力です。

Filmoraの特徴

対応デバイス	PC、スマホ、タブレット
料金	・マルチプラット1年間プラン：7,980円/年（税込）・1年間プラン：6,980円/年（税込）・永続ライセンス：8,980円（税込）

「Filmora」のレビューを見る

2．Adobe Premiete Pro

Adobe Premiete Proは、クリエイティブソフト開発大手のAdobe株式会社が提供する動画編集ソフトです。AI機能を駆使して、初心者でも高品質な動画編集ができるほか、動画内の不要なモノを自動削除できるなど、理想の動画作品を生み出せます。

また、Adobe Premiete Proは単体プランだけではなく、Adobeが提供するソフト20種類以上がまとまったコンプリートプランに集約されているのが特徴です。お得にクリエイティブソフトを利用できることから、クリエイティブに全般に対応したい人向けのサービスだと言えます。

Adobe Premiete Proの特徴

対応デバイス	PC
料金	・単体プラン：2,728円/月（税込）・コンプリートプラン：6,480円/月（税込）・法人版：1ライセンス当たり4,380円/月（税込）

「Adobe Premiete Pro」のレビューを見る

3．DaVinci Resolve

DaVinci Resolveは、ビデオテクノロジー開発を行うBlackmagic Designが提供する動画編集ソフトです。海外映画で利用されている編集ソフトであり、動画編集に必要な機能がひとつにまとめられているため、タスクごとにソフトウェアを切り替えずに編集作業を実施できます。

基本無料で利用できるのもメリットです。Macユーザーはもちろん、Windowsでも動作することから、世界中で愛されている製品だと言えます。

DaVinci Resolveの特徴

対応デバイス	PC
料金	・基本プラン：無料・有料プラン：47,980円（税込）

「DaVinci Resolve」のレビューを見る

4．PowerDirector 365

800万種類以上の素材を利用できるため、イメージ通りの動画作品を生み出せるソフトだと言えるでしょう。

PowerDirectorは、マルチメディアソフトウェア開発を実施するサイバーリンク株式会社が提供する動画編集ソフトです。AI技術を活用して、人の動きに合わせてフォントや画像を自動で動作させるモーショントラッキング機能を利用できるので、複雑な編集が必要ありません。チュートリアルも充実していることから、初心者でも導入しやすいのが魅力です。

PowerDirector 365の特徴

対応デバイス	PC
料金	・PowerDirector単体：6,200円/年（税込）・PowerDirector+PhotoDirectorセット：9,800円/年（税込）

「PowerDirector 365」のレビューを見る

5．iMovie

iMoveは、Macユーザー御用達のAppleが提供する無料の動画編集ソフトです。シンプルな操作画面が特徴のソフトであり、撮影した動画を切り貼りすることで簡単に動画作品を生み出せます。

また、20種類以上のスタイルをテンプレートとして用意しているので、初めての動画編集でも高品質な作品を作り出せるのが魅力です。

iMovieの特徴

対応デバイス	PC・スマホ・タブレット
料金	無料

「iMovie」のレビューを見る

6．Keynote

Keynoteは、前述したiMovieと同様にAppleが提供するソフトです。ただしKeynoteは、一般的な動画編集ソフトではありません。プレゼンテーションの動画化に特化した編集ソフトです。

アニメーションをスムーズに反映できることから、資料作成やプレゼンテーションで活用できます。Apple独自で提供される素材をふんだんに利用できるため、業務として利用しやすいソフトだと言えるでしょう。

Keynoteの特徴

対応デバイス	PC・スマホ・タブレット
料金	無料

「Keynote」のレビューを見る

Macユーザー向け、動画編集ソフトの選び方

さまざまな動画編集ソフトが提供されているなか、ひとつに絞り込めないと悩んでいる方もいるでしょう。最後に、自分に合ったソフトの選び方を3つご紹介します。ポイントを押さえつつ、自分に合った動画編集ソフトを比較検討してみてください。

YouTube掲載動画を参考にする

動画編集ソフトで作成された作品は、次のような場所で公開されます。

TVメディア
映画館
YouTubeなどの動画配信サイト

動画編集ソフト自体の性能を確かめたいのなら、上記の動画をチェックしてみてください。なかでも動画編集ソフトの名称などを詳しく知りたい場合には、YouTubeで検索することをおすすめします。

動画配信サイトでソフト名を検索すれば、さまざまな動画作品をチェック可能です。無料で作品を確認できるため、自分の思い描く編集方法を実現できるソフトを探してみましょう。

自分好みの機能を持つソフトから選ぶ

動画編集ソフトに対して求める機能があるのなら、気になるソフトの機能ページをチェックしてみてください。動画編集ソフトの公式サイトを訪問すれば、利用できる機能を細かくチェックできます。

また、AI機能など最新の機能に対応した動画編集ソフトを求めている方もいるでしょう。最新情報は、公式サイトのTOPページに掲載されている場合が多いため、ページ内検索を利用して求める機能を探してみてください。

無料体験で操作性をチェックする

動画編集ソフトは、提供元の信頼度や機能、価格を見ていくことが大切です。ただし、それに勝る要素となるのが「操作性」です。

どんなに高品質なソフトでも、使いづらければ良い動画作品を生み出せません。一方、操作性に優れているソフトを導入すれば、動画編集作業を効率化しながらディテールにこだわった作品を制作可能です。

有料ソフトの多くが無料体験版を提供しています。いきなり導入に進むのではなく、まずは無料のソフトや無料体験版を利用し、使いやすいと感じるソフトを選びましょう。

Macで使えるおすすめソフトを比較したら実際に利用してみよう

MacのPCは、クリエイティブな作品を生み出せる魅力的なハード機器です。対応している動画編集ソフトも多く、大手企業が提供する有名な動画編集ソフトはもちろん、無料の動画編集ソフトも導入できます。

本記事でご紹介した6つのソフトは、世界中で利用されている便利なものばかりです。実際に高品質な動画作品が作られており、導入するとクリエイティブ力を高められるでしょう。気になるソフトが見つかったら、まずは無料体験版を利用して、そのまま導入に進んでみてはいかがでしょうか。

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投稿会社文書の保存期間は？保管期間別に文書の種類を紹介！は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> 業種・業界を問わず、会社では数多くの文書が扱われています。

文書の保管は整理の手間やスペースの確保が必要になるため、できることならば過去の文書を処分したいと考える方も多いのではないでしょうか。

しかし、会社文書には適切な保存期間があり、知らずに処分してしまうと法律違反となってしまう可能性もあります。

そこで今回は、会社で扱う文書（書類）の保存期間について詳しくご紹介します。

会社文書（書類）は法律で保存期間が定められている

会社で扱われる文書の多くは、会社法や法人税法をはじめとした各種法律で保存期間が定めれらています。

法律で定められた保存期間を満たさずに文書を廃棄してしまうと、過料が課せられるほか、企業としての信頼を失いかねません。

一方で、保存期間を過ぎた文書を廃棄せずに残していると、次第に保管スペースが圧迫されてしまい、文書の管理も難しくなります。

そのため、文書の種類ごとの保存期間を理解したうえで、適切なタイミングを見極めて廃棄する必要があります。

保存期間別に文書の種類を紹介

ここでは、保存期間別に主な会社文書の種類を確認していきましょう。

永久保存する必要がある文書

定款
株主名簿・新株予約権原簿・端株原簿・社債原簿・株券喪失登録簿
登記・訴訟に関する書類
官公署への許認可関係の届出書類および重要文書
社規・社則に関する通達文書
効力が永続する契約にまつわる文書
権利や財産に関する書類
製品開発・設計に関する重要文書
重要な人事に関する書類
労働組合との協定書

これらの文書は、法令により永久保存が義務付けられているわけではありませんが、文書の性質上、永久保存することが必要だと考えられています。
このほか、株主総会や取締役会などの議事録や、稟議書・決裁文書などは法定の保存期間を超えて永久保存している企業が多くあります。

10年間保存する必要がある文書

株主総会議事録
取締役会議事録
重要会議記録
満期もしくは解約となった契約書
決算書
貸借対照表・損益計算書などの計算書類や附属明細書
総勘定元帳・各種補助簿などの会計帳簿や事業に関する重要書類

7年間保存する必要がある文書

仕訳帳・現金出納帳など取引に関する帳簿
決算に関連して作成された書類
領収書・預金通帳・手形控・振込通知書・請求書・契約書・見積書
扶養控除等（異動）申告書
源泉徴収簿

5年間保存する必要がある文書

産業廃棄物管理票
従業員の身元保証書、契約書

4年間保存する必要がある文書

雇用保険の被保険者に関する書類

3年保存する必要がある文書

労働者名簿
雇入れ・解雇・退職に関する書類
災害補償に関する書類
郵便物等の発受信簿

2年保存する必要がある文書

健康保険・厚生年金保険に関する書類

保存期間が定められていない文書の扱い

法律で保存期間が定められていない文書は、自社内で保存期間を決めて管理する必要があります。

保存期間を決定する際は、以下の観点から期間を検討してみるとよいでしょう。

業務を遂行する上での必要性
トラブル・訴訟時に立証するための必要性
会社の歴史上の重要性

保存期間を過ぎた会社文書の廃棄方法

会社文書のなかには、個人情報や機密情報が記載されているものも少なくありません。

そのため、保存期間を過ぎた会社文書は適切な方法で廃棄する必要があります。

次は、保存期間を過ぎた会社文書の主な廃棄方法について見ていきましょう。

シュレッダーによる廃棄

会社文書の主な廃棄方法のひとつが、シュレッダーによる廃棄です。

文書が少量であれば、業者を使わずオフィス用のシュレッダーで処分することができます。一方、文書を大量に処分する場合、手間と時間が大きくなってしまいます。また、目の粗さによっては書類が復元されてしまう可能性があるため注意が必要です。

溶解処理による廃棄

業者に依頼して溶解処理を行う方法もあります。

段ボールに書類を詰めたまま回収してもらえるので、大量の文書であっても手間がかからないのがメリットです。

ただし、回収から溶解処理までの間に情報漏洩が発生するリスクがあるため、信頼できる業者を選ぶことが重要になります。

文書の電子化で保管が楽に！

会社文書は種類によって保存期間が異なり、長年にわたって保管しなければならない文書も少なくありません。

また、年々増えていく紙文書の保管スペースを確保しなければならず、廃棄するのにも手間・コストが発生してしまいます。

このような紙文書ならではの負担を軽減する方法が、文書の電子化です。

ペーパーレスの動きが活発化している昨今、会社文書を電子保管するための法整備が進んでおり、「e-文書法」（※1）や「電子帳簿保存法」（※2）の要件を満たしている場合には文書の電子保管することができます。

※1：e-文書法とは、2005年に施行された「文書の電子保存」について定めた2つの法律の総称。「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2つを指す。（参照：e-文書法の施行について｜高度情報通信ネットワーク社会推進戦略本部）
※2：電子帳簿保存法とは、1998年に施行された「国税関係帳簿書類の電子保存」について定めた法律。（参照：電子帳簿保存法関係｜国税庁）電子帳簿保存法について詳しくしる電子帳簿保存法とは？基礎知識と対応のポイントを解説【2022年1月改正】

文書の電子化にワークフローシステムを活用！

近年では稟議書や申請書などの各種文書を電子化して運用・保存できるワークフローシステムが多くの企業で導入されています。

ワークフローシステムを用いることで、各種文書をシステム上で一元管理することができ、文書保管の負担を大幅に軽減することができます。

一方で、書類を電子化した場合でも紙に印刷しなくてはならないシーンがあるのも事実です。
業務効率改善やコスト削減、ガバナンス強化などの観点からペーパーレスの推進は必要ですが、必要に応じてこれまでと同じように印刷ができるかどうかもワークフロー製品を選定する際のポイントとして覚えておくとよいでしょう。ワークフローシステムについて詳しく知るワークフローとは？意味や役割などの基礎知識を徹底解説！

会社文書を電子化し管理の効率化に成功した事例

株式会社明光商会様

稟議書や申請書などの決裁業務について、ワークフローシステム導入以前は複写式の専門用紙に手書きしていたという株式会社明光商会様。

決裁に時間がかかるだけではなく、書類の紛失や書類の進捗が把握できない、過去の決裁済みの処理を探すのに手間がかかるなど管理の面でも様々な課題を抱えていました。

ワークフローシステムを導入したことにより、書類をデータベースとして取り扱うことができるようになったため、決裁の迅速化に加え正確性や透明性、検索性が向上し、監査業務の効率化や会社全体としての内部統制の強化を実現しました。監査部門からも高い評価株式会社明光商会様ワークフローシステム導入事例｜株式会社エイトレッド

まとめ

今回は、会社で扱う文書の保存期間についてご紹介しました。

普段何気なく扱っている文書であっても、知らずに廃棄してしまうと大きなトラブルに発展してしまう恐れがあります。

今回ご紹介した情報も参考に、会社文書の管理方法を見直してみてはいかがでしょうか。

元記事：会社文書の保存期間は？保管期間別に文書の種類を紹介！

記事提供元：株式会社エイトレッド｜ワークフロー総研

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投稿なぜタスク管理が必要？クラウドツールの活かし方は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> 仕事を効率的に進めるために、重要な作業がタスク管理です。タスク管理ができていれば、ミスや遅延が少なくなり、仕事がスムーズに進みます。

タスク管理にはさまざまな方法がありますが、おすすめするのはクラウドツールを使った方法です。アナログなタスク管理に比べてスピーディーに管理ができるうえに、数多くの便利な機能を使えます。

本記事ではタスク管理の必要性や、おすすめのクラウドツールをご紹介します。タスク管理について理解を深めて、円滑に仕事を進めましょう。

タスク管理の必要性とは

タスク管理は、仕事を効率的に進め生産性を上げるために必要な作業です。業務のプロセスを細分化・可視化し、それぞれに優先順位をつけることができれば、適切にスケジューリングができます。つまり着手すべきタスクや、どの業務をいつまでに終わらせるべきかが分かっている状態となり、タスク漏れも遅延も軽減できます。

またタスク管理は、個人単位だけでなくチームで動く場合も必要な作業です。全体としてペースを合わせ、スムーズにプロジェクトを進めるためには、タスクを整理できていることが前提になります。

つまりタスク管理は、すべての仕事の基本とも言える作業です。タスク管理なしで仕事はできないといっても、過言ではありません。

効率的なタスク管理方法

タスク管理は、ただタスクをメモしておくことではありません。自分のタスクを把握して期日までに確実にやり遂げるだけでなく、できるだけ管理工数を減らせるとベストです。具体的に、効率よくタスク管理するための手順は以下の通りです。

タスク管理ツールを活用する
タスクを細かく分ける
タスクに優先順位をつける

まずタスク管理ツールの導入は、必ず行ってください。タスクが増えるとタスク管理はどんどん複雑になり、アナログやExcel管理では厳しくなります。タスク管理ツールは、タスクを管理するために作成されており、さまざまな機能が備わっています。

タスク管理が上手な人は、タスク管理ツールを使ったうえで、タスクを細分化し、優先順位を決めています。大きい粒度のままだと、スムーズに管理できないためです。また、次に手をつけるべきタスクが分からず、想定以上の時間がかかってしまうこともあります。できるかぎりタスクを細かく分けて、スケジュールを調整しましょう。

タスクを細分化したうえで、優先順位を決めて取り組みます。発生した順番でタスクを処理していると、いつまでたっても重要な仕事に取り組めません。仕事ができる人は、この優先順位づけがうまく、自分が今取り組むべきタスクが分かっています。タスク管理を効率的に進めるために、上記3つのポイントを日々意識しましょう。

タスク管理用クラウドツールの選び方

タスク管理用クラウドツールを選ぶ際に、どのような点に気をつければよいでしょうか。最近は多くのタスク管理ツールがあり、機能もデザインも全く異なります。そこで、自社にとって最適なタスク管理ツールを選ぶために、事前に知っておくべきポイントを解説します。

機能で選ぶ

タスク管理ツールを選ぶ際に欠かせないポイントが、機能です。シンプルにタスク管理ができればよいか、ほかにもさまざまな機能があったほうがよいかで選び方は変わります。特にチェックしておきたい機能は、下記の通りです。

通知機能
繰り返し設定機能
カレンダー連携機能
連携機能

一般的なタスク管理ツールであれば、これらの機能はほぼ備わっています。ただしツールによって、使い勝手が全く異なります。

例えばチーム人数が多い場合は、タスクを簡単に連携できたほうがよいでしょう。またタスク管理ツールでスケジュールまで管理したい方は、カレンダー機能があったほうが便利です。タスク管理ツールは、このように使用頻度も考慮しながら、自社にとって必要な機能が備わっているものを選ぶことが重要です。

価格で選ぶ

タスク管理ツールを選ぶにあたって、価格は非常に重要です。無料のツールもありますが、機能を制限されていることがほとんどです。

有料のツールは、プラン分けされているものと、買い切りのものがあります。プランが分かれている製品は、初期費用を抑えられることが多いため、実際に使ってみるのも1つの手段です。また、有料のタスク管理ツールのなかには、無料お試し期間を設けている製品もあるので積極的に利用しましょう。

デザインの使いやすさで選ぶ

最近のタスク管理ツールは、低価格で優秀なものが増えています。したがって機能や価格だけでなく、デザインも重要なポイントになるでしょう。

ユーザーインターフェースによって、使いやすさも変わります。操作がしやすいタスク管理ツールは、慣れるまでに時間がかからず、長期間使い続けやすいでしょう。タスク管理ツールを選ぶ際は、事前にデザインも必ず確認するようにしてください。

タスク管理におすすめのクラウドツール3選

タスク管理におすすめのクラウドツールを3つご紹介します。機能、価格、デザインそれぞれに違った特徴があるため、迷っている方は参考にしてください。

Asana

Asanaはタスク管理ツールのなかでも、タスクを効率的にこなしていくための機能が充実しています。単純にタスク管理ができるだけでは不十分、タスクを効率的にチームでも進めていきたい方にはぴったりです。

Asanaには、ほかのタスク管理ツールにはあまりない機能が多数備わっており、以下の機能を無料で使用できます。

リスト形式でタスク管理
期限や人、タスク名による順序並び替え
サブタスクで担当者割り当てと期限決め
プロジェクトとしての進捗管理
複数プロジェクトへの紐づけ

有料プランは、無料プランに比べてセキュリティや連携機能が充実しています。会社の標準ツールにしたい場合はぴったりでしょう。ただし1ユーザー当たり月額1,475円かかるため、比較的高額なツールです。効率的なタスク管理がしたい方は、予算と相談しながらAsanaの導入を検討してください。

・Asanaの参考価格

Premium：1,475 円 / ユーザー/月額

・Asanaの参考レビュー

解決できた課題・具体的な効果
・Excelでのタスク管理・ガントチャート卒業
・プロジェクト施策のタスク依頼・ディスカッション・質問
課題に貢献した機能・ポイント
・メール・チャット・メンション機能

エクセルでのガントチャートはテンプレートもネット上にあるため、簡単に作れる一方で個別タスクのを誰に割り振るか、計画スケジュールの日程変更は手間が多かったです。

Asanaの場合はタスクの日程をツールで変更し、計画自体のリスケジュールもカレンダー日程を押すだけで可能なので非常にラクです。また、Gmailなどとも連携しているため社外のプロジェクトに関するやりとりも簡単。

またSlackなどのチャットツールでタスクのやりとりもできますが、フロー型ツールは情報が流れてしまうため遡るのに時間がかかりますが、タスクベースで質問・チャットができるため情報管理の面でもコスト削減につながります。
Asanaへのレビュー「エンジニア以外でもタスク・プロジェクト施策の管理におすすめ」より

「Asana」のすべてのレビューを見る

Backlog

Backlogは、チーム単位でプロジェクトを進める際におすすめのツールです。誰が、何を、いつまでにやるかを明確にできるため、連携コストが少なくなるでしょう。例えば企画、総務、マーケティング、製造、開発などの現場で活躍しています。Backlogのメリットは下記の通りです。

タスクを見える化できる
ガントチャートでプロジェクトを管理できる
ナレッジを蓄積するWiki機能がある
頻出するバグを管理してチームで共有ができる

シンプルなタスクを個人で実行するというより、チームで複雑になったタスクを整理しながら解決できるツールです。カンバンボードで「カード」をドラッグ＆ドロップすると変更がリアルタイムで反映されるので、初心者でも直感的に操作しやすいのも魅力です。スムーズにタスクを管理して、滞りなくプロジェクトを進めたい方におすすめのツールだといえるでしょう。

・Backlogの参考価格

スタータープラン：2,970 円 / 月(税込)/30ユーザーまで

・Backlogの参考レビュー

オリジナルのクラウドサービスを構築のため、社内の担当者、社外のWEB制作ベンダーさんとのプロジェクト進行管理のために使用しています。
課題ごとに進捗が一目で分かったり、連絡事項をやりとりしたり、資料を送付したりと、すべてが一気通貫で管理ができるので非常に便利です。
期限が超えたタスクには炎上マークなんかもでて、お茶目でいいですね。
マイルストーンのグラフで、進捗が視覚的にわかるのもGOODです。
Backlogへのレビュー「社内外の方と連携を取りながらのプロジェクト推進」より

「Backlog」のすべてのレビューを見る

Trello

Trelloは、無料で使えるシンプルなタスク管理ツールです。世界中に475万人以上のユーザーがいるほど人気のアプリで、使いやすさには定評があります。

Trelloの最大の特徴は、視覚的に見やすいことです。タスクを付箋のようにペタペタ貼りつけることができます。非常にシンプルで難しい機能もないため、毎日スピーディーにタスクをこなしたい方には最適でしょう。

ボード上にタスクの進捗状況を設定し、そのままカードをドラッグ＆ドロップすれば移動ができます。ステータスが視覚的に分かり、直感的な操作ができるため使いやすさもバツグンです。また、ボードの作成数の上限がないため、大人数で共同作業もできます。費用を削減しながら、シンプルで使いやすいタスク管理ツールを導入したい方におすすめです。

・Trelloの参考価格

基本プラン：無料

・Trelloの参考レビュー

部内でエクセルを利用してタスク管理をしていましたが、タスクの登録や進捗の登録ができる環境が限られていた。
しかし、本サービスの利用にともない環境を選ばず利用できるため、特に進捗の漏れがなくなった点と打合せにて進捗確認がとてもしやすくなりました
Trelloへのレビュー「何と言ってもタスクの見やすさ」より

「Trello」のすべてのレビューを見る

クラウドツールを使ってタスク管理をしよう

タスク管理ができるだけで”仕事ができる人”と認定されるほど重要な作業です。タスク管理ツールを使いこなせば、より効率的に仕事ができるでしょう。今回ご紹介したタスクツールは、それぞれに異なる特徴があります。自社にあったタスク管理ツールを選んで、毎日の仕事をテキパキとこなしましょう。

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]]> https://www.itreview.jp/labo/archives/13618/feed 0 タスク管理ツール/ToDo管理 task-management 仕事を効率的に進めるために、重要な作業がタスク管理です。タスク管理ができていれば、ミスや遅延が少なくなり、仕事がスムーズに進みます。タスク管理にはさまざまな方法がありますが、おすすめするのはクラウドツールを使った方法で […] ]]> https://www.itreview.jp/labo/wp-content/uploads/2023/02/246-min-300x158.jpg 【前編】すべての働き方に安心と快適性を。ヤマハが提唱する「ハイブリッド型ワークスタイル」とは？ https://www.itreview.jp/labo/archives/13197 https://www.itreview.jp/labo/archives/13197#respond Thu, 16 Feb 2023 23:00:00 +0000 https://www.itreview.jp/labo/?p=13197 新型コロナウイルスの感染拡大がきっかけでテレワークが進んだことにより、今までのワークスタイルが変わりつつあります。これからは、オフィスと自宅、ビジネスとプライベートを融合させた「ハイブリッド型ワークスタイル」がスタンダ […]

投稿【前編】すべての働き方に安心と快適性を。ヤマハが提唱する「ハイブリッド型ワークスタイル」とは？は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> 新型コロナウイルスの感染拡大がきっかけでテレワークが進んだことにより、今までのワークスタイルが変わりつつあります。

これからは、オフィスと自宅、ビジネスとプライベートを融合させた「ハイブリッド型ワークスタイル」がスタンダードになっていくと考えられます。

個人も組織も、この波に乗り遅れないようにすることが求められていくでしょう。

そこで、今回はハイブリッド型ワークスタイルを実践する2名による対談を企画しました。

ホストは、浜松／東京の多拠点生活をしながら、フリーランス／企業取締役／企業顧問というパラレルキャリアを実践する沢渡あまね氏。

ゲストのヤマハ株式会社・平野尚志氏も、本業では企業のテレワークを支えるソリューションを提供し、週末は家業の農業支援をしています。

これからの組織や個人は、どのようなスキルとマインドを持てば新たな働き方に順応できるのでしょうか？ハイブリッド型ワークスタイルがもたらす世の中の変化と適応方法について、2回にわたり語っていただきました。後編はこちら【後編】すべての働き方に安心と快適性を。ヤマハが提唱する「ハイブリッド型ワークスタイル」とは？

テレワーク下でも快適なビジネスコミュニケーションを実現するヤマハの音響技術

沢渡：今回、ヤマハの平野さんをお訪ねしたのは、2019年のテレワーク・デイズ浜松（※）でご一緒したあたりから、ヤマハさんとは目指す方向が同じだと感じており、意見交換したいと思ったからです。

※テレワーク・デイズ浜松│テレワーク・デイズは2017年から政府や東京都などが連携して展開している、柔軟な働き方を実現するテレワークを推進する全国的なプロジェクト。

2020年東京オリンピック・パラリンピック競技大会中の交通混雑の緩和を目的として展開された。浜松では、テレワーク・デイズ浜松をITベンチャーの株式会社NOKIOOが主催。

デジタルの力を使って、離れた場所にいる人と人がつながっていく。お互いの想いやスキル、知識が掛け算される。

そうして新しい価値の生み出される世界が、ヤマハさんも私たちワークフロー総研も目指しているところだと思います。

そのためには、場所や空間に捉われないコミュニケーションを可能にしなければいけません。

音声コミュニケーションやワークフローといった仕事の要件をデジタル化することは必須ですね。

そうした背景から、音響のプロであり、ネットワークのプロでもあるヤマハの平野さんをお訪ねしました。

平野：ヤマハは、音と音楽を原点とした感性と多彩な技術を融合し、皆様の心豊かな生活に貢献することを目指しております。その中で実は、1980年代より音・楽器・音響のデジタル化に取り組んできました。

コミュニケーションの分野では、デジタル楽器づくりで培った音に関する技術を、さまざまなビジネス向けデバイスに応用しています。

1987年には通信事業に参入し、1995年にリモートルーターといったネットワーク機器も発売してきました。

オフィスソリューションの領域では、リモート会議に使うマイクスピーカーデバイスを2006年から発売しています。

グローバル化が加速し、遠隔地とのコミュニケーションが重要になりつつある時代でした。

ヤマハには、DSP（※）という優れたオーディオ再生技術がありました。この技術をマイク・スピーカーに応用すれば、いま話をしている人の声だけを高い精度で拾い、周囲の音声を拾わないことが可能になる。

これなら会議室内の会話をクリアに届けられるかもしれないと気付いたわけです。

※DSP│デジタル・サウンドフィールド・プロセシングの略。本物のコンサートホールやライブハウスさながらの「音場」を家庭の再生装置で忠実に再現するヤマハの独創技術。

ヤマハでは、このような製品開発を通じて、どうしたら快適なオフィス環境でのビジネス・コミュニケーションを実現できるかに挑戦してきました。

沢渡：なるほど。確かに読者の中には、遠隔会議において音声がコミュニケーションに重要だということに気付いていない人もいるかもしれませんね。

平野：働き方改革やテレワークが進んでいくと、カフェやコワーキングスペースといったオープンな場所で働く人が増えるでしょう。

すると、音の課題がみなさんのビジネス・コミュニケーションの障害となるかもしれません。それを解決できる良い製品を選んでほしいという想いがあります。

我々の音響技術は、さまざまなビジネスシーンで快適なコミュニケーションに役立ってもきました。

ですが、その重要性を理解していただく機会はあまりありません。オフィスの音声ソリューションをヤマハが提供していることへの認知を広げたいと思っていました。

そんなタイミングで、沢渡さんからお声掛けをいただいたのが、2019年のテレワーク・デイズ浜松だったのです。

地元や首都圏の企業が浜松に集まり新たな働き方について考えるイベントだと聞き、参加を決めました。

沢渡：嬉しいコラボレーションでしたよね。さらに、今のお話を聞き、なぜヤマハさんが、音声コミュニケーションデバイスに力を入れていらっしゃるか腹落ちしました。

「タイムカード型」という製造業に最適化された働き方の弊害

沢渡：コロナ禍でテレワークが急速に普及しましたが、同時にたくさんの課題も浮き彫りになりました。

日本の組織で顕著な課題には、大きく2つあると思います。1つ目は、何といってもコミュニケーション上の課題です。

私が全国350以上の企業や官公庁、自治体の支援をしている中でいただくのは、コミュニケーションに関する相談が圧倒的に多いです。

テレワークにしたら雑談が生まれにくくなったとか、報・連・相がやりにくいといった問題が噴出しています。

2つ目は、製造業に最適化された旧来日本の働き方から生じる課題です。この課題には、1つ目のコミュニケーション上の課題を生んでいる背景を説明する必要があります。

日本企業の働き方は過去50～60年間、ものづくりの現場に最適化されてきました。生産計画にもとづいて業務全体をコントロールするためトップに権限と責任をもたせる、いわば統制型の働き方です。

その働き方に合わせて、規程やコミュニケーション、マネジメントの仕方までが統制型になっていました。

ところが、昨今のコロナ禍に向き合う上で、全員が同じ時間と空間を共有する働き方が限界を迎えることになります。

従業員1人ひとりの自律的な判断が求められるようになりました。つまり、これまでのような統制型一辺倒の働き方やマネジメントスタイルは、もはや通用しなくなりつつあるということなんです。

平野：日本が産業発展を遂げるために最適化・効率化されてきたのが、統制型の働き方だったと思います。とはいえ、ワークライフバランスの視点では根深い課題ですよね。

沢渡：一方、テレワークをうまくやっている組織もあって、そうでない組織との二極化が急速に進んでいる印象を受けます。

危機対応や環境変化に対する柔軟性や適応力といった「ビジネス・レジリエンス」があるかどうかは重要な課題です。

少しでも、徐々にでも、オープンな仕事のやり方になじんでいかなければ、事業継続さえ危ぶまれる状況が今でしょう。

平野：大筋は確かにそうですね。少し表現が異なりますが、私は「タイムカード型」の弊害かなと思っています。

沢渡：タイムカード型ですか！

平野：仕事の質や成果ではなく、時間で管理する働き方ということです。このサラリーマン人生の中で私が最初に感じた違和感は、タイムカードをバチンと押して始業することでした。

タイムカードを押し、オフィスという「箱」の中に人が入ります。「箱」の中にいる時間は仕事にカウントしますが、「箱」の外に出たら仕事ではありません。

「従業員のがんばりは、残業時間の量で評価する」という時代もあったかもしれません。でも、自分が力を発揮したと感じるときは、いくら時間をかけたかではないんじゃないかなと、ずっと想っているんです。

沢渡：どんなに成果を出しても、週5日×8時間とにかく仕事場にいなければダメで、評価もされないのは違和感がありますね。これを私は「週5日×8時間の呪縛」と呼んでいます。

平野：タイムカード型において、クリエイティブな仕事を時間で管理しようとするのは難しいわけです。オフィスにいる時間だけクリエイティブなことを考えているのかというと、そんなことはありません。ずっと考えているはずですよね。

時間管理にもとづくマネジメントや働き方を見直す機会が、テレワークの普及によって到来したのかなと思います。

沢渡：私は日ごろ、生産性が高い状態とは、1人ひとりが働き方の「勝ちパターン（効率的で心地よい仕事のやり方）」を実践できている状態だと説明しています。

ITを使いこなして、個々人やチーム、職種ごとにそれぞれの勝ちパターンを追求していく。これこそが、もっとも生産性の高い状態を実現する方法です。

今の働き方は、自社や自業界あるいは自職種の勝ちパターンになっているでしょうか？今回の記事を読んでいらっしゃるみなさんに、今一度考えてほしいと思います。

「ハイブリッド型ワークスタイル」への適応で、1人ひとりの生産性を最大化する働き方へ

沢渡：勝ちパターンを実現するためにも、私たちは今日のテーマであるハイブリッド型ワークスタイルに向き合う必要があります。

さまざまな働き方の選択肢を組み合わせることによって、自分たちの勝ちパターンを実現していく考え方です。

私はハイブリッド型ワークスタイルには、「3つのハイブリッド」があると思っています。

1つ目は「場所のハイブリッド」です。オフィスでも働くし、自宅でも働くというような働き方が増えていますね。

あるいは、コミュニティスペースやカフェで働くこともあります。最近では、リゾート地で休暇を兼ねて仕事をする「ワーケーション」という言葉もあります。

私は、大好きなダム際で働く「ダム際ワーキング」を実践しています。

それぞれに生産性や集中力が高まる、あるいは、アイデアや雑談が生まれやすい環境があるはずです。

働く場所を主体的に組み合わせることで、たとえ同じ場所に集まれるとは限らない人たち同士で仕事をしたとしても、勝ちパターンを実現する働き方ができるのです。

場所のハイブリッド化は、これからどんどん進んでいくでしょう。

平野：働く場所を組み合わせ、生産性を高めていくということですね。

沢渡：そうですね。2つ目が「顔のハイブリッド」です。

例えば、「パラレルキャリア」という言葉があります。これは、ひとりの人間が複数の顔、つまり役割を持っている状態です。

例えば、本業と副業とで2社に勤める人は、「顔」がA社とB社のハイブリッドですね。

私の「顔」もハイブリッドです。フリーランスで執筆や講演の活動をしつつ、ある企業では顧問を務め、またある企業では取締役に就任しています。

就労人口の減少によって、1社では業務遂行に必要なリソース・知識・機能を内部で賄うことが確約できない時代に突入しました。

ハイブリッドに活躍できる人材を多方面で活用していかなければ、もはや組織は必要なリソースを得られないところに来てしまっているのかなと思います。

そして3つ目が、「業種・職種のハイブリッド」です。例えば最近、アグリテックという言葉がありますね。

これは、アグリカルチャー（農業）とテクノロジー（最新技術）をかけています。農業とITのように、まったく異なる職種や業種を掛け合わせることで、新たな価値を生む時代になっているわけです。

選択肢や環境を組み合わせて自分たちの勝ちパターンを実現していくことは、日本全体の生き残り戦略に直結すると思っています。

（出典：ヤマハ株式会社）

平野：Beforeコロナ、つまりコロナ禍が発生する以前も、誰もが「テレワークを進めなくてはいけない」と頭ではわかっていたと思います。

ですが、「本当にテレワークになるだろうか？」と、懐疑的な感覚があったのではないでしょうか。組織的な問題点も多く、できなかったのが日本国内の現状だったわけです。

それが、新型コロナウイルスの流行で、現実的に出社できなくなりました。でも仕事はしなくてはいけない。仕事とプライベートの切り分けができない。

「今までやってきたことは、間違いだったのか」というくらいに、メンタル面のダメージが大きかったと思います。しばらくして緊急事態宣言が明け、再度、出勤して仕事をすることが求められました。

そうした流れにあって、我々はハイブリッド型ワークスタイルという言葉をメッセージとして発信することにしたのです。

オフィスワークとテレワークのどちらかに寄せるのではなく、どちらの働き方でも仕事はできるということを伝えたかった。

どちらも正しいし、自分たちの働きやすい環境を自発的に作る時代が来ています。

新たな働き方を支えるインフラは何か、どのような考え方が必要かとも考えてきました。このアイデアを、もっと研ぎ澄ませていきたいと思っています。

沢渡：テレワークの話題になると、必ずといって良いほど綱引きが起きます。

オフィス絶対派と自宅絶対派の「原理主義者」たちの綱引きです。ですが、この綱引きにはまったく意味がありません。

平野：そうですね。

沢渡：組み合わせて価値を生めばいいんですよ。そういう意味で、ヤマハさんが提唱するハイブリッド型ワークスタイルは、どちらの働き方も尊重しています。

とても現実的であり、そこになじんでいくのが我々に求められるニューノーマルな働き方だと思います。

（出典：ヤマハ株式会社）

平野：どちらが良い・ダメと決めてはいけませんね。新しい働き方もどんどん試して、生産性が上がるなら取り入れたら良いと思います。

そうしたメッセージを伝えたくて、ヤマハではハイブリッド型ワークスタイルを提唱することになりました。それぞれの人にとってベストな働き方が選べる時代が来ると良いなと思います。

前編では、テレワークの普及で見えてきた働き方の課題と、ハイブリッド型ワークスタイルがもたらす柔軟で生産性の高い働き方の可能性について考えました。

後編では、ハイブリッド型ワークスタイルによる効果について、また、場所に捉われない働き方を支える技術とエンジニアの存在についてお話しします。

この記事の後編はこちら！続けてお読みください

【後編】すべての働き方に安心と快適性を。ヤマハが提唱する「ハイブリッド型ワークスタイル」とは？

元記事：【前編】すべての働き方に安心と快適性を。ヤマハが提唱する「ハイブリッド型ワークスタイル」とは？

記事提供元：株式会社エイトレッド｜ワークフロー総研

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投稿【後編】すべての働き方に安心と快適性を。ヤマハが提唱する「ハイブリッド型ワークスタイル」とは？は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> 新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、今までのワークスタイルが変わりつつあります。

これからは、オフィスと自宅、本業と副業、ビジネスとプライベート、など複数の環境や立場や顔を融合しながら価値を創出する、「ハイブリッド型ワークスタイル」が普及していくと考えられます。

今回の対談では、ヤマハ株式会社・平野尚志氏とワークフロー総研フェロー・沢渡あまね氏に、ハイブリッド型ワークスタイルについて語っていただきました。

前編では、ニューノーマルな働き方を支えるヤマハの技術と想い、ハイブリッド型ワークスタイルの概念についてお聞きしました。

後編は、ハイブリッド型ワークスタイルの効用や近未来における理想の働き方について、対談者2名にお話いただきます。前編はこちら【前編】すべての働き方に安心と快適性を。ヤマハが提唱する「ハイブリッド型ワークスタイル」とは？

オフィスという「箱」の必要性が問われる今、デジタルワーク化を軸に「ハイブリッド型ワークスタイル」へのシフトを

（出典：ヤマハ株式会社）

平野：今までの働き方では、オフィスという「箱」の中に働く場所が限定されていました。仕事やコミュニケーションは、おもに「箱」の中に入っている人同士で行う状態だったと思います。

それが、緊急事態宣言により自宅待機が余儀なくされた「Underコロナ」のタイミングや、感染予防と経済活動の両立を目指す「Withコロナ」のフェーズに至って、「箱」という概念の存在が希薄になりました。

なぜなら従業員は、自宅やコワーキングスペースなどで、テレワークを体験してしまったからです。

業務上のコミュニケーションは、インターネット上やバーチャルな環境の中で行わなければなりません。

沢渡：「ハイブリッド型ワークスタイル」では、オフィスと自宅、本業と副業、ビジネスとプライベートなど異なる環境や立場を融合させて価値を創出します。

それぞれの人にとって、もっとも生産性の高い働き方を目指します。人々は場所に捉われず、オープンにつながり仕事をしていきます。

そんなハイブリッド型ワークスタイルを実現するうえで、デジタルで仕事をできることは必須の要件です。

平野：デジタルな働き方が浸透していくと、会社が管理すべきファシリティ（資産）の概念も変わりますよね。

ですから、テレワークをはじめとする働き方改革は、企業がしっかり取り組まなければいけない課題だと思います。

そうしないと、従業員が高いパフォーマンスを発揮できる環境は作れないはずなんです。

沢渡：確かに、ひとりでもアナログな仕事のやり方をしてしまうと、チーム全体の生産性が落ちてしまいますからね。

その人のために例外の対応をする、あるいは情報を共有する機会を別途設ける必要が生じるからです。

平野：おっしゃるとおりです。やはりテレワークや働き方改革の実現には、デジタルワーク化は避けて通れませんね。1887年創業で歴史の長い会社ですが、ヤマハも変わろうとしています。

コロナ禍で悲しいことはたくさんあります。この苦境を乗り越えていくのが先決であることに変わりはありません。

それでも、変わるのに良いタイミングと捉えてマインドチェンジをしていくことが求められていると感じています。

仕事も人生もより深みを増す「ハイブリッド型ワークスタイル」の効用

沢渡：実は、平野さんも「ハイブリッド型ワークスタイル」を実践されているとお聞きしました。

平野：はい。平日はヤマハに勤務し、週末は家の農業を手伝っています。野菜の手入れや収穫、直売所に野菜を並べて販売するといったことが主な仕事です。

沢渡：平日は“ITネットワークのインフラを守る人”であり、週末は“食のインフラを守る人”なのですね。ただ、「農業はやりたくないので、コンピューターの世界に入られた」と、聞いておりますが（笑）

平野：そうなんです。というのも、私の祖父が農業で苦労するのを目の当たりにしていたからです。

祖父は、夜明けから夜中の23～24時くらいまで働く毎日でした。それでも手が回りません。私も、18時ころから23時ころまで毎日手伝っていたので、そのために学校の宿題もできないほどでした。

「ここまでして農業をやらなければいけないのか？」と、ずっと悩んできたのです。そして「農家だけはやりたくない」と思い、高校生のころに心を惹かれていたコンピューターの仕事に就きました。

沢渡：そんな背景がおありだったのですね。

平野：ところが、結婚して婿入りすると、義父が農業をやっていました。しかし、義父は祖父と対照的にいつもニコニコ楽しそうで、辛そうなそぶりがまったくありません。

また、仕事ぶりは神業の域です。野菜を作り始める前の入念な準備や、従業員への仕事の割り振りなど、80代とは思えない集中力で段取りをしています。

義父の野菜作りを必死にがんばっている姿に、「ものづくり」の姿勢を学ばせてもらっている気持ちがします。

私が本業でネットワーク製品を作るときの「ものづくり」の姿勢に参考となる部分が大きいのです。

▲平野さんの義実家にあたる「ひらの農園」（浜松市浜北区）でのひとコマ、どの野菜も大きく採れたてを販売しているのが特徴

沢渡：私も先日、平野さんの農園にお邪魔しました。いただいた春菊をそのままサラダにして食べたら、とてもおいしくて驚きました。

平野：どれも義父がこだわり抜いた野菜なので、たくさんの人に味わってもらえたら嬉しいです。義父も、育てた野菜をおいしいと言ってくれる人がいるのを楽しみにしています。

そんな想いもあって、直売所の店頭に立って野菜の説明をしたり、お客さまの声を義父に伝えたりもしています。

沢渡：すばらしい話です！そこに、平野さんの核であるコミュニケーションや支えるという文脈があるのですね。

平野：ただ、農業で採算を取るのは難しいことです。家業だからこそ、売り上げよりもお客さんの喜びや義父のサポートに徹することができるのかもしれません。

そのように社会貢献を体現する仕事も選べるのは副業の良いところだと思います。

一方、会社では、社会貢献を含めてやりたいことを実現するための経営を学べます。何かを達成することも誰かを支えていくことも、ボランティアでは続きません。

お客さんや大切な人を支えるためにも収入を得て、サポートや投資に収入を回していく必要があります。

これからハイブリッド型ワークスタイルが普及していけば、さまざまな会社や仕事を経験しやすくなります。それは個人の成長につながり、本業にも良い影響が出るはずです。

私たちヤマハの目標は、音・音楽を原点に培った技術と感性で、新たな感動と豊かな文化を世界の人々とともに創りつづけることです。

ハイブリッド型ワークスタイルが進んでも、ヤマハの技術で快適なビジネスコミュニケーションを支えていきたいと考えています。

沢渡：平野さんの考え方や働き方そのものが、ヤマハさんのブランディングになっていると感じます。

ブランディングとは、製品や会社、コンセプトそのものなどの認知・理解を促進し、ファンを増やしていく取り組みをいいます。

開発の背景にある想いや技術力を語ることが、製品のブランディングになります。

さらには、ネットワーク技術やネットワークエンジニアの仕事そのものにもフォーカスし、その価値を世の中に発信する取り組みにも心を打たれています。

製品を超え、職種や世界観で魅了している平野さんのブランディング活動意義はとても大きいと思います。

平野：そういえば、仕事でご一緒したことのない人から笑顔で話しかけられることが山ほどあって不思議でした。

最近、その答えがわかったのです。実はみなさん、私がエンジニア向けに配信してきたメールを愛読してくださっていたのです。

ヤマハのネットワーク機器開発チームは、オープン型のコミュニケーションを図る目的で、もう25年以上メーリングリストを運営してきました。

メーリングリストでは、私が携わっていた当時、Eメールにまつわるノウハウのほかに、インターネット上でのマナーやコミュニケーションついても発信してきました。

それを読んで、「社会人としての生き方を学びました」と言ってくれる人がたくさんいたのです。

沢渡：それは、コンセプト・ブランディングであると感じます。ITネットワークインフラを守る仕事の価値とは何か、働き方とは何か、ヤマハさんや平野さんご自身が大切にしていることは何か。

そうしたコンセプトが平野さんの取り組みや発信を通じて世の中に認知され、理解されてきた結果でしょう。

このようなコンセプト・ブランディングの活動が、普段なかなか人の目に触れず認知されにくいITネットワークインフラの技術や仕事の価値の認知向上、ひいては私たちのよりよい働き方やライフスタイルの創造につながっていきます。

平野さんは、これからの時代において大事なことを先がけて取り組んで来られたのですね。

ひらの農園のFacebookはこちら、Instagramはこちら

Withコロナ時代の働き方を支えるエンジニアの存在と近未来における理想の働き方

▲1～4名程度の打ち合わせに最適なヤマハスピーカーフォン「YVC-200」（沢渡氏私物）と4～6名程度の会議にも対応できる「YVC-330」（平野氏使用）。

沢渡：コロナ禍で医療従事者にスポットライトが当たりました。最前線で治療や感染拡大の防止に取り組み、医療というインフラを支えてくださっています。

しかし、コロナ禍における生活を支えてくれているのは医療従事者だけではありません。テレワークやハイブリッド型ワークスタイルを支えてくれている人たちがいます。

ITネットワークエンジニアも、私たちの生活になくてはならない大切な存在なのです。

ヤマハさんは2019年より「ネツエン（“ネッ”トワーク“エン”ジニアは最高。の略）」キャンペーンを通じて、ITネットワークエンジニアにスポットライトを当ててきました。

▲東海道新幹線内で掲載された「ネツエン」キャンペーンの車内広告（出典：ヤマハ株式会社、2019年5月掲出）

平野：みなさんが日常的に利用しているお店などにも、ヤマハのネットワーク機器が入っています。

そうした製品のネットワーク構築や保守運用をしてくれているのが、ネットワークエンジニアのみなさんなのです。

私たちの大切なパートナーであるネットワークエンジニアさんたちの仕事ぶりをたたえたい。

そこで、「ネットワークエンジニアは最高だ」というメッセージを「ネツエン最高！」のコピーに込めて発信してきました。

沢渡：すばらしい企画ですね。私自身もNTTデータのネットワークソリューション事業部門でネットワークの運用保守の仕事に従事していました。

「ネツエン最高！」のメッセージを新幹線の中で見たとき、涙が出るほど感動しました。ようやく、ITネットワークインフラの世界にも光が当たるようになったと。

平野：あまり知られていませんが、ネットワークエンジニアのみなさんは「一瞬でもネットワークを途切れさせてはいけない」という切羽詰まった状態の下で仕事をしています。

彼ら／彼女たちが陰で必死にネットワークを守ってくれていることを、私たちヤマハの従業員は誰よりもよく知っているんです。

ですので、サブメッセージを「Yamaha is Proud of Network Engineers（ヤマハはネットワークエンジニアを誇りに思います）」としました。

彼らを支えられるような仕事の仕方をしたいという私たちの想いを、クリエイティブに落とし込んだのです。

（出典：ヤマハ株式会社）

沢渡：そもそも、ネットワークやITインフラがなければ、テレワークどころか通常のオフィスワークもできません。

世の中のクラウド化が進んでいっても、仮想化された環境を守っていくことが必要です。

ネットワークやITインフラを支える仕事は、ますます重要性を増していくでしょう。

ただし、ネットワークエンジニアの仕事は目に見えません。見えにくく、認知されにくい、しかしながら重要な仕事を見える化したのが「ネツエン」です。

しかも、新幹線の車内という多くの人の目に入る場所で広報された。この価値は非常に大きいと思います。

目に見えないけれど重要な仕事が正しく評価され、リスペクトされる仕組みや文化は大事です。

テレワークやデジタルワークが進むほどに、陰でがんばる人たちが「ありがとう」と言われる環境をいかに作れるかが重要になっていくでしょう。

平野：沢渡さんのおっしゃる通りです。たわいなく見えるような作業でも、これだけ真剣にやっている人がいることを伝えたいですね。

沢渡：すばらしいですね。最後に、平野さんが考える「近未来の理想の働き方」をお聞きしたいと思います。

平野：私が「良心回路」と呼んで信じている世界観が、世の中に浸透すると良いなと思っています。

「良心回路」とは、敵も味方も関係なくオープンにつながり、世の中にとって本当に必要なものを生み出していくネットワークです。

私たちインターネット技術者たちは本来、技術者同士のつながりによって新たな技術・製品を世に生み出してきました。

競合他社同士であってもオープンにやり取りしながら、理想の社会について議論してきたのです。

理想の社会について議論していくと、必要な技術・製品に関するアイデアが出てきます。そのアイデアが、ある会社にとってはメリットが薄いこともあります。

しかし、トータルで社会の役に立つものになるならば、アイデアを形にしていく方向で合意します。そうした「良心回路」こそ、これからの社会の理想かなと思います。

沢渡：今日、平野さんにお話しいただいたように、「ハイブリッド型ワークスタイル」によって、仕事とプライベートの相乗効果が生まれることは明らかですね。

この相乗効果を生み出すためには、とにかくデジタルな世界に身を置くことが先決です。

デジタル上でオープンに想いを共にする人と出会い、意見を交わす。議論する。そういったデジタルな経験を組織も人も増やしていくと、問題や課題が解決され、イノベーションが生まれます。

そうした成功体験を積み重ねることが、理想の働き方に近づくための第一歩ではないでしょうか。

本日はありがとうございました。

平野：こちらこそ、ありがとうございました。

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記事提供元：株式会社エイトレッド｜ワークフロー総研

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投稿「ワークフロー」という言葉の力が働き方改革を促進するは ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> ワークフロー総研所長の岡本です。所長コラムということで、これからワークフローを始めとした様々なことをお伝えしていこうと思います。

第一回目では、そもそもワークフローとは何か？ということをお話します。

本題に入る前に、まずは社会全体に目を向けてみます。現在、新型コロナウイルスにより多くの企業でテレワーク化が進みました。

ある大企業では在宅勤務とオフィス勤務のハイブリッド型を進め、オフィスの面積を半分にするという衝撃的なニュースも飛び交っています。

このように大企業でのテレワーク活用の動きが進むと、日本全体にさらに波及していくと予想されます。

一方で、今回のコロナ禍でも出社せざるを得ない人たちも多く存在しました。契約書や社内稟議、請求書の対応では紙とハンコが前提であったために、出社での対応を余儀なくされたことが原因です。

このように、アナログな紙業務により働き方に制約を受けることがクローズアップされることとなり、急速にデジタル化が意識され今までよりは前に進みましたが、まだまだ道のりは遠い状況です。

デジタル化が進まない理由の一つに、デジタル化の手前である業務の整理を行わなければならない、ということが挙げられます。それが「ワークフロー」の可視化です。

誰が（どのような役割の人が）どのような業務を行い、それがどのように流れているのかを明らかにしなければ、デジタル化、すなわちシステム化ができません。デジタル化とは、まずは、自社の現状をきちんと捉えることから出発するのです。

それではワークフローとは何なのか？本コラムではこのテーマについて解説していきます。

ワークフローとは？

ワークフローとは様々な表現の仕方はありますが、概ね「ある業務そのものと、その業務の流れ」と定義しています（上図）。

業務プロセス、業務フローといった単語のほうが聞き慣れている方は多いかもしれません。これらは概念としては近いものですが、「ワークフロー」はより具体的な一つひとつの業務まで含めて表現できるというイメージをお持ちください。

例えば、ある申請をしたいAさんが申請書を作成し（書類作成作業）→課長に渡し（承認作業）→部長の決裁をもらう（決裁作業）といった「申請業務」の一連の流れがワークフローです。

このようなシンプルな業務もワークフローと呼ぶと、「Bさん、課長に確認してもらったあと、部長に決裁をもらってください」「Cさん、この書類を部長のハンコをもらって、総務に提出しておいてください」といった依頼もすべてワークフローと呼ぶことができます。

ワークフローとは仕事の細かいアクション一つ一つも含むのです。組織の規模によっては関係者も多くなり、部や課を超えて社内の様々な組織が関わるような、複雑で大規模なワークフローももちろん存在します。

実は、整理や分析といった「人対データや課題」といった部類のものを除けば、仕事のほとんどはワークフローが生じています。

共有、回覧、承認、決裁、依頼が発生する「人対人」の仕事はワークフローが発生していると言えます。つまり、仕事＝ワークフローと言っても過言ではありません。協働する仕事をしていれば、毎日必ずワークフローの流れの中で仕事をしているのです。　

ワークフローについて詳しく知る

ワークフローを整理することが生産性向上のカギを握る

ワークフローを知ると、何が変わる？

次は、ワークフローの概念を活用してみましょう。

ワークフローを知っていただくメリットは、次の3つがあると考えています。

「この書類をどうすればよいか」と考えるより、「このワークフローをどうすれば良いか」の方が現状を的確に捉えることができる
全員で共通認識を持つことができる
適切な言葉で適切な情報収集ができるようになる

分解して見ていきましょう。

1）「この書類をどうすればよいか」と考えるより、「このワークフローをどうすれば良いか」の方が現状を的確に捉えることができる

　「この書類をどうすればよいか」をワークフローという言葉で置き換えてみると、「このワークフローをどうすればよいか」になります。

前段の定義を知っている皆さんは、「このワークフローでは、どこでどのような課題があるだろうか」という問いからスタートして、一連の業務の流れや一つひとつの作業、そのワークフローの中で使う書類の扱いなど、様々な観点から仕事の流れを捉えることが可能です。

その結果、より効果的な改善活動に着手することができます。「この書類」というように断片的な捉え方ではなく、全体を通して課題を見つけることができるのです。この視点は、次の項目にある、「全員で共通認識を持つことができる」ということにつながります。

2）全員で共通認識を持つことができる

ワークフローという言葉を知っていれば、「このワークフローをどうしようか」、「あのワークフローを改善してみましょう」という会話が生まれやすくなります。

また「この業務」から「このワークフロー」と言い方を変えることは、立場や役職、職種も異なる関係者全員が共通認識を持てるようになるだけでなく、業務の流れを定義することにもつながります。定義ができれば、業務の棚卸しができるようになるのです。

3）適切な言葉で適切な情報収集ができるようになる

適切な言葉を見つければ、現場でワークフローに関わる様々な課題を見つけることができます。そして課題を言語化し認識することができれば、情報収集ができるようになります。

現在はワークフローシステムはじめ、課題を解決するための様々なツールがあり、各ベンダーはノウハウなどを情報提供しています。ぜひ近しい課題を持つ事例を探してみてください。

言葉を変えると、捉え方が変わり、行動が変わる

前段で述べましたが、言葉が変わると捉え方が変わり、その結果、行動も変わります。

「この書類が〜」「あの業務は〜」という言葉にはどうしても断片的な認識を持ってしまいますが、「ワークフロー」という言葉は、業務の「最初から最後まで」という意味合いが含まれます。

この言葉を使えば、俯瞰した目線で会話が可能です。ぜひ一度皆さんの仕事の中で「ワークフロー」という言葉を使ってみてください。今まで見えていなかった業務の改善点が浮かび上がってくると思います。

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元記事：「ワークフロー」という言葉の力が働き方改革を促進する

記事提供元：株式会社エイトレッド｜ワークフロー総研

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投稿デジタルアセットとは？ビジネスにどう活用される？は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> IT用語で見かける「デジタルアセット」は、資産を意味する「仮想通貨」だと思っている方もいるでしょう。しかし、それだけの意味ではありません。本記事では、デジタルアセットとビジネスに活用するデジタルアセットマネジメント（DAM）について解説します。

デジタルアセットとは？

デジタルアセットとは、「資産として価値のあるデジタルデータ」を意味します。狭義には仮想通貨を指す意味でも使われますが、IT用語では仮想通貨だけでなく資産価値のあるデジタルデータの全てを意味します。例えば、過去に実施したアンケートの集計結果や一度だけSNSに投稿されて眠っている写真やイラスト、テキストデータや音声データなども含まれるのです。

デジタルアセットは、ほとんどの企業で管理されずに死蔵しており、その割合は全体の8割に及ぶとも言われています。

なぜ今デジタルアセットが注目されているのか？

デジタルアセットが注目を集めている理由について解説します。

非構造化データの発掘・活用ができる

企業に蓄積されながら、活用されないデータを非構造化データと言います。非構造化データは、日常的に管理されているわけではないため、一度使われたまま無意味に企業ストレージの容量を増やし続けています。

そこで、過去に撮影した写真やイラストなどを構造化データに置き換えて検索しやすくすれば、余計な経費をかけることなく再利用して企業資産を発掘できるでしょう。

このように、デジタルアセットを管理するツールを「デジタルアセットマネジメント（DAM）」と言います。デジタルアセットマネジメントを導入すれば、テキスト検索でデジタルコンテンツを検索できるようになるのがメリットです。

デジタル著作権などの管理が必要となった

デジタルアセットは、著作者の権利を守ると同時に著作権侵害のリスクも伴います。企業がデジタルデータを利用して著作権を侵害した場合、著作者はSNSや動画を用いて公然と違反を指摘できるようになっています。

アナログの時代に著作権を正確に管理していたのは、メディアや一部の大手企業だけだったのが実情です。しかし、デジタル活用の進んでいる現代では、中小企業、個人経営の店舗に至るまでコンプライアンスを守ってデジタルコンテンツを運用する必要があります。

デジタルアセットマネジメントのなかには、広告起用に採用したモデルの肖像権やイラストレーターの著作権などを管理する機能を搭載するツールもあります。著作権侵害を犯すリスクを回避する意味でも、デジタルアセットマネジメントが注目されているのです。

オンラインでのデータの共有が求められている

営業向けに販促動画をDVDやUSBに保存して持ち出して、貸出管理簿に媒体の利用日時を記入していた営業担当者もいることでしょう。しかし、このようなオフラインのストレージでは、持ち出し中に媒体を破壊したり紛失したりするリスクは避けられません。

また、クリエイション部が最新のコンテンツを作成しても、営業部が実際にデータを活用するまでに時間がかかるケースも多々見られます。近年の営業スタイルでは、営業資料をオンラインストレージからすぐに取り出すスピード感も求められています。

デジタルアセットを管理するツールを用いれば、このような問題も解決できます。DAMを活用すると、権限を与えられたユーザーはすぐにそのコンテンツを利用できるようになります。

オンラインストレージに保管しているような、誤操作によるデータ破壊の心配もありません。クライアントから営業資料を提供してほしいと言われても、URLにアクセスすることですぐに確認してもらうこともできます。

デジタルアセットの活用にはDAMを導入しよう

デジタルアセットの活用には、デジタルアセットマネジメント（DAM）が最適です。

デジタルコンテンツを一元管理

従来のデジタルデータの保管では、DVDや磁気テープなどの外部媒体に保存して記録するのが一般的でした。しかし、社内外でのファイル共有では、持ち出しに時間がかかるうえに、媒体の破壊や紛失などのリスクが伴います。DAMを導入すればデジタルアセットを一元管理できるので、URLを共有するだけでファイルを共有可能です。

ITリテラシーの高い企業のなかには、クラウドストレージを利用してデジタルアセットを保管しているケースもあるでしょう。しかし、ツリー構造のファイル保存では、日付データやカテゴリファイルで分類することがほとんどです。

いくつものファイルを経由して、なかなか目的のファイルが見つからなかった経験のある人も多いでしょう。担当者によってカテゴリの分類が異なっていたり、保管日時が分からなかったり、検索を困難にする要員はいくつも考えられます。

DAMの導入によってファイルを一元管理すれば、検索スピードが向上し、複数カテゴリに分類したデータ保存などで迷うことがありません。

デジタルデータにメタデータを付与

DAMは、デジタルコンテンツの1つひとつにメタデータを付与できます。例えば、スニーカーの画像に「スニーカー」「靴」といったメタデータを付与することで、時間をかけずに検索できるようになるでしょう。さらには、著作権管理の担当者でなくても、その画像に映っている著作権のデータを確認できるようになります。

将来的にはAIの画像認識や音声認識によって、デジタルアセットをインストールするだけで自動的にメタデータを付与する機能も期待されています。

ブラウザベースのデータ送受信

DAMでは、社内外の関係者に向けてオンラインで簡単にデータを共有することが可能です。コンテンツの変更やプレビューは権限によって制限できるため、クリエイターでない担当者にも安全にデータを共有できます。

フライヤーやCM動画において、複数のクリエイターと連携してコンテンツを制作することもあるでしょう。DAMは、デジタルコンテンツを制作する環境をブラウザベースで提供できます。したがって、クリエイター個人が所有するPC環境による不具合などが起こりません。

デジタルアセットを活用して企業の価値を高めよう

企業に眠るデジタルアセットの価値が見直され始めています。写真やイラストをその度に作り直さなくても、過去に使ったオリジナルデータを活用して、経費を削減することも可能です。

将来的には、AIによってデジタルアセットの自動分類も可能になる日が予想されますので、益々注目を集めることでしょう。

DAM関連製品を探しに行く

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]]> https://www.itreview.jp/labo/archives/13396/feed 0 DAM（デジタルアセット管理） dam IT用語で見かける「デジタルアセット」は、資産を意味する「仮想通貨」だと思っている方もいるでしょう。しかし、それだけの意味ではありません。本記事では、デジタルアセットとビジネスに活用するデジタルアセットマネジメント（DA […] ]]> https://www.itreview.jp/labo/wp-content/uploads/2023/02/218-min-300x158.jpg デジタルアセットマネジメント（DAM）が必要な理由。社内のコンテンツを守るとは https://www.itreview.jp/labo/archives/13390 https://www.itreview.jp/labo/archives/13390#respond Thu, 02 Feb 2023 10:45:19 +0000 https://www.itreview.jp/labo/?p=13390 デジタルアセットマネジメント（DAM）は属人性の高いデジタルコンテンツを管理して、安全に手間なく正確に管理するためのツールです。社内のコンテンツを守るためになぜDAMが必要なのか確認しましょう。デジタルアセットマネジメ […]

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]]> デジタルアセットマネジメント（DAM）は属人性の高いデジタルコンテンツを管理して、安全に手間なく正確に管理するためのツールです。社内のコンテンツを守るためになぜDAMが必要なのか確認しましょう。

デジタルアセットマネジメント（DAM）が必要な理由をピックアップ

なぜ、近年ではDAMの需要が増えているのでしょうか。昨今のコンテンツ事情を鑑みて、その理由をピックアップしてみます。

・管理するコンテンツが膨大になっている

DAM（デジタルアセットマネジメント）とは、企業が保有するデジタルアセットを管理するツールです。1つのパソコンでデータ管理をしていた時代は、32bitOSの利用で最大2TB程度の容量しか確保することができませんでした。

しかし、64bitOSが普及した現代では、ストレージ容量が理論値で94億TBまで増えています。さらには、クラウド化の推進によって企業が保有するデータは膨大なものとなっています。

また、容量の大きい動画撮影の機会が増えたり、新進気鋭のベンチャー企業がビッグデータを保有していたり、管理するコンテンツも10年前に比べて増え続けているのが明らかです。

一方で、企業が保有しているコンテンツの構造化は進んでいないのが現状です。管理されないまま放置されている画像やアンケート結果といった非構造化データは、企業の保有するデータの8割にも及ぶと言われています。このように、死蔵したデジタルアセットを再発掘するために活用できるのが、DAMです。

・デジタル著作権の管理が煩雑化している

CM動画やフライヤーなどのデジタルコンテンツには、利用範囲や利用期間などの規定が設けられています。その管理は属人的に行われていることが多く、専任の管理者を置いてアナログな方法で対処している場合がほとんどです。担当ではない社員やクリエイターまで著作権の範囲を正確に把握しておくことは難しく、著作権管理者からの判定を受けて修正を繰り返す手法を用いる非効率的な作業になっています。

また、著作権管理の担当者を置いていない企業では、著作権侵害に気づかないままリリースしてしまうケースもあるでしょう。現代では、AIによる診断やSNSでの有識者による閲覧などによって、その不正が暴かれるリスクも増えていると考えられます。

他者の権利を侵害することなく安全経営を推進するには、デジタル著作権の管理を徹底しなければなりません。

・企業ブランディングに活用している

企業の信用や信頼に関わるブランディングが、マーケティングオートメーションでも重要になっています。ブランドを確立できると、ターゲットオーディエンスが求める共感を得られやすくなるためです。

それぞれのクリエイターが各自でオリジナリティを表現すると、企業としての統一感が失われてしまいます。CIやVIなどで自社の価値観を表現しながら、大量のデジタルコンテンツの一元管理が必要になるでしょう。DAMは、ブランディング活動における要素の統一の実現も可能にします。

デジタルアセットマネジメント（DAM）を利用して社内のコンテンツを守る

DAMの利用によって、どのように社内のコンテンツを守ることができるのでしょうか。

・デジタルアセットの収集・管理

DAMは、デジタルアセットの収集と管理にメタ情報を実装できます。　

ある企業では、販売促進コンテンツにDVDを用いていましたが、DVD貸出しの手間や破損・紛失などのリスクが課題でした。しかし、DAMの導入によって、データ管理の一元化に成功しています。

担当者は媒体の貸出台帳に記録を残す必要はなくなり、スマホやタブレットのブラウザからDAMへアクセスすることで最新のコンテンツを持ち出せるようになりました。

また、コンテンツごとにデータ共有の権限も付与できるため、社外への公開ではダウンロードを禁止するといった制約を設けることも可能です。DAMを用いることでデジタルアセットを一元管理して、社外のクライアントにも安心してデータを共有できるようになります。

・デジタルアセットの許諾情報管理

CM動画やフライヤーのコンテンツに使われるタレントの画像やイラストも、肖像権や著作権などの保護される権利を持ちます。しかし、これらの権利を侵害せずにコンテンツを作るのは難しく、大企業では専任の管理者も設けられているほどです。

クリエイターや担当外の社員まで全ての権利情報を把握するのは現実的ではないため、DAMが提供する許諾情報を紐づけする機能を用いることでこの課題を解決できます。

DAMは、素材となる画像や動画にメタデータを付与することで、契約期間の切れた素材に透かしを入れてひと目で判別できるためです。

専任の管理者に確認しなくてもコンテンツを作成できるため、作業工数を減らして効率を高められます。また、外部のクリエイターに作業を依頼する際にも、透かしの機能を提供できるため、細かな権利情報を共有する手間を減らすことも期待できるでしょう。

・ブランドの一貫性を保ちながらセキュアに情報共有

ある企業は国内外に複数の拠点があり、各地域でブランドを統一しきれていなことが課題でした。しかし、DAMを導入したことで、マーケティング部を中心に他部署と連携した販促素材の一元管理に成功しました。紙媒体とWeb媒体の両軸でもキービジュアルを統一させ、国内外を問わずに代理店や現地法人への情報共有にもセキュアな環境を担保しています。

特筆すべきは、動画配信におけるコンテンツの共有です。各国で販促動画を共有できても、YouTubeやInstagramなどのプラットフォームごとに最適な動画の時間は異なります。

現地法人へ動画情報をメールで添付して、そこから再び現地法人で動画を作り上げていると工数があまりにも増えてしまうでしょう。そこで、DAMの動画フォーマット変換書き出し機能を利用して、ブラウザ上で各国のSNSに合わせた切り抜き動画を生成できるようにしました。

セキュアな情報共有とブラウザ上で実現できるデジタルコンテンツの作成によって、制作工数を減らしながらワールドワイドに統一されたブランディングに成功しています。SNS上でターゲットオーディエンスへリーチする手法としてもDAMは注目を集めています。

デジタルアセットマネジメント（DAM）を用いてコンテンツを管理しよう

DAMを用いることで、デジタルアセットのセキュリティ管理、許諾管理、ブランドマネジメントなどのコンテンツ保護を期待できます。大量のDVDや磁気テープに記録したデータを管理して、破壊や紛失を防ぐために多大な保守管理費用を支払っている企業は多くあるでしょう。

DAMの導入によって、セキュアな環境でデジタルアセットを共有できるプラットフォームが手に入ります。デジタルコンテンツの管理に苦労している企業は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

]]> https://www.itreview.jp/labo/archives/13390/feed 0 DAM（デジタルアセット管理） dam デジタルアセットマネジメント（DAM）は属人性の高いデジタルコンテンツを管理して、安全に手間なく正確に管理するためのツールです。社内のコンテンツを守るためになぜDAMが必要なのか確認しましょう。デジタルアセットマネジメ […] ]]> https://www.itreview.jp/labo/wp-content/uploads/2023/02/217-min-300x158.jpg 【1分解説】ワークフローシステムで対応できる業務 https://www.itreview.jp/labo/archives/12970 https://www.itreview.jp/labo/archives/12970#respond Wed, 01 Feb 2023 02:55:54 +0000 https://www.itreview.jp/labo/?p=12970 ワークフローシステムで業務効率化が図れるものの代表例は稟議承認のような申請業務です。年間を通して数多くの稟議承認を行う企業の場合、個別の進捗状況を把握することは難しいでしょう。ミスなく正しい手順で申請や承認を行うには、ワ […]

投稿【1分解説】ワークフローシステムで対応できる業務は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> ワークフローシステムで業務効率化が図れるものの代表例は稟議承認のような申請業務です。年間を通して数多くの稟議承認を行う企業の場合、個別の進捗状況を把握することは難しいでしょう。ミスなく正しい手順で申請や承認を行うには、ワークフローシステムの導入が有効です。

また、申請書を伴わないような業務であっても、ワークフローシステムを導入することで業務の効率化を図ることができます。例えば、社内で報告文書を回覧するためのツールや、部署間や拠点間で文書のやり取りをする際のツールとしての活用が考えられます。

報告文書の場合は、担当者が確実に書類に目を通すことが重要になります。回覧ルートを設定し「確認しました」という意味合いで「承認」をしてもらうようにすれば、報告書を読んでほしい人に確実に内容確認してもらえます。

社内での情報共有のツールの代表例では、メールの利用が一般的です。しかし、メールでは相手がメールを開封したかどうかは分かりません。そのため、内容を確認してもらいたい場合には、メールを送ったということを相手に電話で伝えるといったケースも多くなります。
たくさんの業務に追われる中で、社内の人間とのメールは確認が後回しになりがちです。重要な情報はワークフローシステムでやり取りするようにすれば、確実に情報を届けることができます。

・ワークフローに関する解説シリーズはこちら

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]]> https://www.itreview.jp/labo/archives/12970/feed 0 ワークフローシステム workflow ワークフローシステムで業務効率化が図れるものの代表例は稟議承認のような申請業務です。年間を通して数多くの稟議承認を行う企業の場合、個別の進捗状況を把握することは難しいでしょう。ミスなく正しい手順で申請や承認を行うには、ワ […] ]]> https://www.itreview.jp/labo/wp-content/uploads/2023/02/231-min-300x158.jpg 【1分解説】ワークフローシステムを選ぶポイント https://www.itreview.jp/labo/archives/12977 https://www.itreview.jp/labo/archives/12977#respond Wed, 01 Feb 2023 02:15:00 +0000 https://www.itreview.jp/labo/?p=12977 自社にあったワークフローシステムを選定するためには、大きく分けて5つのポイントがあります。まず1つ目は操作のしやすさです。導入後はそのシステムを使って申請・承認作業を行うことになるので、直感的に操作が可能かどうかは非常 […]

投稿【1分解説】ワークフローシステムを選ぶポイントは ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> 自社にあったワークフローシステムを選定するためには、大きく分けて5つのポイントがあります。

まず1つ目は操作のしやすさです。
導入後はそのシステムを使って申請・承認作業を行うことになるので、直感的に操作が可能かどうかは非常に重要なポイントとなります。プログラミングの知識がないと操作や申請フォームの作成が難しいものであれば、導入ハードルは高くなります。実際にシステムを使用する現場の声を聞いて、操作のしやすいものを選定するようにしてください。

2つ目はスマートデバイスへの対応の有無です。
スマートフォンやタブレットでもシステムが操作できるものであれば、急な申請承認作業にも対応できますし、出先や自宅にいるとき、通勤中といった社内にいないときでも時間を有効活用してスムーズな決裁が可能になります。

3つ目は申請承認ルートが柔軟に設定できるかどうかです。
実際の申請承認ルートに沿った設定ができるかどうかは、システムの導入を判断する際の根幹ともなる重要な項目です。

4つ目はベンダーの技術サポートの有無です。
新しくシステムを導入するにあたっては、どうしても導入や使用にあたっての疑問点が出てきます。困ったときにスムーズにサポートが受けられる体制が整っているか、確認してください。

5つ目は無料トライアルの有無です。
操作が簡単かどうかは、実際に使用してみないと分かりません。そのため、無料トライアル期間が設けられていることは、ワークフローシステムを選ぶ上で、必須の項目となります。可能であれば、30日間ほどの長いトライある期間があるものを選び、きちんと検証した上で導入の有無を決定できるものが望ましいです。

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]]> https://www.itreview.jp/labo/archives/12977/feed 0 ワークフローシステム workflow 自社にあったワークフローシステムを選定するためには、大きく分けて5つのポイントがあります。まず1つ目は操作のしやすさです。導入後はそのシステムを使って申請・承認作業を行うことになるので、直感的に操作が可能かどうかは非常 […] ]]> https://www.itreview.jp/labo/wp-content/uploads/2023/02/238-min-300x158.jpg 【1分解説】ワークフローシステムの初期費用と運用費用 https://www.itreview.jp/labo/archives/12978 https://www.itreview.jp/labo/archives/12978#respond Wed, 01 Feb 2023 02:11:00 +0000 https://www.itreview.jp/labo/?p=12978 ワークフローシステムは、自社専用に開発やカスタマイズをして導入するものではなく、パッケージ製品を購入して導入するのが一般的です。ワークフローシステムには、月額課金型と買い切り型の2つがあります。月額課金型は、クラウド上 […]

投稿【1分解説】ワークフローシステムの初期費用と運用費用は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> ワークフローシステムは、自社専用に開発やカスタマイズをして導入するものではなく、パッケージ製品を購入して導入するのが一般的です。

ワークフローシステムには、月額課金型と買い切り型の2つがあります。月額課金型は、クラウド上でシステムを動かすものに多く、初期費用は抑えられる一方で、サービスを利用する限りは料金がかかり続けます。

買い切り型のものは、オンプレミス型といって、自社サーバーを使ってオフライン上でデータ管理・運用を行うシステムの場合が該当します。こちらは、初期投資のみで済みますが、自社にサーバーを設置する必要があるため、初期費用は大きくなり、サーバーを置くための場所も必要になります。初期費用としては数百万円単位になります。

クラウド型のワークフローシステムの場合は、アカウントごとに課金される従量課金制のものが多く、システムを使用する人数が増えればその分ランニングコストが高くなります。1アカウントあたりの料金は安いもので数百円〜のものもあり、中小規模の企業であればコストの面でクラウド型の方が勝りやすいです。

月額課金型と買い切り型は、システムによって決まります。導入コストだけでなく年間・月間といった運用コストにも着目してシステムを選定することが重要です。

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投稿【1分解説】ワークフローシステムの初期費用と運用費用は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> https://www.itreview.jp/labo/archives/12978/feed 0 ワークフローシステム workflow ワークフローシステムは、自社専用に開発やカスタマイズをして導入するものではなく、パッケージ製品を購入して導入するのが一般的です。ワークフローシステムには、月額課金型と買い切り型の2つがあります。月額課金型は、クラウド上 […] ]]> https://www.itreview.jp/labo/wp-content/uploads/2023/02/237-min-300x158.jpg 【1分解説】ワークフローシステムの導入で失敗しがちな事例 https://www.itreview.jp/labo/archives/12976 https://www.itreview.jp/labo/archives/12976#respond Wed, 01 Feb 2023 02:10:00 +0000 https://www.itreview.jp/labo/?p=12976 ワークフローシステムは、稟議承認をはじめとした業務を効率化するためのツールです。そのため、システムを導入することで、かえって業務量が増えたり、業務が複雑になったりするのは好ましくありません。ワークフローシステムを導入し […]

投稿【1分解説】ワークフローシステムの導入で失敗しがちな事例は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> ワークフローシステムは、稟議承認をはじめとした業務を効率化するためのツールです。そのため、システムを導入することで、かえって業務量が増えたり、業務が複雑になったりするのは好ましくありません。

ワークフローシステムを導入した後に起こりがちな失敗としては「そもそもシステムを使いこなせない」ことが挙げられます。

ワークフローシステムには、基本的な申請書作成機能や申請・承認機能といったもの以外にも労務管理や勤怠管理といったさまざまな機能がついているものがあります。多機能であること自体は問題でないのですが、自社の業務にとって必要な機能かどうか、それを使用するかどうかは考慮する必要があります。

また、「申請書フォームが複雑になりすぎる」点にも注意が必要です。たとえば申請にあたって、入力する項目が多すぎれば、それは大きなストレスとなり、「従来のような紙の申請の方が簡単でよかった」といった事態になりかねません。システム上で申請が行える便利なツールが、かえって申請作業を複雑化してしまうのは元も子もありません。業務内容に即したワークフローシステムを選定するだけでなく、使用する機能の選定も重要です。申請フォームを作成する際には、既存の申請手順を見直し、円滑な申請・承認のための申請書フォームを作成するのが良いでしょう。

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]]> https://www.itreview.jp/labo/archives/12976/feed 0 ワークフローシステム workflow ワークフローシステムは、稟議承認をはじめとした業務を効率化するためのツールです。そのため、システムを導入することで、かえって業務量が増えたり、業務が複雑になったりするのは好ましくありません。ワークフローシステムを導入し […] ]]> https://www.itreview.jp/labo/wp-content/uploads/2023/02/236-min-300x158.jpg 【1分解説】ワークフローシステム導入までのスケジュールのイメージ https://www.itreview.jp/labo/archives/12975 https://www.itreview.jp/labo/archives/12975#respond Wed, 01 Feb 2023 02:06:00 +0000 https://www.itreview.jp/labo/?p=12975 ワークフローシステムは、導入することでさまざまな業務の効率化が目指せるものですが、導入しさえすればよいわけではありません。導入にあたっては、まず目的の明確化を行った上で、担当者の選定、承認フローの整理の後に、ワークフロ […]

投稿【1分解説】ワークフローシステム導入までのスケジュールのイメージは ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> ワークフローシステムは、導入することでさまざまな業務の効率化が目指せるものですが、導入しさえすればよいわけではありません。

導入にあたっては、まず目的の明確化を行った上で、担当者の選定、承認フローの整理の後に、ワークフローシステムの選定をするのが基本になります。

最重要なのは、ワークフローシステムを導入する目的を明確にすることです。システムをなぜ導入するのか、どのような課題を解決するために導入するのかが不明瞭であると、適したワークフローシステムを選定しにくくなりますし、思ったような効果も得られにくくなります。

ワークフローシステムの選定が終わったら、次は申請書の作成や承認ルートの作成といった設定作業を行っていきます。そして一部の部門や部署でワークフローシステムをテスト導入し、申請や承認を実際に行います。テストの段階で使い勝手の面で「申請画面が分かりづらい」「申請が行われた際の通知が届かない」などの問題点があれば、それを解消していきます。

テスト導入の期間が終われば、社内全体への導入作業を行います。この際にはスムーズな運用ができるように使用マニュアルを作成し、従業員へ操作方法の説明を行います。申請者と承認者・決裁者では、業務フローや使用する機能が異なるところもありますので、それらもカバーできるようなマニュアル作成や説明をすることが重要です。

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]]> https://www.itreview.jp/labo/archives/12975/feed 0 ワークフローシステム workflow ワークフローシステムは、導入することでさまざまな業務の効率化が目指せるものですが、導入しさえすればよいわけではありません。導入にあたっては、まず目的の明確化を行った上で、担当者の選定、承認フローの整理の後に、ワークフロ […] ]]> https://www.itreview.jp/labo/wp-content/uploads/2023/02/235-min-300x158.jpg 【1分解説】ワークフローシステムの導入前に整理すべきポイント https://www.itreview.jp/labo/archives/12974 https://www.itreview.jp/labo/archives/12974#respond Wed, 01 Feb 2023 02:05:00 +0000 https://www.itreview.jp/labo/?p=12974 ワークフローシステムを導入する際には、あらかじめ考慮しておくべきことがいくつかあります。まず考えておきたいのは「どのような申請書を作るか」です。現在の業務において申請書がどのような場面で使われているのかを把握し、その申 […]

投稿【1分解説】ワークフローシステムの導入前に整理すべきポイントは ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> ワークフローシステムを導入する際には、あらかじめ考慮しておくべきことがいくつかあります。

まず考えておきたいのは「どのような申請書を作るか」です。現在の業務において申請書がどのような場面で使われているのかを把握し、その申請書がそもそも必要かどうかといったところを改めて考えて取捨選択をします。

次に、利用範囲の把握を行います。全社員がシステムを使えるようになる必要があるのか、それとも一部の社員だけで構わないのかといった利用範囲の問題、そして申請の内容に応じた承認者や決裁者の設定について規定します。

また、実際の導入にあたってはどこの部署が導入作業を担当するのか、導入後のメンテナンス担当はどうするのかについても考える必要があります。ワークフローシステムのメンテナンスとは、情報の更新作業のことをいいます。たとえば、人事異動、承認ルートの変更、申請書フォーマットの改訂などに対して、どの部署が担当するのかあらかじめ決めておくことで、運用がスムーズになります。

ワークフローシステムは人事システムなどと連携可能なものがあります。他のシステムと連携可能であればその分使い勝手は良くなりますが、システムの全体像は大きくなり、関係する部署も増えます。他システムと連携可能なワークフローシステムにするのかどうかも決めておく必要があります。

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]]> https://www.itreview.jp/labo/archives/12974/feed 0 ワークフローシステム workflow ワークフローシステムを導入する際には、あらかじめ考慮しておくべきことがいくつかあります。まず考えておきたいのは「どのような申請書を作るか」です。現在の業務において申請書がどのような場面で使われているのかを把握し、その申 […] ]]> https://www.itreview.jp/labo/wp-content/uploads/2023/02/234-min-300x158.jpg 【1分解説】ワークフローシステムの導入をリードすべき部門や部署 https://www.itreview.jp/labo/archives/12973 https://www.itreview.jp/labo/archives/12973#respond Wed, 01 Feb 2023 02:03:00 +0000 https://www.itreview.jp/labo/?p=12973 稟議承認はあらゆる部門と部署で行われています。決裁依頼のような縦のコミュニケーションはもちろんのこと、他部署への業務依頼のような横のコミュニケーションが発生する場合にも、ワークフローシステムを積極的に導入することで、業務 […]

投稿【1分解説】ワークフローシステムの導入をリードすべき部門や部署は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> 稟議承認はあらゆる部門と部署で行われています。決裁依頼のような縦のコミュニケーションはもちろんのこと、他部署への業務依頼のような横のコミュニケーションが発生する場合にも、ワークフローシステムを積極的に導入することで、業務の効率化が図れます。

企業の規模が大きくなれば、同部署内のコミュニケーションも他部署とのコミュニケーションも複雑になります。ワークフローシステムを稟議承認だけでなく、他部署への業務依頼にも活用すれば、活発なコミュニケーションが可能になります。

特に、紙媒体で稟議承認を行っている場合には、承認印を上長や担当者に直接もらいに行く手間や申請書の紛失リスクに加え、決裁までの時間が長くなるというリスクもあります。紙媒体での稟議承認を行っている企業や部署に関しては、迅速にワークフローシステムを導入し、本来時間をかけるべき業務に注力できる仕組みづくりが求められます。

ただ、ワークフローシステムを導入する際には、情報システム担当者の負担が増えないように留意することも重要です。新しいシステムを導入する場合、使いこなすにはある程度の慣れが必要になります。そのようなときに、情報システム担当者に頼りきりにならないように、部署ごとに使用方法を指導する担当を設ける、ワークフローの管理は部署ごとに行うといった仕組みづくりも重要になります。

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]]> https://www.itreview.jp/labo/archives/12973/feed 0 ワークフローシステム workflow 稟議承認はあらゆる部門と部署で行われています。決裁依頼のような縦のコミュニケーションはもちろんのこと、他部署への業務依頼のような横のコミュニケーションが発生する場合にも、ワークフローシステムを積極的に導入することで、業務 […] ]]> https://www.itreview.jp/labo/wp-content/uploads/2023/02/233-min-300x158.jpg 【1分解説】ワークフローシステムの基本的な機能 https://www.itreview.jp/labo/archives/12972 https://www.itreview.jp/labo/archives/12972#respond Wed, 01 Feb 2023 02:02:00 +0000 https://www.itreview.jp/labo/?p=12972 稟議承認を円滑にするワークフローシステムには、主に4つの機能が搭載されています。 1つ目は、申請書フォームを作成する機能です。稟議承認は、企業によって流れや用紙が異なります。そのため、Web上で稟議承認を進めていくために […]

投稿【1分解説】ワークフローシステムの基本的な機能は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> 稟議承認を円滑にするワークフローシステムには、主に4つの機能が搭載されています。

1つ目は、申請書フォームを作成する機能です。
稟議承認は、企業によって流れや用紙が異なります。そのため、Web上で稟議承認を進めていくためには、自社に合った申請書のフォームを作成するところから始める必要があります。既存の紙の申請書をスキャンして取り込む機能があるものや、PDF・WORD・EXCELのデータを流用できるものあります。テンプレートが用意されている製品がほとんどです。

2つ目はフロー定義機能です。
稟議承認において、誰がどのような順番で承認をするかを設定する機能です。多くのワークフローシステムは、マウス操作で直感的にフローを作成できるようなっています。
人事データベースと連携できるものであれば、異動に伴って変更された職位を表示したり、承認者を自動的に変更したりといった柔軟な対応は可能です。

3つ目は申請書フォームに入力する機能です。
作成した申請書フォームに、システム上で入力を行い、申請に必要な書類をつくります。
自動計算や桁数の設定などが可能なものもあります。また、申請済のデータをフォーマットとして新たな申請に流用する機能や、承認の進捗を確認する機能、承認に時間を要している場合に、督促のメール自動で配信する機能などもあります。

4つ目は承認・決裁機能です。
申請者からの申請内容に対して、承認を行う機能です。申請を却下して差し戻す機能や、承認者を複数設ける機能などがあります。

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]]> https://www.itreview.jp/labo/archives/12972/feed 0 ワークフローシステム workflow 稟議承認を円滑にするワークフローシステムには、主に4つの機能が搭載されています。 1つ目は、申請書フォームを作成する機能です。稟議承認は、企業によって流れや用紙が異なります。そのため、Web上で稟議承認を進めていくために […] ]]> https://www.itreview.jp/labo/wp-content/uploads/2023/02/232-min-300x158.jpg 【1分解説】ワークフローシステムとは？ https://www.itreview.jp/labo/archives/12971 https://www.itreview.jp/labo/archives/12971#respond Wed, 01 Feb 2023 02:01:00 +0000 https://www.itreview.jp/labo/?p=12971 ワークフローシステムは、申請や承認、差し戻しといった業務手続を効率化するものです。導入することで、Webシステム上で申請・承認・差し戻しが行えるようになります。申請書類が電子化されることで、ペーパーレスになるだけでなく、 […]

投稿【1分解説】ワークフローシステムとは？は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> ワークフローシステムは、申請や承認、差し戻しといった業務手続を効率化するものです。導入することで、Webシステム上で申請・承認・差し戻しが行えるようになります。申請書類が電子化されることで、ペーパーレスになるだけでなく、申請された情報の検索や状況把握もしやすくなるという特徴があります。過去に決裁まで完了した申請データの保管もできるので、事例検索をすることで新規申請の際に参考にすることも可能です。

申請業務が電子化されることで、記入漏れや記入ミスがある場合にアラートを表示したり、金額の自動計算をしたりといったことが可能になり、入力のミスや不備が減ります。

ワークフローシステムでは、申請内容や金額に応じて回覧ルートを個別に設定することも可能なので、円滑に申請作業が実行できます。

承認状況も随時確認できるので、紙の申請書の場合にありがちだった「どこで書類が止まっているのか分からない」「書類を紛失してしまったので最初から申請をしなくてはならない」といった問題も解消されます。

PCだけでなくスマートフォンにも対応しているものが多く、外出先や自宅でも承認作業や差し戻し作業が行えるようになれば、決裁までの時間短縮にもつなげられます。

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]]> https://www.itreview.jp/labo/archives/12971/feed 0 ワークフローシステム workflow ワークフローシステムは、申請や承認、差し戻しといった業務手続を効率化するものです。導入することで、Webシステム上で申請・承認・差し戻しが行えるようになります。申請書類が電子化されることで、ペーパーレスになるだけでなく、 […] ]]> https://www.itreview.jp/labo/wp-content/uploads/2023/02/230-min-300x158.jpg 【1分解説】ワークフローを改善する意味や効果 https://www.itreview.jp/labo/archives/12969 https://www.itreview.jp/labo/archives/12969#respond Wed, 01 Feb 2023 02:00:00 +0000 https://www.itreview.jp/labo/?p=12969 ワークフローを改善する意味は、主に業務の効率化や最適化といった効果を目指すものになります。業務の流れを図式化し、定義することで、業務の内容・量・それぞれにどれくらいの人数が必要で・どう分担するのか、といった点を洗い出し […]

投稿【1分解説】ワークフローを改善する意味や効果は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> ワークフローを改善する意味は、主に業務の効率化や最適化といった効果を目指すものになります。

業務の流れを図式化し、定義することで、業務の内容・量・それぞれにどれくらいの人数が必要で・どう分担するのか、といった点を洗い出して可視化し、業務の流れを客観視して捉え改善することができます。

例えばワークフローで「違う人物が同じ業務を2度行っている」ということが判明すれば、その業務の無駄を減らしコスト（作業工数）を減らすことができるでしょう。また「ワークフローにある作業Aと作業Bを同時に実施することが可能」と判断すれば、それもコストの削減につながります。

ワークフローの改善では、業務上の処理自体を別の方法に変えることで得られるメリットもあります。

例えば、申請書や稟議書の媒体が紙である場合、「書類を印刷→必要事項を手書きで記入→上司に手渡し→承認の捺印」という作業が発生しますが、業務処理をデジタル化することによって、アナログ作業を省くことができます。
例えば上記のような場合では、ワークフローの設計見直しによって、単純な業務効率化だけでなく、印刷コスト（用紙代、印刷代）の削減やデータ管理によるメリット（情報漏洩リスク、稟議書が承認を得られるまでのスケジュール感の把握ができる等）も受けることができます。

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]]> https://www.itreview.jp/labo/archives/12969/feed 0 ワークフローシステム workflow ワークフローを改善する意味は、主に業務の効率化や最適化といった効果を目指すものになります。業務の流れを図式化し、定義することで、業務の内容・量・それぞれにどれくらいの人数が必要で・どう分担するのか、といった点を洗い出し […] ]]> https://www.itreview.jp/labo/wp-content/uploads/2023/02/229-min-300x158.jpg 【1分解説】ワークフローとは？ https://www.itreview.jp/labo/archives/12966 https://www.itreview.jp/labo/archives/12966#respond Wed, 01 Feb 2023 01:59:00 +0000 https://www.itreview.jp/labo/?p=12966 ワークフローとは英語のWork(仕事)とFlow(流れ)を組み合わせた言葉になり、「仕事の流れ」や「業務の一連のやりとりの流れ」を指す言葉になります。ビジネスや組織の中で、誰がどのように仕事をスタートして、チェックや判 […]

投稿【1分解説】ワークフローとは？は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> ワークフローとは英語のWork(仕事)とFlow(流れ)を組み合わせた言葉になり、「仕事の流れ」や「業務の一連のやりとりの流れ」を指す言葉になります。

ビジネスや組織の中で、誰がどのように仕事をスタートして、チェックや判断をし、仕事を完了させるのかといった流れがあります。
その流れを決まりに従って進めていく上で、ワークフローはその流れやルールを図式化したものになります。
ビジネスシーンでは、特に申請・承諾が関わる業務で利用されることが多いです。

例えば企業において何かを購入する場合、購入の担当者が経費精算書を記入して申請し、上長がそれを承認します。さらに部長承認などの部門内での承認を経たあと、部門間の情報共有がなされます。その後、経理部の担当者の確認、最終決裁者である経理部長チェックを得て購入をする、といったプロセスになります。

単純な業務の流れであれば業務上の問題が顕在化することは少ないですが、組織の中で複数人が関わり数が多くなると、その工程や流れが煩雑になります。その際にワークフローの図式化によって業務手順を可視化することができます。
可視化によって業務上の流れの課題点を見つけ無駄を省き、簡易的に情報共有を行うことができるため、ワークフローの適切な設計と活用は業務効率化・生産性向上の大きなポイントになります。

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投稿失敗しないタスク管理のコツ。おすすめツールと合わせてご紹介は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> タスク管理は難しい、どのようにタスク管理すればよいのか分からないと悩んでいる人も多いでしょう。その悩みは、タスク管理ツールの導入によって解消できます。

本記事では、タスク管理に失敗する原因、タスク管理を成功させる方法、おすすめのツールをご紹介します。日々の業務効率化に向けてぜひ参考にしてください。

タスク管理に失敗する原因

タスク管理に失敗する原因は、とても些細なことの積み重ねであるケースが少なくありません。まずは、タスク管理に失敗する原因をご紹介します。

タスクを記憶しようとする

タスク管理に失敗する最たる理由が、記憶に頼ったことによるものです。上司から指示された資料作成、クライアントに依頼された作業などをうっかり忘れたことがある人も少なくないのではないでしょうか。

人為的なミスをヒューマンエラーと言います。一般的に、仕事に集中している状態でも0.3%の割合でヒューマンエラーが起きると言われており、タスクの遂行を記憶頼りにしていると作業漏れを起こすリスクがあるのです。

ハインリッヒの法則によると、重大事故の裏には300件以上の軽微なエラーが隠れていると言われています。記憶に頼って作業し忘れを経験したことがある人は対策を打つ必要があるでしょう。

タスクを詰め込みすぎている

抜けがないようにタスク管理している人でも、注意すべきなのがタスクの詰め込みです。キャパシティ以上の仕事を請け負ってしまい、翌日に作業を持ち越したり残業でカバーしようとしたりすることもあるでしょう。

この状態が長く続くと、並列作業によるうっかりミスなどを誘発する危険性があります。上司に相談するなど、タスク管理と作業方法について見直してみましょう。

仕事を断れない

1人でさばき切れないタスクを抱えてしまうのも、タスク管理に失敗する理由です。優秀な人ほどタスクが集中しやすく、他の人から頼まれた仕事を断れずに遂行しきれない量のタスクを抱えている場合があります。

タスク管理がうまい人であっても、チームで管理する仕事をすべて受けきることはできません。キャパオーバーになった結果、タスクをこなせない、たびたび遅延が発生するという状況のほうが、プロジェクトでは悪影響を及ぼします。自身のキャパを超えるタスクを抱えそうなときは、勇気をもって新たなタスクの依頼を断ることも重要です。

タスク管理を成功させるコツ

次に、タスク管理を成功させる3つのコツをご紹介します。タスク管理に悩んでいる方は、今日から取り入れてみてください。

タスク管理ツールを使用する

タスク管理ツールは、アプリを起動してすぐにタスクを確認でき、完了した作業のステータスをワンタップで変えられます。その日に予定しているタスクをスケジュール帳から引っ張り出す必要もなく、予め登録していた日付のタスクを自動的に表示できます。

スケジュールやタスクを見える化できるので、タスクの抜けや漏れを防げる上にスケジュール管理も楽になるのがメリットです。

タスクブレイクダウンをする

タスクを細分化して作業内容を見やすくするのが、タスクブレイクダウンという手法です。例えば「会議用の資料を作る」というタスクがあったとします。このタスクを細分化すると「資料のデータを集める」「資料を作成する」「作成した資料の承認を受ける」といったタスクに分けられるでしょう。

1つひとつのタスクに想定される時間を算出しやすくなるため、タスクの詰め込みすぎを避ける判断にも役立てられます。タスクブレイクダウンを効率的に行うには、ツールを利用するのも1つの有効な手段です。

タスクを共有する

1人でタスクを管理していると、他の作業者には仕事でキャパシティオーバーになっていることが伝わりません。管理者との定期的な面談や報告などで、タスクを整理することもできますが、仕事を断り続けるのは不安だと感じる人も多いでしょう。

そんなときは、タスク管理ツールの導入を提案するのも1つの手段です。プロジェクト全体のタスクが見える化しやすくなり、一人に作業が集中している状況を可視化できます。

ITreviewおすすめのタスク管理ツール３つ

タスク管理ツールの中でも知名度が高く、特に人気が高いものをご紹介します。

1．知名度の高いタスク管理ツール「Trello」

「Trello」は、豪州シドニーに本社を持つAtlassian（アトラシアン）が提供するタスク管理ツールです。チームで抱えるタスクの全体像の把握や詳細の確認もすべて1つのTrello ボードで行えるので、作業の見える化を実現しやすくなります。

タスクの書かれたカードをリストへ移動することで簡単にステータスを変更しやすく、メッセージによるコミュニケーションも可能です。カレンダーでタスクを表示できるので、締め切りを見逃す心配もありません。

無料で使えるFREEプランから月額$5のSTANDARDプラン、月額$17.5のENTERPRISEプランなど幅広いプランが用意されています。

・Trelloの参考価格

STANDARD：$5USD　（年間でお支払いの場合のユーザーあたりの月額。月々支払う場合は月額$6USD)

・Trelloの参考レビュー

チームでのタスク管理が簡単にできる！
UIが割とシンプルなので直感的に操作できるところがとても良い。
少し年齢が上の方でも割と使いこなしている感じ。
Trelloへのレビュー「TODO管理に便利」より

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2．Microsoftが開発したタスク管理ツール「Microsoft To Do」

「Microsoft To Do」は、無料で利用できるタスク管理ツールです。タスクをToDoリストに表示して、毎日のスケジュールをひと目で確認できます。リマインダー設定により、スケジュール忘れを防ぐことも可能です。

タスクを単純なステップにまで分割できるので、タスクブレイクダウンも効率的に実現できます。iOSやAndroid、Windows、Webで同期できるため、社内ではパソコンからタスク管理をして、外出中はスマートフォンからチェックする使い方も可能です。機能はすべて無料で利用できるので、タスク管理を手軽に始めたい方にはぴったりのツールだと言えるでしょう。

・Microsoft To Doの参考価格

無料

・Microsoft To Doの参考レビュー

・紙に書いていたタスク、エクセルで管理していたタスクを一元管理できるアプリケーション。
・Microsoft製品と連動し、Outlookメールでフラグをつけた重要事項も確認できる。
・PCとスマホどちらからでも追加、削除ができ、メモ書き気分でタスクの整理ができる。
・削除する際はワンタップで対応済みマークが付けられ、便利。
・完了済みにした過去タスクも簡単に確認ができ、振り返りも簡単。
Microsoft To Doへのレビュー「タスク管理はこれ」より

3．プロジェクト管理に適したタスク管理ツール「Backlog」

「Backlog」は、福岡県福岡市に本社を持つヌーラボが提供するタスク管理ツールです。

プロジェクト管理に適したサービスを提供しており、カンバンボードやガントチャートなどを使用してプロジェクトの達成度を見える化できます。チームの課題管理やバグ管理など、プロジェクト管理に必要なマネジメント機能をオールインワンで搭載しているのが特徴です。

個人利用を想定した月額2,970円のスタータープランから、大規模チームに適した月額82,500円のプラチナプランまで、チーム規模に応じて4つの料金プランを用意しています。すべてのプランを30日間無料でお試しできるので、気になる方は気軽に申し込んでみましょう。

・Backlogの参考価格

スタンダードプラン：17,600円（税込み・プロジェクト100、ユーザー数無制限のプラン）

・Backlogの参考レビュー

社内でのインサイドセールス対応をプロジェクト管理しているが、
Backlog上で管理し始めてから、確認漏れすることもなくスムーズに進められている。
子タスク上でのコメントでは、埋もれることなくやり取りできるため、
Backlog導入後からリードに対して早い対応ができるようになった。
Backlogへのレビュー「プロジェクト管理に役立つ」より

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ツールを用いて失敗しないタスク管理を実現しよう

タスク管理ツールには、タスクを管理するためのさまざまな工夫が施されています。無料で始められるものもありますので、タスク管理に悩んだときはツールに頼るのはいかがでしょうか。

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投稿ワークフローシステムの導入に失敗する理由。押さえておきたいポイントは ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> 業務効率化を目的として、ワークフローシステムの導入に踏み切る企業が増えています。正しく導入すれば大きなメリットを期待できますが、一歩間違うと導入コストが無駄になったり、現場の混乱を招いたりするなど、かえって損をすることもあるのです。

本記事では、ワークフローシステムの導入に失敗する理由、失敗のリスクを回避するために押さえておきたいポイントについて解説します。

なぜワークフローシステムを導入するのか

ワークフローシステムは、社内における申請手続きから上長の確認・承認までのプロセスをデジタル化して、効率よく遂行するためのシステムです。システムの導入によって、プロセスの簡素化が進み、従来よりも短いスパンで承認を得られます。

また、システムを導入すると承認プロセスを可視化できるので、確認が滞っている申請はないか、客観的に判断することも可能です。このように、ワークフローシステムは、業務をスムーズに遂行できるよう組織を改善できる効果が期待できます。

申請作業は全てデジタルで完結するので、オフィスに出向いて書類を記入したり、承認を得るために上司の元を訪問したりする必要がなくなるのもメリットです。紙を発行するコスト削減にもつながる点も、ワークフローシステム導入のメリットだといえるでしょう。

ワークフローシステムの導入に失敗する理由

ワークフローシステム導入時の判断を誤ってしまうと、システム導入が失敗に終わるリスクもあります。失敗する理由としては、大きく分けて以下の4つの要因が挙げられます。

自社の課題解決につながらない

まずは、ワークフローシステムの導入が、そもそも組織の課題解決に関係していないケースです。ワークフローシステムにはさまざまな種類があり、製品によって実装している機能が微妙に異なります。

例えば、申請者から承認者の手続きに問題があるのか、承認者から決裁者までの手続きに問題があるのかによっても、注目すべき機能は異なります。ペーパーレス化の流れを受けてワークフローシステムの導入を検討する場合でも、紙を使った業務の何が負担なのかがわからなければ、デジタル化の恩恵を受けづらくなります。システムが自社の要件に適しておらず、解決したい課題に必要な機能を実装していない場合、期待している導入効果は得られないでしょう。

高機能すぎて使いこなせない

ワークフローシステムが高機能すぎて、かえって使い勝手が悪かったというのもあり得る課題です。いろいろな機能を使えるのはメリットである反面、ユーザビリティに配慮した製品でなければ、業務をより困難なものとしてしまうリスクがあります。

多くの企業ではDXの推進が始まっており、ワークフローシステムの導入もその一環と言えます。しかし、DXを始めたばかりでデジタル活用に慣れていない会社の場合、何をどう操作して良いのかが分からず、誤操作などを招いて業務に支障をきたしてしまう可能性があります。

ワークフローシステムは、入力フォーム作成からワークフロー制御、権限管理に組織管理と、様々な機能を実装しています。デジタルツールに慣れていない企業が複雑すぎるシステムを導入すると、使いこなせずに失敗するリスクが高まるので注意しましょう。

連携機能が不足して効率化できない

ワークフローシステムは単体でも効果を発揮しますが、他のシステムとの連携によって、より高い業務効率化を実現します。ワークフローシステム選びにおいても互換性を重視しないと、データの共有が必要になるたびに転記作業やアプリの切り替え作業が発生し、現場のスムーズな業務遂行を阻害してしまいます。

例えば社内で運用しているコミュニケーションツールとの連携は、情報共有の円滑化には欠かせません。あるいは文書管理ツールとの連携も、申請業務を円滑にするためには必要な機能です。

ワークフローシステムと合わせて他のシステムの導入も考えている場合や、すでに自社で運用しているシステムを継続して利用する場合、互換性にも注意が必要です。

運用にスキルと時間が必要だった

デジタル活用が進んでいない組織の場合、新しいシステムに慣れるまでには時間がかかり、導入して間もない頃は成果を期待することはできません。短期的な成果を求めると期待していた結果が得られないこともあるため、ある程度時間に余裕のあるタイミングで導入しましょう。

ワークフローシステムの導入を成功させるポイント

失敗をおかさないためにも、ワークフローシステムの導入を進める際には、以下の点に注意することが大切です。

自社の課題を明確にする

まずは、ワークフローシステムを使って自社で解消したい課題を明確にしましょう。システム導入はあくまでソリューションの1つにすぎず、導入すればなんでも解決してくれるというわけではありません。

まずは、あらかじめ課題を明らかにした上で、ワークフローシステムの機能要件を確認します。漠然と機能要件を眺めても、それぞれの機能がどんな役割を果たすのかということまではイメージしづらいためです。課題をあらかじめ明確にし、その課題を解決するための手段として、システム選定を進めましょう。

無料トライアルの有無を確認する

無料トライアルは、期間限定でそのシステムの機能を無料で利用してみたり、導入の準備を進めたりすることができるサービスです。無料トライアルを活用すれば、導入に伴うコストやリスクを抑えて、自社に合う製品かどうかを確認できます。お試しでの導入で、製品が自社に合うものかどうかを確認しましょう。

導入に向けた研修や運用サポートを充実させる

ワークフローシステムの導入前には、社員向けの研修カリキュラムを構築しましょう。また、運用が始まった後のサポートを充実させられるよう備えておきましょう。

ワークフローシステムに限らず、新しいシステムの導入は現場に混乱を招きやすいものです。導入前に社員へ運用の研修を受けさせたり、ヘルプデスクを設置して困ったことがあれば相談できるように備えたりすれば、迅速に導入と運用を推進して成果を得られます。

もちろん、決裁ルートの確認やヒューマンエラーを回避するための要点の確認も、事前研修として不可欠です。知識不足やケアレスミスによって決裁手続きに失敗してしまうと、誤って申請を許可してしまったり、重大なコンプライアンス違反に発展したりする可能性もあります。

なかには、これらのサービスを提供してくれる事業者もあるので、アフターサポートの充実度で製品を選ぶのも選択肢の1つだと言えます。

自社に適したワークフローシステム選びを実現しよう

ワークフローシステムは、使いこなせれば便利なサービスではあるものの、漠然と導入するだけで問題を解決できるわけではありません。事前に性能要件と自社の課題をすり合わせておき、導入効果を期待できる製品を正しく選ぶことが大切です。

「ワークフローシステム」を探しに行く

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投稿ビジネスでよく聞く「ボトルネック」とは？問題点と解消方法を解説！は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> ビジネスシーンでよく聞くキーワードのひとつに、「ボトルネック」という言葉があります。

しかし、
「ボトルネックって何？」
「ボトルネックの問題点は？」
「ボトルネックを解消する方法は？」
といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、ボトルネックの意味や問題点、解消のポイントを解説します。

ボトルネックの解消に成功した企業事例もご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

ボトルネックとは？

まずは、ボトルネックとはどのような状態なのかを確認していきましょう。

ボトルネックとは、瓶の首が細くなっている部分を指す「bottleneck」に由来し、ワークフロー（業務の一連の流れ）のなかで、業務の停滞や生産性の低下を招いている工程・箇所のことを指します。ボトルネックを省略して、「ネック」と呼称することもあります。

ワークフローのなかにボトルネックが存在することで、それ以外の工程で業務が円滑・スピーディーに進められていたとしても、全体の業務が完了するまでに多くの時間を要してしまいます。つまり、業務の全体最適化を図るにはボトルネックの解消が必要不可欠だと言えるでしょう。

とくに、ボトルネックになりがちなポイントが承認プロセスです。

たとえば、あるプロジェクトを進行する際、担当者が書面で稟議書を作成して、上司や関係部署に回覧を行い承認・決裁を得る場面は多々あるでしょう。

しかし、承認者や決裁者に出張や外出が多い場合、決裁までに多くの時間を要してしまい、プロジェクトの進行が停滞してしまいます。

この場合、紙の稟議書による承認プロセスがボトルネックになっていると言えるでしょう。

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ボトルネックが生じる原因

業務の全体最適化の観点からボトルネックの解消が不可欠だとお伝えしましたが、そもそもなぜボトルネックが生じてしまうのでしょうか。

次は、ボトルネックの主な原因として、以下の3点をご紹介します。

人手不足による処理能力低下

ボトルネックが生じる原因のひとつに、人手不足を挙げることができます。

少子高齢化が進む日本では、さまざまな業界で人手不足が問題視されています。

そうしたなか、本来であれば十分な人員を割くべき業務や作業に労働力を割り当てることができず、処理能力が低下してボトルネックとなってしまうケースがあります。

業務の属人化（ブラックボックス化）

属人化もまた、ボトルネックが発生する原因のひとつです。

属人化とは、ある業務の進捗状況や作業内容を担当者しか把握できない状況のことを指し、ブラックボックス化とも呼ばれます。

属人化した業務は、担当者の代替が効かないことで業務が停滞してしまうリスクや、作業の手順や方法について客観的な評価を行うことができないことから効率性が低下しやすいという問題もあります。

業務の属人化を解消する方法は？原因や標準化（属人化解消）のポイントを解説

紙とハンコによるアナログ業務

紙やハンコによるアナログ業務が、ボトルネックの原因となっているケースも少なくありません。

紙とハンコを使った従来のアナログ業務には、オフィスにいなければ遂行できない作業が数多く存在します。たとえば、文書の印刷や、手渡しでの回覧、押印による承認・決裁などです。

このようなアナログ業務では、承認者不在による申請・稟議の停滞が発生しやすく、在宅勤務などのテレワーク中には業務を進めることができません。また、入力漏れや誤字脱字などのヒューマンエラーも発生しやすく、業務効率の低下を招く要因となります。

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ボトルネックを解消する手順とポイント

ボトルネックを解消するために知っておきたいマネジメント手法のひとつに、「TOC理論（Theory Of Constraints｜制約理論）」があります。

これはイスラエルの物理学者であるエリヤフ・ゴールドラット（Eliyahu Moshe Goldratt）博士が提唱した理論で、業務の流れにおける制約条件、つまりボトルネックを解消することで、全体最適化を実現できることを示したものです。

TOC理論では、ボトルネック（制約条件）を解消するための5ステップが提唱されています。

ボトルネックの発見
ボトルネックの徹底活用
他プロセスをボトルネックに従わせる
ボトルネックの能力改善
新たなボトルネックへの対応

各ステップについて詳しく確認していきましょう。

（1）ボトルネックの特定

まずは、業務全体の工程のなかでボトルネックとなっている工程を特定します。

ボトルネック以外のパフォーマンスが向上したとしても、ボトルネックに手を加えなければ業務全体の生産性・スピードが改善しないためです。

業務の一連の流れを整理し、各工程を分析した上で、もっとも業務が停滞している工程を特定していきましょう。

（2）ボトルネックの徹底活用

特定したボトルネックを徹底的に活用する方法を検討します。

ここで言うボトルネックの徹底活用とは、新たに設備やシステムを導入したり、人員を強化したりといった方法ではなく、あくまで現状の設備・システムや人員のまま最大限のパフォーマンスを引き出すことを指します。

不必要な作業が発生していないか、担当者が作業に集中できる環境が整っているか、機械家担当者の稼働が止まっている時間がないかといった点を見直し、必要に応じて課題を解消しましょう。

（3）他プロセスをボトルネックに従わせる

次に、ボトルネック以外のプロセスを、ボトルネックとなっている工程に従わせます。

例として、以下のように処理能力が異なる3つの工程があるとします。

制作…20件／日
検品…10件／日
出荷…15件／日

この場合、1日に10件しか処理できない「2.検品」の工程がボトルネックであり、「1.制作」の工程で生産した20件のうち半分は余剰生産となってしまうほか、「3.出荷」の工程では15件という本来の処理能力を活かすことができません。

10件以上の投入は無駄になってしまうので、「1.制作」と「3.出荷」の稼働時間を制限したり、人員を削減・配置転換するなどして、無駄が生じないよう調整する必要があります。

（4）ボトルネックの強化

（2）（3）のステップを経て、はじめてボトルネックの強化を行います。

ステップ（3）で余裕が生まれた稼働工数や人員を、ボトルネックとなっている工程に充てて処理能力を高めたり、新たに設備やシステムを導入して業務の効率化・自動化を図ることが有効です。

ボトルネックの工程の処理能力が高まることで、業務全体の生産性やスピード向上が見込めます。

（5）新たなボトルネックへの対応

ボトルネックをひとつ解消したからと言って、業務プロセスの全体最適化が実現したとは言えません。

（1）～（4）のステップを経てボトルネックを解消・強化することで、新たにボトルネックとなる工程が生じるはずです。

ステップ（1）の工程に戻り、継続的にワークフローを見直しブラッシュアップしていくことが大切です。

ワークフローシステムがボトルネック解消に効果的

TOC理論をもとにボトルネック解消のポイントをご紹介しましたが、具体的になにから取り組むべきかわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そのような場合、ボトルネック解消の第一歩としてワークフローシステムを導入するのも一策です。

ワークフローシステムは、社内で行われる申請や稟議などの手続きを電子化するシステムのことで、近年多くの企業で導入が進められています。

次は、ワークフローシステムがボトルネックの解消に効果的である理由をご紹介します。

ワークフロー（業務の流れ）が可視化

ワークフローシステムを導入する際は、既存の業務の流れを見直し、整理していきます。

つまり、TOC理論のステップ（1）のように、ボトルネックとなっている工程の特定につなげることが可能です。

また、ワークフローシステムの導入により、業務の流れがシステム上で可視化されるため、継続的にボトルネックの改善を行う基盤を整えることが可能です。

場所や時間による制約が解消

ワークフローシステムで承認プロセスを電子化することで、PCやタブレット、スマートフォン上で上記のような作業を完結することが可能になります。

場所や時間による制約がなくなることで、出張や外出中による承認待ちや、テレワーク中の業務手続きの停滞を解消することが可能です。

また、ワークフローシステムには承認者や決裁者への督促通知機能がついているものもあるため、意思決定スピードの向上が見込めます。

ワークフローシステムによるボトルネック解消事例

最後に、ワークフローシステムでボトルネックを解消した企業事例をご紹介します。

株式会社イズミ様のボトルネック解消事例

ショッピングセンターチェーンを展開する株式会社イズミ様のケースを見ていきましょう。

西日本で100店舗以上を展開する同社では、本社と店舗間での稟議・申請を紙ベースで行っていたため負担が大きく、決裁までに時間がかかっていました。

ワークフローシステムの導入により、これまで約1週間かかっていた決裁までの期間が1日〜2日に短縮。

ボトルネックとなっていた本社・店舗間の稟議・申請業務がペーパーレス化したことで、店舗運営の強化と迅速化に効果を実感されています。

株式会社イズミ様ワークフローシステム導入事例｜株式会社エイトレッド

株式会社シモジマ様のボトルネック解消事例

包装用品の総合商社である株式会社シモジマ様は、主力製品の受注から納品までの流れをワークフローシステムによって電子化しています。

システム導入以前、主力製品である紙袋・化成品類（レジ袋など）の製造は、複数ページのカーボン紙で作られた「加工指示書・手配書」を使って以下のようなフローで行われていました。

受注後、営業担当者が「発注書」を起票
営業部門で承認後、製造部門へ受け渡し
製造部門の担当者が、詳細仕様を追記した「仕様書」を作成
製造部門で「仕様書」を承認
各協力会社に向けた「加工指示書」を作成

しかし、本社以外に全国14か所ある営業所とのやり取りを紙の「加工指示書・手配書」で行うのは手間と時間がかかり、製造フローのボトルネックとなっていました。

ワークフローシステムで「加工指示書・手配書」を電子化したことで、紙のやり取りによる手間や時間が大幅に削減され、納期の短縮を実現。また、伝票の管理・承認ルートが仕組み化されたことで、内部統制の強化にもつながっています。

株式会社シモジマ様ワークフローシステム導入事例｜株式会社エイトレッド

まとめ

今回は、ビジネスシーンの頻出ワードのひとつであるボトルネックに焦点を当て、その意味や問題点、解消のポイントをご紹介しました。

組織全体の生産性を高めていくには、ワークフローのなかに潜むボトルネックの解消が必要です。

今回ご紹介した情報も参考に、ワークフローシステムの導入からボトルネックの解消に着手してみてはいかがでしょうか。

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業務の属人化を解消する方法は？原因や標準化（属人化解消）のポイントを解説

元記事：ビジネスでよく聞く「ボトルネック」とは？問題点と解消方法を解説！

記事提供元：株式会社エイトレッド

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投稿 Slackと外部ツールを連携するメリットとは？業務効率化に便利なツール8選は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> コミュニケーションを効率化するために、ビジネスチャットのSlackを導入している人も多いでしょう。しかし詳しい機能を把握しておらず、チャット機能といった簡単な連絡手段だけを使っていないでしょうか。

そこで本記事では、Slackの利便性を高める外部連携ツールについてご紹介します。連携ツールを導入するメリットも解説しますので、さらなる業務効率化の参考にしてください。

Slackの基本的な使い方を知りたい方はこちら

Slackと連携して業務効率化できるツール8選

まずは、Slackをさらに便利にする8つの外部連携ツールをご紹介します。すべて業務で利用できるツールなので、使いやすそうな連携機能を探してみてください。

Zoom｜Slack上で招待できる

Slackは、メッセージ画面上でZoomを使ったビデオ会議の招待を行えます。Zoomをインストールすることなく利用できるのはもちろん、招待通知、録画共有といったすべての操作をSlack上で実施できるのが特徴です。

別の画面に移動してログインする必要がないため、急いでビデオ会議を開きたいときや、操作回数の手間を削減したいときに役立ちます。

Microsoft Teams Calls｜ワークスペースで直接通話できる

Microsoft Teams CallsのアプリをSlackにインストールすると、ミーティング機能を付与してチャンネルやDMから直接通話できるようになります。ただし、事前にMicrosoftアカウントとSlackアカウントを連携する必要があるので注意しましょう。

Google Drive｜ファイル更新の通知を受信できる

SlackにGoogle Driveをインストールすれば、Slack上でGoogle Driveファイルを作成できるほか、ファイルを共有してSlack上で通知を受け取ることが可能です。また、サイドバーのアプリアイコンからメッセージを送ることによって、共有したファイルにコメントを残せるのでデータ共有の効率化に役立ちます。

Dropbox｜Slack上でファイルをクラウド共有できる

SlackとDropboxを連携することによって、保存したファイルを共有できるほか、Dropboxから直接Slackにメッセージを送信できます。また、Dropboxで操作した内容についてSlack上で通知を受け取れるので、共有ファイルの状況をいつでもチェック可能です。

Trello｜Slackからタスク管理を反映できる

Trelloは詳細情報を整理できるタスク管理はもちろん、スケジュール設定も実施できるため、作業状況管理用として利用されています。Slackと連携すると、Slack上でTrelloの作業ボードにカード（作業内容）を追加できるので、Trelloのアプリ起動が不要になります。

また、Trelloへのリンクをチャンネルに貼り付けることによって、カードに記入した説明やコメントを自動で表示できます。

Googleカレンダー｜Slackにスケジュールを反映できる

Slackにはスケジュール設定機能がないものの、連携機能を利用することによって、作業のスケジュール管理機能を付与できます。SlackとGoogleカレンダーを連携すると、Slack上でイベントを作成できるほか、スケジュールを表示してイベントにコメントできます。

また、Googleカレンダーのスケジュール設定を行うことによって、Slackのステータスを自動変更できるなど、作業状況把握にも効果を発揮します。

Polly｜Slack上でアンケートを実施できる

Slackにはアンケート機能がありませんが、Pollyと連携するとSlackのメッセージ上でアンケートを作成できます。Pollyには複数のショートカットコマンドが用意されており、例えば投票機能を用いてチーム内の問題を解決することも可能です。SlackとPollyを連携すればチームの意見を効率よく調整できます。

Zendesk｜問い合わせ管理を簡易化できる

Zendeskは一般的にアプリ上で問い合わせ管理を実施しますが、Slackと連携することによってSlack上で問い合わせを管理できます。Slack上で問い合わせチケットを作成したりコメントを追加したり、問い合わせチケットの更新情報をチャンネル上でチェックしたりできます。スピーディーに問い合わせ対応できるようになり、顧客満足度アップにもつながるでしょう。

Slackで利用できる外部ツール連携のメリット

Slackの連携機能を利用することによって、別々に管理されていたツールやサービスを一元管理できます。では、一元管理してSlack上で操作できるとどのようなメリットがあるのでしょうか。最後に外部ツール連携のメリットをご紹介しますので、まだ連携機能を使ったことがない人は参考にしてみてください。

Slackに不足する機能を補える

Slackは、コミュニケーションツールとしての機能を搭載しています。主にメッセージや簡易的なファイル送付がメイン機能で、各種外部ツールにある次の項目には対応していません。

ビデオ会議
タスク管理
スケジュール管理
アンケート作成
問い合わせ管理

したがって、外部連携を行う最大のメリットは、Slackにない機能を付与できる点です。機能を追加すればSlack上で各種作業をまとめて実施して、操作にかかる手間を大幅に削減できます。

組み合わせて活用することで業務を効率化できる

外部連携を行わずに各種サービスを利用した場合は、次のような手間が発生します。

各種サービスにログインする
ウィンドウを閉じる・移動する

複数のウィンドウを開くと管理が面倒になることはもちろん、PC処理が遅くなります。外部連携を実施すれば、Slackを操作するだけでほかの機能をまとめて利用できます。つまり、上記の手間をなくして必要最小限の操作で作業を完了できるのです。

Appディレクトリから簡単に連携できる

連携機能を利用するときには、各種ツールで複雑な操作が必要だというイメージがあります。実は、SlackのAppディレクトリを利用すれば、簡単な操作だけで連携を完了できます。

Appディレクトリのページを開いたら、本記事で紹介した外部連携ツールだけでなく数多くのツールがヒットします。ものの数分で連携が完了するので、利用したことがない人はぜひ活用してみましょう。

Slackを導入するなら外部ツール連携も視野に入れておこう

Slackは単体で利用するだけでも、大幅に作業を効率化できます。しかし、Slackにはない機能を追加すれば、さらに作業を効率化することが可能です。Slack上で別ツール・サービスの操作を実施できるため、個別にアプリを立ち上げる必要もありません。

連携できるツールの中には、業務で頻繁に利用するものが数多くあります。簡単な操作で連携を完了できるため、まずはAppディレクトリから連携したいツール・サービスを選定してみましょう。

投稿 Slackと外部ツールを連携するメリットとは？業務効率化に便利なツール8選は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> https://www.itreview.jp/labo/archives/12865/feed 0 ビジネスチャット business-chat コミュニケーションを効率化するために、ビジネスチャットのSlackを導入している人も多いでしょう。しかし詳しい機能を把握しておらず、チャット機能といった簡単な連絡手段だけを使っていないでしょうか。そこで本記事では、Sl […] ]]> https://www.itreview.jp/labo/wp-content/uploads/2023/01/197-min-300x158.jpg Slackの基本的な機能と使い方。覚えておくと便利なショートカットを紹介 https://www.itreview.jp/labo/archives/12861 https://www.itreview.jp/labo/archives/12861#respond Mon, 16 Jan 2023 06:16:06 +0000 https://www.itreview.jp/labo/?p=12861 社内のビジネスチャットとして、Slackを導入したけれど機能や操作方法が分からず、使いこなせていない人も多いのではないでしょうか。そこでお役立ち情報として、本記事ではSlackの基本機能や使い方をご紹介します。 Slac […]

投稿 Slackの基本的な機能と使い方。覚えておくと便利なショートカットを紹介は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> 社内のビジネスチャットとして、Slackを導入したけれど機能や操作方法が分からず、使いこなせていない人も多いのではないでしょうか。そこでお役立ち情報として、本記事ではSlackの基本機能や使い方をご紹介します。

Slackの基本機能や活用シーン、便利なショートカットキーなど、覚えておくとSlackの使い勝手があがるはず。ダウンロードを検討中の人に向けて導入するメリット・デメリットも解説しますので、参考にしてください。

Slackの基本機能と使い方

Slackはチームコミュニケーションツールとして提供されていることから、他ユーザーとのやり取りに特化した機能を搭載しています。まずはSlackの基本機能と使い方を3つご紹介しますので、ツールの特徴を把握してみてください。

コミュニケーションに利用できる「チャンネル機能」

Slackは、チームコミュニケーションに必要な次の項目をまとめる「チャンネル機能」を搭載しています。

会話（チャット、ビデオ通話）
ファイル
ツール
メンバー

仕事をするうえでは、チーム内のコミュニケーションが欠かせません。しかし、テレワークなどの環境だと、メールやビデオ通話のコミュニケーションに限界があります。また、ダイレクトメールなどを利用してやり取りすると、連絡する内容が煩雑になり、業務効率を落としてしまうでしょう。

チャンネル機能を利用すれば、プロジェクトやトピックに分けて自由にグループをまとめられます。例えば、プロジェクトごとに参加メンバーを変更したり、作業スペースと質問スペースを分けたりできます。

企業全体でSlackを利用するなら、部署や管轄でチャンネルを分ける方法もあります。自社の作業環境に合わせて、コミュニケーションに集中できる環境を整えましょう。

社内外の連携に利用できる「コネクト機能」

コネクト機能は、社外でSlackを利用している企業にコンタクトを要請する機能のことです。申請をもらえば、外部の人たちともSlackで連携してチャンネル機能を利用できるようになります。

チャンネル機能・コネクト機能の使い分けを理解できずに活用しきれていないユーザーも少なくありません。上手に使い分けして、社内外のコミュニケーション効率化に役立てましょう。

簡単な音声ミーティングに利用できる「ハドルミーティング」

複数人でビデオ通話を行う場合、ルーム予約や予定調整といった準備が必要です。しかし、チームの動きを止めてしまう恐れがあります。

Slackに搭載されている「ハドルミーティング」を利用すれば、Slack内で簡易的にミーティングを実施できます。簡単にユーザーを招待できることはもちろん、書き込みやカーソル操作を共有しつつ、資料をやり取りすることも可能です。自分の作業を行いつつ会話できることから、ちょっとした質問や短時間の会議などで利用しやすい機能だといえます。

Slackを活用できるシーン

シーン1：社内の情報共有に利用する

職場内で離れた席にいる従業員と連絡したり、テレワークに対応したりと、移動不要のコミュニケーションを実現できます。また、メールなどでは手間がかかっていた資料送付や指摘項目の指示を気軽に実施可能です。まずは、チャンネル機能を利用してコミュニケーションが必要なユーザーを招待してみましょう。

プチ会議や資料説明、添削などをリアルタイムで実施したいなら、ハドルミーティングがおすすめです。画面共有しつつ内容を説明できるので、資料を持ち運ぶ必要がなくなります。

シーン2：業務委託先とのコミュニケーションに利用する

業務委託先と仕事をする場合、作業状況の確認や情報共有、受け取った資料・データの指摘などが必要です。しかし、毎回Web会議を利用すると、会議室の予約が必要になることから、お互いの作業を止めてしまいます。

業務委託先とのコミュニケーションが頻繁に必要なら、Slackのコネクト機能、チャンネル機能、ハドルミーティングを利用して、気軽に連絡できる環境を整えましょう。Slackをコミュニケーションのプラットフォームとすることで、連絡の管理が楽になります。

Slackで使えるショートカットキーを一覧で紹介

Slackの機能を活用すれば、チームコミュニケーションを大幅に効率化できます。しかし、チーム数、チャンネル数が増えてくると、管理が複雑化してSlackの操作数が増えてしまうでしょう。

そこで覚えると便利なのが、Slack内の操作が簡単になる「ショートカットキー」です。Slack公式ページに掲載されているショートカットキーのうち、業務で使えるキーを抜粋しましたので、業務効率化の参考にしてください。

基本操作

アクション	Macの場合	Windows,Linuxの場合
新しいメッセージを作成する	Command + N	Ctrl + N
メッセージ送信を取り消す	Command + Z	Ctrl + Z
ステータスを設定する	Command + Shift + Y	Ctrl + Shift + Y
ファイルをアップロードする	Command + U	Ctrl + U
ダウンロードしたファイルをすべて表示する	Command + Shift + J	Ctrl + Shift + J

会話／メッセージの移動

アクション	Macの場合	Windows,Linuxの場合
別の会話へ移動する	Command + K	Ctrl + K
会話の最新の未読メッセージに移動する	Command + J	Ctrl + J
前後の未読チャンネルまたはダイレクトメッセージ（DM）に移動する	Option + Shift + ↑Option + Shift + ↓	Alt + Shift + ↑Alt + Shift + ↓
ブックマークを表示する	Command + Shift + S	Ctrl + Shift + S
会話の詳細を開く	Command + Shift + I	Ctrl + Shift + I

メッセージの既読・未読

アクション	Macの場合	Windows,Linuxの場合
現在の会話のメッセージすべてを既読にする	Esc	Esc
すべてのメッセージを既読にする	Shift + Esc	Shift + Esc
メッセージを未読にする	Option + Click	Alt + Click

ワークスペースの切り替え

アクション	Macの場合	Windows,Linuxの場合
前後のワークスペースに切り替える	Command + Shift + [Command + Shift + ]	Ctrl + Shift + [Ctrl + + ]
ワークスペースを指定して切り替える	Command + 番号（上から昇順）	Ctrl + 番号（上から昇順）

Slackを導入するメリット

Slackのダウンロードを検討しているなら、導入するメリットを把握しておきましょう。導入するメリットは、大きく分けて次の3つです。

高性能な無料版を使える
メッセージを修正できる
リアクションを自分で設定できる

特に魅力的なのが、ビジネスでも無料版の機能で問題なく利用できることです。履歴保管やインテグレーション数といった条件はありますが、なかには問題なく対応できるチーム・企業もあるので、まずは無料版から導入してみましょう。

また、一度送信したメッセージの修正が行えるほか、相手からのメッセージに対してリアクションボタンが設けられているなど、返信不要のコミュニケーションを実施できます。リアクションボタンは自分で好きな画像を設定できるなど、面白い設定機能を搭載していますので、独自のリアクションボタンを設定してみてはいかがでしょうか。

Slackを導入するデメリット

Slackの利用には、少なからずデメリットがあります。自社で利用する目的に対して問題ない項目なのか確認してみてください。

インターネット環境が必要である
タスク管理を行えない
チャンネルを立ち上げすぎると管理が複雑化する

Slackは、インターネット環境でしか利用できません。外出時であればポケットWi-Fiなどを利用しましょう。また、Slackはチームコミュニケーションツールであるため、タスク管理などは実施できません。タスク管理を行う場合には、別ツールの導入が必要なので注意しましょう。

最後に、チームの目的別に設定できるチャンネル機能ですが、細かく立ち上げすぎると、何のやり取りを行うチャンネルなのか分からなくなってしまいます。事前に必要なチャンネルを検討し、必要最小限の立ち上げに留めましょう。

Slackの基本機能とショートカットを覚えて業務に活用しよう

Slackの基本機能を理解できれば、円滑にチームコミュニケーションを図れるようになります。また、ショートカットキーを覚えることによって、ワークスペースやチャンネル数が増えた場合に素早く対応できるでしょう。

Slackは、社内だけではなく社外コミュニケーションにも活用できる便利なツールです。今まで使いきれていなかった機能がある人は、実際に試してみてください。

Slackの拡張機能をチェックする方はこちら

投稿 Slackの基本的な機能と使い方。覚えておくと便利なショートカットを紹介は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> https://www.itreview.jp/labo/archives/12861/feed 0 ビジネスチャット business-chat 社内のビジネスチャットとして、Slackを導入したけれど機能や操作方法が分からず、使いこなせていない人も多いのではないでしょうか。そこでお役立ち情報として、本記事ではSlackの基本機能や使い方をご紹介します。 Slac […] ]]> https://www.itreview.jp/labo/wp-content/uploads/2023/01/196-min-300x158.jpg 無料トライアルのある文書管理ツール7選！参考レビューをピックアップ https://www.itreview.jp/labo/archives/12857 https://www.itreview.jp/labo/archives/12857#respond Fri, 13 Jan 2023 07:23:01 +0000 https://www.itreview.jp/labo/?p=12857 業務資料や申請書、契約や帳簿に関わる書類を電子化して管理する「文書管理ツール」の導入を検討する企業が増えています。文書の検索や共有を効率化できる文書管理ツールですが、機能や保存できる文書はさまざまです。そこで本記事では […]

投稿無料トライアルのある文書管理ツール7選！参考レビューをピックアップは ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> 業務資料や申請書、契約や帳簿に関わる書類を電子化して管理する「文書管理ツール」の導入を検討する企業が増えています。文書の検索や共有を効率化できる文書管理ツールですが、機能や保存できる文書はさまざまです。

そこで本記事では、導入前に機能と使い勝手を確認できる「無料トライアル」を設けている文書管理ツールを7つご紹介します。無料トライアルを活用して、自社に合ったツールを効率的に導入しましょう。

DirectCloud：大企業や大容量ファイルを管理したい企業におすすめ

https://www.itreview.jp/products/directcloud-box/profile#scroll

DirectCloudは、法人向けの多機能なオンラインストレージサービスです。メールでリンクを共有するだけで、メール送受信ができない大容量ファイルなどを安全に受け渡しできます。データ暗号化、不正アクセス対策など高いセキュリティを有しており、機密文書の管理にも適しています。

管理者機能も搭載しており、使用機能制限やアクセスレベル設定などの管理作業を効率化できます。ユーザー数に関わらない容量ごとの料金プランなので、大企業や取引先とのデータ共有が多い企業におすすめです。

・DirectCloudの無料トライアル内容

トライアル期間：30日間。期間終了後に自動解約

機能：有料版と同じ標準機能を体験可能。オプション機能は要相談

・DirectCloudの参考レビュー

・ユーザー数無制限の容量課金タイプの為、ユーザーの増減を気にする必要が無い。
　ユーザー数課金の場合は、増減の度に社内申請が必要となる為、非常にありがたいです。
・クラウドストレージとして必要な機能は一通りあると思います。
　また、ビジュアル・操作面も良く出来ており、直感的に使うことが出来ます。
・サポート面も良い印象です。レスポンスが良く丁寧です。FAQも充実している為、運用で躓く事が有りませんでした。
・操作ログはかなり細かいレベルで保持しています。この場合、必要なログの抽出が大変なのですが、
　ログの抽出機能がしっかりしているので、必要な時に必要なログをすぐに取得する事ができました。
DirectCloudへのレビュー「ユーザー数無制限の容量課金タイプでコストパフォーマンスが高い」より

「DirectCloud」のすべてのレビューを見る

DocuWorks：紙の書類を管理するような使いやすさが魅力

DocuWorksは、文書の作成から受け渡しまで一貫してスムーズに管理できるドキュメントハンドリング・ソフトウェアです。外部アプリケーションで作成した文書やスキャンした書面をDocuWorks文書に変換し、一元管理します。ExcelやWord、PDFなど形式が違うファイルをすべて統合し、結合したり順番を入れ替えたりと、紙の書類を整理するように保管できるのが特徴です。

テキストやスタンプの追加で文書に注釈やコメントをつければ、グループ内で校閲、編集などをチェックするワークフローを効率化できます。基本パッケージなら、1ライセンス17,800円で導入できるリーズナブルな価格設定も魅力です。

・DocuWorksの無料トライアル内容

トライアル期間：60日間

機能：有料版と同じ標準機能を体験可能。オプション機能は要相談

・DocuWorksの参考レビュー

バラバラに出力したデータを、1つにまとめられる事が魅力です。

仕事上、300ページを超える計算書等をよく作成していますが、単元ごとに出力してまとめておけるし、並び替えも用意。
更新があった節だけを入れ替えていけば良いので、完成品の全体を最初からイメージしながら、作業できる。

付箋機能や、ページを自動でつけてくれる機能が便利で重宝している。
DocuWorksへのレビュー「計算書作成に欠かせないソフト」より

「DocuWorks」のすべてのレビューを見る

eValue V 2nd Edition：ワークフロー全体の改善に効果的

https://www.itreview.jp/products/evalue-ns2/profile#scroll

eValue V 2nd Editionは、「ドキュメント管理」「ワークフロー」「スケジューラ」「コミュニケーション」機能を搭載したグループウェアです。システム上で「文書の共有」「申請から承認のプロセス」「コミュニケーション」を行えるので、部署や会社全体の業務フローを効率化できます。企業内検索オプションを追加すれば、ファイルを横断的に検索して目的の情報をすばやく探し出せます。

サポート体制が充実しており、専門知識を持ったエンジニアがスピーディに対応してくれるのも魅力です。

・eValue V 2nd Editionの無料トライアル内容

トライアル期間：30日間

機能：有料版と同じ標準機能を体験可能。管理者機能はオンプレミス版のみ使用可能

・eValue V 2nd Editionの参考レビュー

・電子帳簿保存法が2024年1月から施行されるため、社内の文書管理システムの導入を予定していた。
　JIIMA認証取得済みのため、当システム導入にて電子帳簿保存法の対応が行えた。
eValue V 2nd Editionへのレビュー「JIIMA認証取得済みの文書管理システム」より

「eValue V 2nd Edition」のすべてのレビューを見る

Working Folder：取引先とも連携しやすいクラウドストレージサービス

Working Folderは、文書管理用のクラウドストレージサービスです。ファイルをアップロードすれば、指定先に通知メールが送信されます。メールに記載したURLから文書にアクセスできるため、取引先とスムーズな情報共有が可能です。利用するにあたって、取引先がシステムに登録する必要はありません。

同社が販売する複合機と連携すれば、オフィス外からのFAX送受信を可能にします。テレワーク導入にも役立つでしょう。

・Working Folderの無料トライアル内容

トライアル期間：60日間

機能：有料版と同じ標準機能を体験

・Working Folderの参考レビュー

社外の人とオンラインで文書のやり取りをするときに必ず利用してます。アカウント登録などしなくても専用URLからWorkingFolderを介して文書のダウンロードが行えます。これだけだとクラウドストレージサービスと何ら変わりませんが、文書のアップロードまで行えてしまうので社外の人の文書を共有する専用窓口として利用できます。
Working Folderへのレビュー「安全に簡単に文書共有が行える」より

「Working Folder」のすべてのレビューを見る

invox電子帳簿保存：低コストで電子帳簿管理を始められる

invox電子帳簿保存は、文書保存10件まで無料で利用できるリーズナブルな文書管理システムです。第三者機関の認証を取得しており、電子帳簿保存法に対応した検索要件・タイムスタンプ機能などを搭載しています。「invox受け取り請求書」「invox発行請求書」と連動させれば、請求書の発行・受け取りの入力作業を自動化することが可能です。

有償プランも月額1,980円・保存データ5万件・ユーザー数無制限で利用できるため、コストを抑えて電子帳簿保存に対応したい企業におすすめです。

・invox電子帳簿保存の無料トライアル内容

10人まで無料で試すことが可能。機能やトライアル期間は要相談

・invox電子帳簿保存の参考レビュー

1.料金が安いので、電子帳簿保存対応が必要な書類か悩んだら、とりあえず保存してもらう運用にしたため、細かいルールを教える必要なく導入することができた。
2.メールによるアップロードが非常に便利である。
2-1.各事務所に設置している複合機のスキャンメール機能を使うことで、各担当者に書類をINVOXでアップロードしてもらう運用ができた
2-2.担当者が取引先から受け取ったPDFをそのまま転送することでアップロードできる
2-3.担当者が取引先へ書類を送信する際に、アップロード用のメールアドレスを宛先に入れることで、自社控えの書類をアップロードすることができる
invox電子帳簿保存へのレビュー「とりあえずアップロードさせることで電子帳簿保存に対応」より

「invox電子帳簿保存」のすべてのレビューを見る

機密文書や電子帳簿保存法に対応した、セキュリティの高いシステムは以下の記事でも紹介しています。ぜひ合わせてご一読ください。

機密文書でも対応可能。セキュリティに優れた文書管理ツール4選

Alfresco Content Services：高機能であらゆるコンテンツを一元管理できる

Alfresco Content Servicesは、高機能で拡張性の高い文書管理システムです。OSS（オープンソースソフトウェア）なので、システムの拡張やコンテンツの充実、カスタマイズ性に優れており、Microsoft365・Google Drive・Outlookなどとシームレスにつながれます。

あらゆるアプリケーションの文書を一元管理して、アプリケーションを横断した高精度な検索で業務を効率化することが可能です。高機能なツールを自社に合わせてカスタマイズしたい企業におすすめです。

・Alfresco Content Servicesの無料トライアル

オンライン版：14日間、ダウンロード版：30日間

機能：ファイルのアップロード、編集、共有機能を利用可能

Alfresco Content Servicesの参考レビュー

ドキュメント管理用のオンラインストレージとして利用すると非常に高機能で、アドオンなども独自開発、追加が可能。
・Webブラウザからドキュメント管理(ファイル)をアップロード・閲覧・ダウンロード
・ワークフローを作って、レビューなどの承認フローなどを組める
・Officeファイルなどを開かずにプレビュー可能
・バージョン管理、タグ管理など
Alfresco Content Servicesのレビュー「非常に高機能なECM、オンラインストレージ」より

「Alfresco Content Services」のすべてのレビューを見る

ピンシーパーク：社内のノウハウやナレッジ共有に強み

ピンシーパークは、経験豊富な従業員のノウハウや、担当者ごとに管理する文書を一元化して共有できる文書管理プラットフォームです。ドキュメント内検索や主要語抽出など、高い検索機能を有しているのが特徴です。ノウハウや調べた情報を簡単にドキュメント化するクイックメモ機能は、トラブルシューティングやナレッジを蓄積して情報を資産化するのに役立つでしょう。

5ユーザー・1GBまで無料できる、業界最安水準の価格設定も魅力です。有償版プランは導入時に手厚いサポートを受けられるので、ITに弱い企業も安心して申し込みできます。

・ピンシーパークの無料トライアル内容

5ユーザー/1GBまでの無料プラン

期間：無制限

無料トライアルで機能と使いやすさをチェックしよう

文書管理ツールは、管理したい文書の種類や導入目的に合わせて選ぶことが大切です。ただし、初期費用などの導入コストがかかるので、費用対効果を慎重に検討する必要があります。導入後の失敗を防ぐためにも、企業の口コミや無料トライアルを利用して、「目的や業務に合っているか」「操作はしやすいか」などを確認しましょう。

「文書管理」ツールを確認する

投稿無料トライアルのある文書管理ツール7選！参考レビューをピックアップは ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> https://www.itreview.jp/labo/archives/12857/feed 0 文書管理 document-management 業務資料や申請書、契約や帳簿に関わる書類を電子化して管理する「文書管理ツール」の導入を検討する企業が増えています。文書の検索や共有を効率化できる文書管理ツールですが、機能や保存できる文書はさまざまです。そこで本記事では […] ]]> https://www.itreview.jp/labo/wp-content/uploads/2023/01/195-min-300x158.jpg 業務の属人化を解消する方法は？原因や標準化（属人化解消）のポイントを解説 https://www.itreview.jp/labo/archives/12700 https://www.itreview.jp/labo/archives/12700#respond Tue, 10 Jan 2023 23:00:00 +0000 https://www.itreview.jp/labo/?p=12700 ビジネスシーンで、「クライアントから問い合わせがきたものの担当者が長期不在で返事が遅れてしまった」「前任者が退職してしまい業務の引継ぎができない」といったトラブルを経験したことがある人は少なくないのでは？じつは、こうし […]

投稿業務の属人化を解消する方法は？原因や標準化（属人化解消）のポイントを解説は ITreview Labo に最初に表示されました。

]]> ビジネスシーンで、
「クライアントから問い合わせがきたものの担当者が長期不在で返事が遅れてしまった」
「前任者が退職してしまい業務の引継ぎができない」
といったトラブルを経験したことがある人は少なくないのでは？

じつは、こうしたトラブルはすべて「業務の属人化」に起因しています。

今回は、業務の属人化によるデメリットと、属人化を解消するためのポイントを解説します。属人化解消にワークフローシステムが役立つ理由についても紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

業務の属人化とは？

属人化とは、ある業務の進め方や進捗状況などを特定の担当者しか把握していない状況を指します。担当者以外の社員からは「何を・どのような手順で・どれくらいの時間をかけて」実施しているのかが分からない、いわゆる「ブラックボックス化」した状態と言えます。

属人化することで業務負担に偏りが生じやすく、担当者の不在時や退職してしまった際には業務が滞ってしまう可能性が高いため、多くの場合ネガティブな意味合いで用いられます。

属人化によるデメリットとは？メリットもある？

業務が属人化してしまうことで、具体的にどのようなデメリットがあるのでしょうか。

また、属人化によるメリットはあるのでしょうか。

属人化のデメリットとは？

まずは業務属人化によるデメリットを考えていきましょう。業務の属人化には、以下のようにさまざまなデメリット・リスクが潜んでいます。

業務属人化によるデメリット

業務効率の低下
業務の停滞リスク
品質が不安定になりやすい
適正な評価が難しい

業務効率の低下

属人化によるリスクのひとつが、業務効率の低下です。

担当者だけが業務の進め方を知っている状態では、業務の手順・方法について客観的な評価ができず、業務効率を改善しにくくなります。

また、長時間労働に陥りやすいという点も注意が必要です。長時間労働によってパフォーマンスが低下したり、場合によっては休職や退職につながるケースも考えられるでしょう。

業務の停滞リスク

業務の停滞リスクを伴う点も、属人化のデメリットと言えるでしょう。

業務の進め方や進捗状況を担当者しか知らないため、担当者が多忙になった際、他の社員が代わりに対応することができず業務の停滞につながります。

また、担当者が病気や家庭の事情などで休む場合、あるいは退職してしまった場合などに、該当の業務が停止してしまうリスクもあります。

品質が不安定になりやすい

業務の品質が安定しにくいという点も、属人化のデメリットと言えます。

属人化している業務は、手順書やマニュアルが存在しないことも多く、一定の品質を保つのが難しくなります。

また、担当者以外に業務の適切な進め方を把握している社員がいないため、品質の低下やミスを発見・指摘することもできないでしょう。

適正な評価が難しい

属人化した業務は、適正な評価が難しいという課題もあります。

担当者しか業務内容を把握していないため、どれだけ業務の質が高いのか、どれだけ以前より成長したのかなど、上司には判断することができません。

また、業務量に対して担当者の数は適切かなど、体制に関する意思決定も難しくなるでしょう。

属人化のメリットとは？

業務の属人化が従業員にとってメリットになるケースも少ないながら存在します。

たとえば、業務が属人化するメリットとして、以下のような点が挙げられます。

業務属人化によるメリット

業務に裁量権がある
専門性の向上につながる可能性がある
社内外から信頼を獲得できる可能性がある

ただし、これらのメリットはごく一部の限られたケースであり、業務の属人化は基本的にデメリットやリスクが大きいとされていることを留意しておきましょう。

業務の属人化が起こる原因

業務の属人化には、さまざまなリスク・デメリットがあることが分かりました。

ではなぜ、業務の属人化は発生するのでしょうか。次は、業務が属人化してしまう原因について詳しく見ていきましょう。主な原因として、以下のような要因が考えられます。

多忙による共有不足
業務の専門性の高さ
従業員が標準化に消極的なケース
レガシーシステムの影響

多忙による共有不足

属人化の原因のひとつとして、多忙による共有不足を挙げることができます。

担当者が目の前の業務をこなすのに精一杯で、業務の進め方やノウハウ、注意事項などを共有できないパターンです。

また、人員不足で一人ひとりの業務量が多く、業務内容を共有できる相手がいないケースも考えられます。

業務の専門性の高さ

業務の専門性の高さが属人化を引き起こしているケースもあります。

業務内容によっては、特殊なスキルが必要であったり豊富な経験が求められる場合もあるでしょう。

そのような業務では、画一的な手順書やマニュアルを作成できない、あるいは教育コスト・期間がかかってしまうといった理由から対応が後回しになり、属人化してしまいがちです。

従業員が標準化に消極的なケースも

上に挙げた2つの要因とは異なり、従業員が業務の標準化に消極的なケースもあります。

たとえば、自分しか遂行できない業務を作ることで社内における立場を維持したり、今までの業務の取り組み方について指摘されるのを恐れたり、といった理由が考えられます。

レガシーシステムの影響

レガシーシステムが原因で業務が属人化してしまうケースも考えられます。

レガシーシステムとは老朽化・複雑化してしまった既存システムのこと。新たな技術が次々に登場する現代、老朽化したシステムを放置していると複雑化が一層進んでしまい、社内の特定人物しか保守・運用を行えない状況に陥ってしまいます。

このレガシーシステムはDX推進の障壁としても問題視されており、経済産業省は企業に対してレガシーシステムから早期脱却する必要性を訴えています。

参考：DX（デジタルトランスフォーメーション）とは？意味や重要性、事例まで徹底解説

業務を標準化（属人化を解消）するメリット

属人化の反対の意味で用いられる言葉に「標準化（マニュアル化）」があります。

標準化によって、特定人物に依存することなく業務を遂行でき、業務品質の担保や生産性の向上が期待できます。

業務の標準化による主なメリットは以下の5点です。

標準化（属人化解消）のメリット

業務効率の改善
ノウハウの蓄積
品質の安定化
テレワークへの対応
人材流動化への対応

業務効率の改善

属人化を解消することで、業務効率の改善を見込めます。

複数人が業務内容を把握することで、担当者一人では気付けなかった課題を発見しやすくなり、効率の改善につなげることができます。

また、偏っていた業務負担を分散することで、ボトルネックが解消されて業務の停滞を防ぐことができます。

ノウハウの蓄積

ノウハウが社内に蓄積される点も、属人化解消のメリットと言えるでしょう。

業務が属人化している場合、担当者が退職すると社内にノウハウは残りません。

反対に、属人化していた業務を標準化することで、個人のノウハウが社内に共有されます。これまでに蓄積したノウハウを、新入社員や中途社員、他部署から異動してきた社員にもスムーズに継承することができるでしょう。

品質維持

標準化によって、業務の質に対する客観的な評価が可能になります。

業務が適切な手順で行われているか、第三者の目でチェックすることにより、品質のばらつきを防ぐことができます。

また、担当者が不在でも、他の社員がマニュアルに沿って代行できるため、業務の質を落とすことなく対応できるでしょう。

テレワークへの対応

テレワークへの対応という面でも、業務の標準化は効果的だと言えます。

従来のオフィス勤務と比べ、在宅勤務などのテレワークは従業員の業務実態を把握しにくくなります。

そのため、オフィス勤務よりも業務がブラックボックス化しやすく、適正な評価が難しくなってしまうケースも考えられます。

業務の標準化を進めて業務内容を明確にしておくことで、適切に業務が行われているか、進捗状況に問題はないかを管理しやすくなるでしょう。

人材流動化への対応

新卒一括採用に代表されるメンバーシップ型雇用が主流の日本企業においては、世界的に人材の流動性が低いとされてきました。

しかし近年は、ジョブ型雇用の動きが活発化しているほか、働き方改革による多様な働き方の促進もあり、人材の流動性が高まりつつあります。

そうしたなか、業務が属人化していると人材の入れ替わりに対応するのは難しいと言えるでしょう。

一方、業務の標準化に取り組んでいれば、今後ますます活発化すると予想される人材の流動化にも対応することができるでしょう。

参考：ジョブ型雇用とは？メンバーシップ型との違いやメリット・デメリットを解説！

属人化を解消する3つのポイント

属人化解消に取り組む際は、以下の3つのポイントを押さえておくことが大切です。

ワークフロー（業務の流れ）の可視化
手順書・マニュアル作成
継続的な評価・改善

ワークフロー（業務の流れ）の可視化

属人化の解消のポイントとして、ワークフロー（業務の流れ）の可視化を挙げることができます。

まず、業務の一連の流れで発生する業務や、関係する部署や人物、やり取りされる情報（文書・データなど）を洗い出し、図式化（フローチャート化）します。

そうすることで、どの業務がボトルネックになっているのか、特定箇所に集中している業務を分散できないか、あるいは業務の流れをシンプルにできないか、などの分析が可能になり、改善につなげることができます。

参考：ワークフローとは？意味や役割などの基礎知識を徹底解説！

手順書・マニュアル作成

業務の流れを可視化することができたら、各業務の手順書・マニュアルを作成します。

フローチャートよりもさらに具体的な内容になるため、実際の業務担当者に作成を依頼しましょう。

業務内容を把握していない社員でも理解できるよう、業務の手順やノウハウ、注意点など、できるだけ詳細かつ具体的に言語化することが大切です。

継続的な評価・改善

業務標準化の取り組みは、ワークフローの可視化・見直し、マニュアル作成をして終わりではありません。

一度標準化した業務であっても、実際に運用するなかで問題点や改善点などの新たな発見があるはずです。継続的に評価を行い、ワークフローやマニュアルのブラッシュアップに努めましょう。

ワークフローが属人化解消に役立つ理由とは？

属人化解消には、ワークフローシステムの導入が有効です。

ワークフローシステムとは、各種業務手続きを電子化するシステムのこと。

ワークフローシステム導入により、業務の流れを可視化することができ、業務に関わる部署や人物、役割分担、やり取りする情報が明確になります。ボトルネックになっている部分を分析し、継続的に評価・改善に取り組むことができるでしょう。

また、ワークフローシステムを使うことで、各種文書フォーマットを一元管理することができ、申請や承認、決裁、そして管理・保管などの業務をシステム上で行うことができます。

これにより、業務手続きの負担軽減につながり、マニュアル作成やナレッジ共有に割く時間の確保にもつながります。

ワークフローシステムで属人化を解消した事例

次に、ワークフローシステムを活用して属人化解消につながった事例を見ていきましょう。

株式会社テレビ朝日様の事例

数々の人気コンテンツを世に送り出す株式会社テレビ朝日様は、働き方改革の一環としてワークフローシステムを導入。

導入前、紙の申請手続きの業務負荷が高いほか、申請に関する業務知識が属人化しているという課題を抱えていました。

ワークフローシステムの導入によって、全体の約9割の申請業務の電子化を実現。申請手続きが可視化されたことで属人化の解消にも効果を実感されています。

参考：株式会社テレビ朝日様ワークフローシステム導入事例｜株式会社エイトレッド

株式会社デジタルハーツホールディングス様の事例

デバッグ・テストサービス、セキュリティ事業を展開する株式会社デジタルハーツホールディングス様は、社内統制強化の一環としてワークフローシステムを導入。

導入前、申請・決裁業務の途中経過がブラックボックス化しており、意思決定の遅延および内部統制上のリスクが課題となっていました。

ワークフローシステムの導入により、年間約12,000件におよぶ各種申請を電子化し、社内業務フローの標準化を実現。

紙・ハンコ文化からの脱却により決裁スピードの向上やコンプライアンス強化に効果を得ています。

参考：株式会社デジタルハーツホールディングス様ワークフローシステム導入事例｜株式会社エイトレッド

まとめ

今回は、属人化のデメリットや、属人化解消のポイント、そしてワークフローシステムが役立つ理由をご紹介しました。

属人化の解消は、企業・従業員の双方に大きなメリットをもたらします。今回ご紹介した情報も参考に、業務の標準化に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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